Travail hybride: la confiance avant tout

20 septembre 2021
Travail hybride: la confiance avant tout

C'est un cliché répandu: après la crise sanitaire, le bureau deviendra essentiellement un lieu de rencontre. Koen Van Beneden et Eva De Winter ont une autre vision de la question.

Texte: Jo Cobbaut

«Non, je ne pense pas que le bureau se limitera à être un lieu de rencontre», affirme Koen Van Beneden, PDG de HP Belgique et Luxembourg. «Les organisations réfléchiront plus activement à la façon de tirer parti de leurs bureaux pour l’exécution de tâches spécifiques. Il n’est ni conseillé ni souhaitable de planifier une journée avec uniquement du travail de concentration et une autre avec seulement des réunions.»

Le travailleur intellectuel moyen se rendra au bureau à la fois pour le travail de concentration et le travail nécessitant une interaction physique, ainsi que pour les réunions qu’il est préférable d’organiser en présentiel, si l’on en croit la consultante Eva De Winter (Otolith, VOCAP).

La confiance comme point de départ

Comment organiser cette approche du travail? Koen Van Beneden n’est pas très favorable à la définition d’accords fixes par équipe. «Chez HP, cela fait des décennies que nous permettons à nos travailleurs de choisir l’endroit où ils peuvent être le plus productifs», explique-t-il. «Cette approche fonctionne bien pour nous. Nous allons à présent élaborer une politique de télétravail qui concernera principalement le volet technologique. Nous laissons à nos collaborateurs la liberté de choisir leur lieu de travail et la durée pendant laquelle ils y travaillent. Cela surprend toujours nos nouveaux collaborateurs. Nous pensons qu’un employeur doit s’appuyer sur la confiance, plutôt que sur des règlements.»

Des années d’expérience de ce système fondé sur la liberté confortent la conviction du PDG de HP Belgique et Luxembourg selon laquelle les préférences sont réellement une affaire très personnelle. Koen Van Beneden: «Alors que vous exercez la même fonction, il se peut que vous voyiez un collègue cinq jours par semaine au bureau et un autre beaucoup moins. Et ce, de la même manière qu’un étudiant travaille de manière productive dans son kot, alors qu’un autre préfère étudier en bibliothèque. Certains employeurs veulent vérifier si leurs collaborateurs travaillent suffisamment. Chez HP, nous avons plutôt l’habitude de nous assurer qu'ils ne travaillent pas trop. Nous responsabilisons nos salariés. Et cela s’applique à l’ensemble des fonctions, des chefs d’équipe aux contributeurs individuels. Sur cette base, nous nous appuyons clairement sur nos attentes par rapport à l'entreprise qui est aussi la leur. Cette approche les motive et les incite à vouloir faire leurs preuves. C’est pourquoi nous devons plutôt les freiner que les motiver.»

Fonctionnement par tâche et en équipe

Eva De Winter comprend que l’idée du bureau comme lieu de rencontre soit populaire. Mais pour déterminer plus concrètement ce que cela signifie pour chaque organisation et pour chaque individu, il faut envisager les choses du point de vue des tâches. «Pour les séances de brainstorming et d’échanges, pour la coordination, il est plus facile d’opter pour le présentiel. En effet, il est plus aisé d’instaurer la confiance de cette façon. Il en va de même pour l’engagement. C’est particulièrement important pour les nouveaux collaborateurs. Cela dit, toutes les organisations ne sont pas aussi avancées dans ce domaine. Certaines entreprises qui ne pratiquaient pas le télétravail à domicile avant la crise du coronavirus ont encore des difficultés à s’y adapter. Les études effectuées préalablement à la crise du coronavirus indiquaient souvent que deux jours de télétravail constituaient la période optimale. Depuis lors, il se peut néanmoins que les préférences personnelles aient évolué.»

Il lui semble néanmoins risqué d’en conclure qu’il faut laisser à chacun le soin de trouver sa propre formule sans encadrement. Eva De Winter: «Au niveau de l’équipe, il vaut tout de même mieux partager une vision commune, aussi bien par rapport aux tâches qu’aux relations personnelles. Ce qui fonctionne manifestement bien pour un membre de l’équipe à domicile peut ne pas fonctionner pour les autres.»

HP Belgique et Luxembourg a récemment posé quelques questions à ses salariés. Quelles tâches souhaitent-ils effectuer au bureau? Quelles tâches préfèrent-ils réaliser en collaboration avec des collègues? Quelle est leur opinion sur les réunions d’équipe? Comment organiser les événements d’entreprise de façon optimale? Koen Van Beneden: «Nous avons discuté des résultats équipe par équipe. Nous percevons des évolutions. Nous organisons une réunion d’entreprise virtuelle d’environ une demi-heure toutes les deux semaines. Je présente les dernières nouvelles pendant vingt minutes afin que tout monde soit mis au courant. Ceux qui souhaitent approfondir l’un ou l’autre sujet savent où trouver les informations adéquates. C’est efficace et nos travailleurs l’apprécient. Nous continuerons donc à procéder de cette manière, même après le déconfinement total. Deux fois par an, nous organiserons un moment de rencontre en face à face avec l’ensemble de l’entreprise, qui mettra l’accent sur la création de liens et la convivialité.»

Les aspects fonctionnels et relationnels

Eva De Winter prône également la personnalisation. Dans de nombreuses organisations, elle constate l’établissement d’accords et de chartes génériques pour les équipes et les organisations. Si Eva De Winter trouve effectivement qu’un encadrement a son utilité, il ne suffit pas. «Engagez une conversation avec l’équipe et répétez-la régulièrement. Par le biais du numérique, nous communiquons involontairement de manière plus fonctionnelle, ce qui risque de mettre en péril les échanges directs et les aspects davantage axés sur le relationnel. Entre collègues qui se connaissent depuis longtemps, ce risque peut être moindre, mais il est beaucoup plus difficile d’établir la confiance de manière virtuelle. Le développement d’une relation de qualité avec les nouveaux arrivants par voie numérique exige un effort très conscient.»

Koen Van Beneden est d’accord avec ce point de vue. «Avant la crise du coronavirus, j’avais insisté sur le fait de pratiquer le covoiturage avec les nouveaux membres d’équipe, ce qui en dit long. Aujourd’hui, c’est beaucoup plus compliqué à organiser. Avec des personnes que l’on connaît vraiment bien, il faut disposer d’une bonne relation par ordinateur interposé pour percevoir le langage corporel. Néanmoins, j’en ai parfois davantage appris sur leur vie privée au cours de l’année écoulée que pendant les nombreuses années qui ont précédé. Ce n’est donc pas impossible. De nombreuses équipes internationales n’ont en effet pas d’autre choix. J’ai pris ma nouvelle fonction un mois avant le coronavirus, ce qui signifie que je n’ai jamais rencontré physiquement mon responsable. Et pourtant, nous avons construit une bonne relation, ne serait-ce que parce que nous avons dû prendre des décisions difficiles ensemble. Pour y parvenir, la confiance est de mise.»

Eva De Winter n’a, elle aussi, parfois pas eu le choix. Dans son rôle de consultante, elle a dispensé de nombreuses formations en distanciel. «Oui, c’est possible, mais dispenser une formation en présentiel est néanmoins plus facile et plus rapide. Il faut avoir conscience des spécificités des prises de contact à distance. Nous avons déjà souligné que vous devez éviter consciemment que le fonctionnel prenne le dessus. Dès lors, prenez du temps pour vous consacrer au relationnel. En présentiel, les interactions sont beaucoup plus spontanées.»

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