Vraag van de maand

Question du mois

Le cumul de diverses indemnités pour les coûts liés au télétravail est-il autorisé et l'employeur peut-il faire une distinction en fonction de la catégorie de personnel ?

1 avril 2021

Jan travaille à temps partiel 4 jours ouvrables complets par semaine en tant que responsable RH, dont 2 demi-journées à domicile en utilisant l'ordinateur portable de la société. L'employeur accorde à Jan les indemnités de frais suivantes pour rembourser les coûts liés à son télétravail :

  • une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois pour couvrir les frais de bureau ;
  • une indemnité forfaitaire de 20 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles de sa connexion Internet privée ;
  • une indemnité forfaitaire de 5 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles de son imprimante privée ;
  • une remboursement unique du prix d'achat de son siège de bureau sur la base de pièces justificatives réelles (note de frais).

En revanche, son collègue Dirk, administrateur ICT, reçoit une indemnité de bureau inférieure de 100 euros par mois, alors qu'il travaille autant à domicile. L'employeur peut-il accorder les indemnités de frais ci-dessus à Jan, alors que Dirk reçoit une indemnité de bureau inférieure ?

Bonne réponse!

Le cumul de différentes indemnités de frais et même le remboursement de mobilier de bureau ou de matériel informatique sont autorisés à condition que ces indemnités couvrent d'autres frais et soient raisonnables.

Dans ce contexte, le SPF Finances a publié le 26 février 2021 une circulaire fiscale concernant les interventions de l'employeur en cas de télétravail structurel (Circulaire 2021/C/20). L'Office national de sécurité sociale a indiqué dans ses instructions intermédiaires qu'il applique également les principes de cette circulaire fiscale.

La circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021) pour les frais de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle. Le télétravail est structurel dans le cas où le travailleur travaille l’équivalent d’un  jour ouvrable par semaine à son domicile. Cette indemnité forfaitaire maximale de bureau ne doit pas être proratisée en cas de travail à temps partiel. En d'autres termes, puisque Jan travaille 2 demi-journées par semaine à son domicile, l'équivalent d'une journée de travail est respecté et une indemnité de bureau de 129,48 euros par mois peut lui être octroyé.

En outre, la circulaire prévoit expressément que l'employeur peut faire une distinction quant à l’indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait, pour autant que cette différenciation ne vise pas à accorder une indemnité de frais plus élevée à un membre du personnel spécifique sans qu’il n’existe une justification suffisante. Ainsi, puisque la direction de l'entreprise - dont Jan fait partie en tant que responsable RH - doit supporter plus de coûts que, par exemple, les fonctions informatiques (dont Dirk), car ils doivent imprimer beaucoup plus pour rédiger et signer des contrats, consommant beaucoup plus de papier et d'encre, il semble y avoir une justification suffisante pour accorder à Jan une indemnité de frais plus élevée.

Cette indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés pour exercer l'activité professionnelle de manière normale. La circulaire donne plusieurs exemples, comme l’usage d'un espace de bureau, de fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier et l’encre), les fournitures de bureau et les fournitures de base (eau, électricité,…).  

En outre, la circulaire indique explicitement qu'un cumul avec d'autres indemnités de frais et même le remboursement du mobilier de bureau ou du matériel informatique est possible dans certains cas. Ainsi, la circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau peut être cumulée avec :

  • une indemnité de 20 euros maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés, comme c'est le cas pour Jan.
  • une indemnité de 20 EUR maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques ou une indemnité de 5 EUR par élément (imprimante/scanner ou deuxième écran) avec un maximum de 10 EUR par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'un deuxième écran privé et d'une imprimante/scanner privé sans ordinateur privé. Veuillez noter que cette indemnité de 10 euros maximum par mois ne peut être accordée que pendant 3 ans, car il s'agit de la période normale d'utilisation des périphériques. Puisque Jan dispose d'un ordinateur portable de société, il pourra donc recevoir une indemnité de 5 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles de sa propre imprimante et ce, pendant une période de 3 ans.
  • le remboursement du prix d'achat du mobilier de bureau ou du matériel informatique sur la base de pièces justificatives réelles et lié aux investissements nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale. L'employeur peut choisir d'effectuer le remboursement en une seule fois ou de le répartir sur plusieurs années. Toutefois, il convient de noter que si l'activité professionnelle ou le télétravail prend fin avant l'expiration de la durée normale d'utilisation du mobilier ou de l'équipement, un avantage en nature sera accordé à ce moment au travailleur s’il est autorisé à conserver le mobilier et ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle. Dans le cas de Jan, son employeur lui a remboursé en une seule fois le coût de son nouveau siège de bureau et, en même temps, Jan a signé une convention prévoyant la restitution du siège si son activité professionnelle ou le télétravail prenait fin dans les 10 ans (c'est-à-dire la période normale d'utilisation d'un siège de bureau). Par conséquent, aucun avantage en nature ne sera accordé à ce moment-là.

