Les outils RH mobiles montrent la voie à des milliers d'opérateurs logistiques

12 juillet 2021
Les outils RH mobiles montrent la voie à des milliers d'opérateurs logistiques

La croissance de l'entreprise logistique H.Essers en Belgique et à l'étranger est soutenue. Pour accompagner ce développement, les processus RH doivent être aussi efficaces que le reste de l'organisation. Ce qui ne peut se faire qu'en lançant une transformation numérique. «La technologie nous conduit à travailler ensemble autrement, mais nous continuons à former une seule équipe RH», assure Mike Dautzenberg, Chief Human Resources Officer.

H.Essers a choisi Workday comme nouvelle base intégrée de données maîtres. Et c’est PwC qui supervise la mise en œuvre. Aujourd’hui, une application utilisateurs est devenue le nouvel outil central pour les sept mille collaborateurs de l'entreprise, qui ont ainsi une vision plus transparente de leurs données RH. Malgré une numérisation de grande envergure, le travailleur reste au cœur de l’organisation. «Il arrive qu’un chauffeur international ne voie personne pendant plusieurs jours. Le département RH est alors son principal point de contact», explique Mike Dautzenberg, Chief Human Resources Officer. «C’est aussi le cas pour les magasiniers qui travaillent en équipe. Nous voulons préserver les valeurs familiales de notre entreprise.»

Des valeurs communes comme l'esprit d'entreprise et le positivisme ont été déterminantes dans la décision de H.Essers de travailler avec PwC pour l'implémentation. Les deux partenaires ont choisi de ne pas s'engager dans une relation classique de client à fournisseur. «Des collaborateurs des deux parties siègent dans l’équipe qui pilote le projet», affirme Eva De Vries, directrice de la technologie RH. «Ils veillent aux intérêts réciproques et ont confiance dans leurs capacités respectives.»

Une seule équipe

Workday est déployé dans tous les pays européens où H.Essers est implanté. Le centre d'excellence RH reste à Genk. «Mais nous n’imposons pas notre volonté depuis le Limbourg. Les pays enrichissent mutuellement leurs connaissances dans des groupes de travail internationaux. Les collaborateurs RH actifs dans d'autres pays sont étroitement impliqués. One Team est en effet l’un des huit éléments constitutifs de notre stratégie RH», explique Mike Dautzenberg.

Une politique RH intégrée au niveau international est essentielle pour pouvoir atteindre les objectifs de l’entreprise. «La gestion des talents, la planification des successions, les recrutements, la gestion des rémunérations et l'administration: ces processus doivent se dérouler correctement et de façon uniforme dans tous les pays.» Seules les exigences légales et les sensibilités sociales et culturelles locales donnent lieu à des ajustements.

Mobilité

La technologie rend possibles de nouvelles formes de collaboration. «La configuration des processus de l'entreprise permet de simplifier et de rationaliser les opérations et les données», explique Eva De Vries. La transformation numérique de H.Essers engendre une multitude de données qualitatives que l’entreprise peut utiliser pour gérer ses activités. Au lieu d’un arsenal de feuilles de calcul, il n’y a plus qu’une seule source de données fiables. Les KPI – comme le taux de rotation du personnel, l’absentéisme, la planification des effectifs et le temps de traitement des offres d’emploi – apparaissent désormais dans un tableau de bord très clair, ce qui autorise des interventions rapides et ciblées.

L’outil mobile est le pivot de la communication entre la GRH et les nombreux opérateurs logistiques. À l'avenir, il les accompagnera aussi dans leur parcours d'apprentissage. L’équipe de projet accorde l’attention nécessaire à la formation des utilisateurs finaux. Elle repose sur de courtes vidéos et des webinaires et fait la part belle à la méthode train-the-trainer. Les superviseurs sont impliqués dans la phase de test et jouent le rôle d’ambassadeurs au sein de leur équipe.

Un trajet pour la GRH

Pour Mike Dautzenberg et Eva De Vries, ce projet est l'exemple parfait d'une approche centrée sur l'entreprise et son business. «Mais l’ampleur de l’intégration en fait aussi un tour de force technologique», soulignent-ils avec fierté. Beaucoup de temps a été consacré à la phase préliminaire, à l’analyse de rentabilité et à l’adhésion des sponsors. Pour lancer le train Workday sur les bons rails, de nombreuses hypothèses ont été formulées en cours de route à propos de l’apprentissage et des performances. Le respect des priorités a fait l’objet d’un contrôle strict. Cet investissement est payant: l’écart par rapport aux frais d’implémentation budgétés ne dépasse pas un demi-pour cent.

«Dans un projet comme celui-ci, il est important que la mise en œuvre s’effectue rapidement car le compteur tourne. Vous devez annoncer la couleur et prendre des décisions pour que la phase de programmation puisse démarrer sans attendre.»

H.Essers n’en a pas fini avec les opérations de rachat. «Plus vous procédez à des acquisitions et plus vous devez intégrer de nouvelles sociétés dans vos processus et votre philosophie», explique Mike Dautzenberg. PwC forme les spécialistes RH de H.Essers pour qu’ils soient capables de diriger eux-mêmes les futurs exercices d’intégration. Du coup, les compétences internes et la satisfaction de ces salariés ont augmenté.

L'avenir des compétences RH

L’équipe HRIS de H.Essers se compose désormais de quatre personnes. De quelles compétences et de quels profils le département RH du futur aura-t-il besoin? «Il nous faudra des spécialistes des données, des formateurs numériques, des personnes qui réfléchissent en termes de processus et qui sont capables de les réinventer. Les tâches opérationnelles de contrôle et d’administration diminuent progressivement grâce à l’automatisation. Le dispositif automatisé sera le plus léger possible: le cœur du système doit être impeccable à cent pour cent.

La GRH doit adopter une attitude orientée client pour relever les défis qui apportent une plus grande valeur ajoutée, comme la formation continue, l’employabilité et l’absentéisme. De leur côté, les HR Business Partners surveillent les normes et les valeurs culturelles de l’entreprise. «L’adoption du volet numérique s’inscrit dans cette logique, elle est complémentaire de notre culture actuelle», conclut Mike Dautzenberg.

Trois conclusions

1. Ayez une vision claire de la rationalisation et de la simplification de vos processus. Posez un regard critique sur les processus actuels et osez bousculer les tabous. Optez pour la transparence et les applications mobiles qui permettent à chaque collaborateur de maîtriser ses données. La GRH doit bien gérer les données et les partager avec l’organisation.

2. Osez lancer des projets, malgré les réactions négatives que vous entendrez. Donnez la priorité à vos principes conceptuels et ne vous en écartez pas en cours de route. Gardez votre vision à l’esprit.

3. Investissez dans une bonne coopération avec les parties prenantes, comme votre département ICT, tant sur le plan technique que fonctionnel.