Un chatbot pour répondre aux questions sur le RGPD

1 décembre 2021
Un chatbot pour répondre aux questions sur le RGPD

Le RGPD qui garantit le traitement confidentiel des données personnelles fait peser de lourdes contraintes sur la GRH. Raison pour laquelle le cabinet Claeys & Engels a conçu un chatbot qui répond à toutes les questions sur le sujet. «L'innovation est dans notre ADN», assure Inger Verhelst.

Texte: Melanie De Vrieze / Photo: Koen Fasseur

Le Règlement général de protection des données (RGPD) est entré en vigueur en 2018. Il impose que les données personnelles des salariés et des candidats soient traitées d'une manière équitable, sûre et confidentielle. «En plus de mesures de politique générale et de sécurité informatique, les entreprises sont aussi obligées d'organiser des formations pour que chacun prenne conscience de la manière dont les données personnelles sont traitées», explique Inger Verhelst, partenaire du bureau anversois de Claeys & Engels. «Sur la base du principe de responsabilisation, les entreprises doivent aussi démontrer qu'elles respectent ces règles.»

Algorithmes

Ces règles strictes ont de grandes conséquences sur la GRH dans les entreprises européennes. «On voit apparaître des technologies RH qui traitent de façon automatisée ou via des algorithmes les données des salariés et des candidats. Pour un recrutement, par exemple, une entreprise va utiliser l'intelligence artificielle pour interpréter l'expression du visage du candidat ou le ton de sa voix. Dans le contexte du bien-être aussi, l'employeur peut compter sur l'intelligence artificielle pour analyser les situations individuelles, le stress par exemple ou la présence de risques psychosociaux qu'il faut endiguer.»

Discrimination et protection des données

Selon Inger Verhelst, il est important que chacun dans l'entreprise soit conscient que ces données doivent être traitées en toute sécurité et confidentiellement. Les risques sont réels puisque les départements du personnel travaillent avec beaucoup de données. «La discrimination est un premier danger. On dit souvent que les algorithmes sont plus objectifs mais cela dépend bien sûr de la manière dont ils ont été écrits.» Un autre risque est la protection insuffisante des données. «Quand le traitement des informations personnelles est automatisé, il faut aussi donner des informations sur la manière dont les algorithmes interprètent les données et sur les interventions humaines. Les autorités qui contrôlent l'application de la réglementation ont rendu plusieurs décisions récemment. Elles sanctionnent les organisations quand il apparaît que l'un de leurs salariés a commis une infraction au RGPD. C'est dans ce cadre que nous avons développé un outil pour aider les entreprises à respecter les règles dans leur organisation.»

Assistant numérique

Avec la start-up Lawren.io, Claeys & Engels a conçu un assistant numérique qui peut donner des conseils aux salariés quand ils ont besoin d'un avis de première ligne sur la protection des données. «Ce chatbot est une application de l'intelligence artificielle», assure Olivier Wouters, managing partner de Claeys & Engels. «Nous l'avons alimenté en introduisant toutes les questions possibles qui ont la même réponse. Les questions auxquelles le chatbot ne peut pas répondre, il les range dans un coin. Nous le réalimentons et il devient alors un peu plus intelligent.»

Le chatbot doit décharger le département RH d'un certain nombre de tâches: répondre éternellement aux mêmes questions est un bel exemple de gaspillage. «Cet outil numérique diminue le volume de travail du département RH. En même temps, il aide à former les salariés de manière indirecte. Quand ils posent des questions au chatbot, leur curiosité est aussi aiguisée.»

Situation win-win

De nombreuses entreprises ont donné des formations sur le RGPD en 2018, mais elles ont arrêté de le faire après un certain temps. «Pourtant, les entreprises doivent continuer à investir dans ce domaine, parce que le processus est continu. Travailler uniquement avec un assistant numérique ne suffit pas. Les travailleurs doivent ainsi recevoir une formation de base», souligne Inger Verhelst. «Après la formation, les salariés continuent à avoir des questions sur certains risques. Là, le chatbot leur propose un canal pratique. Il n'est pas commode de s'adresser sans cesse à quelqu'un dans l'entreprise pour répondre à des questions simples. De son côté, le chatbots'améliore en permanence.»

La juriste pense que l'entreprise a tout intérêt à utiliser un assistant numérique. «Le robot répond aux questions de tous les salariés et le fera mieux, dans de nombreux cas, qu'un être humain. De plus, l'assistant numérique permet à l'entreprise de démontrer qu'elle respecte la réglementation. Imaginons que lors d'un contrôle, on vous demande si vous avez pris des mesures pour vous mettre en conformité. Vous pourrez alors dire que vous avez donné des formations, que vous avez mis au point une politique et que vous disposez d'un assistant numérique capable d'aider vos salariés.»

Innovation

Le chatbot fait partie du programme d'innovation que Claeys & Engels a lancé en 2018, sous le slogan Dare to innovate. «Nous avons mis au défi nos collaborateurs de nous proposer des idées innovantes et concrètes pour améliorer la facilité d'utilisation de nos services, internes et externes», explique Olivier Wouters.

Depuis, le cabinet a développé plusieurs outils, comme la signature électronique des contrats ou un répertoire des échéances pour aider les responsables RH à respecter les nombreux délais imposés par le droit du travail. Le chatbot pour le RGPD est le troisième du genre. «Nos deux premiers chatbots sont surtout centrés sur les réponses aux questions de base sur les licenciements et les élections sociales. Nous voulons diffuser d'une manière accessible des informations fiables pour éviter à nos clients de les chercher à l'aveuglette.»

L'innovation est au cœur de l'histoire du cabinet. Dans les années 1970, Thierry Claeys, fondateur de l'association, avait inventé la grille qui portait son nom pour calculer les délais de préavis. «Il s'occupait déjà d'intelligence artificielle avant la lettre. Pour prédire le délai de préavis le plus raisonnable, il avait collecté toute la jurisprudence du pays, l'avait analysée et transposée dans une formule statistique. Depuis, nous n'avons plus arrêté de mettre au point des solutions créatives, tant sur les plans juridique que technique.» ¶

ID

Olivier Wouters et Inger Verhelst de Claeys & Engels.