Mauvaise réponse...

Le cumul de différentes indemnités de frais et même le remboursement de mobilier de bureau ou de matériel informatique sont autorisés à condition que ces indemnités couvrent d'autres frais et soient raisonnables.

Dans ce contexte, le SPF Finances a publié le 26 février 2021 une circulaire fiscale concernant les interventions de l'employeur en cas de télétravail structurel (Circulaire 2021/C/20). L'Office national de sécurité sociale a indiqué dans ses instructions intermédiaires qu'il applique également les principes de cette circulaire fiscale.

La circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021) pour les frais de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle. Le télétravail est structurel dans le cas où le travailleur travaille l’équivalent d’un  jour ouvrable par semaine à son domicile. Cette indemnité forfaitaire maximale de bureau ne doit pas être proratisée en cas de travail à temps partiel. En d'autres termes, puisque Jan travaille 2 demi-journées par semaine à son domicile, l'équivalent d'une journée de travail est respecté et une indemnité de bureau de 129,48 euros par mois peut lui être octroyé.

En outre, la circulaire prévoit expressément que l'employeur peut faire une distinction quant à l’indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait, pour autant que cette différenciation ne vise pas à accorder une indemnité de frais plus élevée à un membre du personnel spécifique sans qu’il n’existe une justification suffisante. Ainsi, puisque la direction de l'entreprise - dont Jan fait partie en tant que responsable RH - doit supporter plus de coûts que, par exemple, les fonctions informatiques (dont Dirk), car ils doivent imprimer beaucoup plus pour rédiger et signer des contrats, consommant beaucoup plus de papier et d'encre, il semble y avoir une justification suffisante pour accorder à Jan une indemnité de frais plus élevée.

Cette indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés pour exercer l'activité professionnelle de manière normale. La circulaire donne plusieurs exemples, comme l’usage d'un espace de bureau, de fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier et l’encre), les fournitures de bureau et les fournitures de base (eau, électricité,…).  

En outre, la circulaire indique explicitement qu'un cumul avec d'autres indemnités de frais et même le remboursement du mobilier de bureau ou du matériel informatique est possible dans certains cas. Ainsi, la circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau peut être cumulée avec :

  • une indemnité de 20 euros maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés, comme c'est le cas pour Jan.
  • une indemnité de 20 EUR maximum par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques ou une indemnité de 5 EUR par élément (imprimante/scanner ou deuxième écran) avec un maximum de 10 EUR par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'un deuxième écran privé et d'une imprimante/scanner privé sans ordinateur privé. Veuillez noter que cette indemnité de 10 euros maximum par mois ne peut être accordée que pendant 3 ans, car il s'agit de la période normale d'utilisation des périphériques. Puisque Jan dispose d'un ordinateur portable de société, il pourra donc recevoir une indemnité de 5 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles de sa propre imprimante et ce, pendant une période de 3 ans.
  • le remboursement du prix d'achat du mobilier de bureau ou du matériel informatique sur la base de pièces justificatives réelles et lié aux investissements nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale. L'employeur peut choisir d'effectuer le remboursement en une seule fois ou de le répartir sur plusieurs années. Toutefois, il convient de noter que si l'activité professionnelle ou le télétravail prend fin avant l'expiration de la durée normale d'utilisation du mobilier ou de l'équipement, un avantage en nature sera accordé à ce moment au travailleur s’il est autorisé à conserver le mobilier et ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle. Dans le cas de Jan, son employeur lui a remboursé en une seule fois le coût de son nouveau siège de bureau et, en même temps, Jan a signé une convention prévoyant la restitution du siège si son activité professionnelle ou le télétravail prenait fin dans les 10 ans (c'est-à-dire la période normale d'utilisation d'un siège de bureau). Par conséquent, aucun avantage en nature ne sera accordé à ce moment-là.

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