Skinvision et Personio: l’autonomie grâce à l’automatisation

4 novembre 2021
Skinvision et Personio: l’autonomie grâce à l’automatisation

Au sein de la start-up SkinVision, les collaborateurs du département RH consacraient trop de temps et d’énergie aux processus manuels. Le logiciel RH de Personio a résolu cette problématique.

Texte: Patrick Verhoest

SkinVision est surtout connu pour son application médicale qui permet à chacun de contrôler sa peau afin de détecter d’éventuels mélanomes et autres signes de cancer. L’entreprise, qui fournit des solutions de santé, est en pleine croissance. Lara Felske y est devenue HR Lead et a ainsi occupé le premier poste RH dans l’organisation en 2018. «Nous nourrissons de grandes ambitions. Nous recueillons des données et travaillons à l’obtention de certifications ISO pour les dispositifs médicaux. Lorsque j’ai été nommée, tout devait encore être mis en place au niveau de la GRH.»

Des processus complexes

Cette entreprise en plein essor souhaitait embaucher un grand nombre de collaborateurs. Les processus manuels effectués rendaient la croissance difficile. Par exemple, l’intégration était très complexe, car il y avait plusieurs étapes à franchir. Lara Felske: «Nous avons créé un lien d’interdépendance entre les nouveaux venus, la GRH et la finance, car ils ne savaient pas où trouver ce dont ils avaient besoin. Nous avions le choix entre recruter plus de personnes dans les ressources humaines ou améliorer nos processus. Nous avons opté pour la seconde solution. Nous avons commencé à chercher des outils pour automatiser notre approche. Nous voulions également un emplacement centralisé pour le stockage de nos données. Tous nos salariés doivent obtenir leurs informations de manière autonome. Cela a permis à chacun de se concentrer davantage sur ses tâches concrètes et d’accorder la priorité au client.»

Système flexible

SkinVision s’est adressée à un certain nombre de fournisseurs en vue d’éliminer les processus manuels fastidieux. Après analyse, Lara Felske a finalement sélectionné Personio parce qu’elle voulait avoir la certitude de disposer d’une solution sur mesure. «Personio a mis au point un système flexible et pérenne. Nous avons renoncé aux autres fournisseurs parce que nous aurions dû modifier notre façon de travailler. Personio travaille dans le sens inverse. Ils sont partis des difficultés que nous rencontrions pour élaborer leur solution.»

Aperçus

Personio est un logiciel conçu pour les PME en Europe. Il automatise et intègre les processus RH. «Notre application contribue à accélérer les processus de recrutement et fournit des informations fondées sur les données», explique Lars Boom, Country Manager pour le Benelux. Il est responsable de l’expansion dans sa région, dirige l’équipe commerciale et définit la stratégie. «Nous aidons les entreprises à rationaliser et à automatiser leurs processus RH. Nous créons des solutions conviviales qui font gagner beaucoup de temps au département des ressources humaines. Les processus deviennent plus efficaces et les spécialistes de la GRH ont un meilleur aperçu des activités quotidiennes de l’entreprise. N’oubliez pas que le personnel RH consacre 43% de son temps à l’administration. Nous sommes à la pointe dans ce domaine et nous apportons une valeur ajoutée dans ce domaine. En outre, tous les salariés de l’entreprise ont accès à nos outils. Cela permet à chacun de prendre ses propres problèmes à bras le corps sans devoir toujours faire appel à ses collègues de la GRH. Le département RH est informé du résultat sans être impliqué dans le reste du processus. Nous fournissons également des données qui peuvent conduire à des décisions importantes sur le plan stratégique. Dans quelles équipes y a-t-il beaucoup d’absences pour cause de maladie, de burn-out ou d’autres types d’absences? Les effectifs sont-ils suffisants? La pression au travail est-elle trop forte? Nous essayons aussi d’apporter un éclairage dans ces domaines.»

Sur mesure

Personio tire parti de sa technologie flexible depuis environ six ans. Le groupe cible est constitué de PME qui compte entre 10 et 2.000 personnes. La philosophie tourne autour du travail sur mesure et de l’adaptation aux processus du client. SkinVison peut en témoigner, déclare Lara Felske. «Ce fut un long travail, car nous avons étudié les moindres détails ensemble. Nous avons discuté de nos défis et avons défini nos objectifs. Le responsable de la mise en œuvre s’est immédiatement comporté comme un partenaire. Nos collaborateurs ont pu tester les solutions proposées avant que nous ne les mettions en œuvre. Nous avons recouru à des questionnaires et avons constaté que nos collaborateurs préféraient également Personio. Même après l’installation du système, le partenaire était toujours prêt à répondre à nos questions.»

Recommandation

Lara Felske estime que l’automatisation des processus RH et le système unifié constituent de grands pas en avant. Revenir au système manuel représenterait aujourd’hui un coût équivalent à cinq collaborateurs supplémentaires pour son département. «Nous voulons que les autres départements de l’entreprise soient directement associés aux recrutements, ce processus ne peut pas être la chasse gardée de la GRH. Le manque d’informations fournies aux collaborateurs nous faisait perdre beaucoup de temps. L’investissement donne à nos collaborateurs l’opportunité de se focaliser sur la gestion de leurs clients, ce qui est l’essentiel. En outre, l’automatisation va au-delà d’un simple gain de temps. Le système réduit considérablement les erreurs et élimine les tâches répétitives. La GRH doit permettre aux autres acteurs de l’entreprise d’améliorer leur travail au lieu de monopoliser leur temps. Le système nous procure également des indications sur l’accueil, la rétention et la fidélité.»

Maternité

Lara Felske constate que ses collaborateurs ont été rapidement conquis par le projet. Elle remarque que les parties concernées entrent mutuellement en contact et trouvent les documents et les contrats dans les bases de données par leurs propres moyens. «Nous progressons tous ensemble. À mes débuts dans l’entreprise, nous ne disposions pas d’opérations RH formalisées. C’est à regret que j’ai abandonné mon équipe lorsque je suis partie en congé de maternité pour la première fois. Nous avions un grand défi à relever. Si je quitte l’entreprise pour la deuxième fois prochainement pour le même motif, je partirai l’esprit tranquille. Les solutions choisies permettent à mon équipe de travailler de manière autonome. Chacun sait ce qu’il a à faire.» ¶

ID

Lara Felske, HR Lead de SkinVision

Lars Boom, Country Manager Benelux de Personio