Près d'un salarié sur deux travaille chaque semaine à la fois en entreprise et à domicile. Par conséquent, beaucoup de réunions se tiennent en présentiel, en distanciel et de façon hybride. Mais certaines manquent cruellement d’efficacité, à tel point que les employeurs et les travailleurs ont l'intention d'en réduire le nombre. C'est nécessaire, car les travailleurs déclarent passer en moyenne 3 heures par semaine en réunions inutiles et 20% d’entre eux estiment ne pas être en mesure de suivre correctement des réunions hybrides.
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Plus d'un travailleur sur quatre (28%) participe à des réunions en présentiel et en distanciel; plus d'un sur cinq (23%) préfère assister aux réunions en ligne depuis son domicile. En peu de temps, le format de réunion hybride s'est largement démocratisé. Mais pas sans problèmes: 56% des entreprises ou organismes ne disposent pas des équipements techniques suffisants pour assurer un déroulement parfait des réunions hybrides.
En outre, beaucoup de ces réunions s'apparentent à de réelles pertes de temps. Le participant en ligne qui se sent inutile ou non concerné finit généralement par décrocher pour entreprendre autre chose: répondre aux e-mails (32%), exécuter d'autres tâches (30%), régler l'administration (20%), voire… consulter les réseaux sociaux (11%)!
Les employeurs sont conscients de la perte de temps provoquée par ces réunions inutiles: quatre sur dix s'efforcent d'en limiter le nombre ou de les organiser pour que les travailleurs ne soient présents que lorsque les sujets abordés les concernent directement. Deux employeurs sur dix limitent volontairement le nombre de participants aux réunions et un sur six ne considère pas les réunions comme un moyen d'informer le personnel, mais uniquement de discuter des points repris à l'ordre du jour.
«Des gains d'efficience considérables peuvent encore être engrangés lors des réunions, à condition d'établir un ordre du jour précis, d'inviter les participants aptes à prendre des décisions, et de fixer clairement les étapes ultérieures», commente Sébastien Cosentino, porte-parole de Tempo-Team. «Et puis, il faut réfléchir à la forme: consentir une heure de déplacement pour assister à une réunion n'est pas toujours sensé. Dans ce cas de figure, les réunions hybrides ou en ligne apportent une solution. Dans d'autres, il est nécessaire d'être physiquement présent, afin de tisser par exemple des relations de confiance ou lorsqu'une forte implication des participants est requise.»
1. Organiser la réunion uniquement lorsque cela s’avère vraiment nécessaire.
2. N'inviter que les personnes réellement concernées ou susceptibles d'un apport concret.
3. Fixer clairement les points à l'ordre du jour et souligner les priorités.
4. Commencer la réunion par des échanges informels afin que chacun s'y sente à l'aise et impliqué.
5. Commencer et terminer la réunion aux heures prévues.
6. Commencer les débats par un bref survol des points essentiels.
7. Éviter les réunions trop longues; la concentration des participants s'amenuise après 60 minutes.
8. Clôturer la réunion en fixant clairement les étapes ultérieures.
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Enquête menée en ligne entre le 22 juin et le 11 juillet 2022 par un bureau d'études indépendant pour le compte de Tempo-Team, en collaboration avec la professeure Docteure Anja Van den Broeck (KU Leuven), auprès d'un échantillon représentatif de 2.460 ouvriers ou employés et 250 employeurs de Belgique.
Photo: Christina Morillo (Pexels)
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