Peter Rabaey Peter Rabaey, Administrateur général de l'Agence flamande du personnel public (AgO).
Texte
Melanie De Vrieze
Image
Wouter Van Vaerenberg

Le virus a amplifié la flexibilité du travail

1 février 2021
Diriger une équipe pendant la pandémie n’est pas simple
Quels sont les principaux enseignements de la crise du coronavirus dans le domaine des ressources humaines? Peter Rabaey, administrateur général de l'Agence flamande du personnel public, en distingue plusieurs. La grande flexibilité du personnel, qui accepte désormais de faire les choses autrement. S'ajoute le travail à distance qui permet de préserver la continuité des opérations. «Ce sont des avancées qu'il faudra préserver.

 Quels sont les principaux enseignements de la crise du coronavirus dans le domaine des ressources humaines? Peter Rabaey, administrateur général de l'Agence flamande du personnel public, en distingue plusieurs. La grande flexibilité du personnel, qui accepte désormais de faire les choses autrement. S'ajoute le travail à distance qui permet de préserver la continuité des opérations. «Ce sont des avancées qu'il faudra préserver.»

Peter Rabaey dirige depuis 2016 l'agence flamande du personnel public. Elle soutient les départements du gouvernement régional dans toutes les dimensions de la GRH (administration, recrutement et sélection, carrière et formation, bien-être et diversité). Elle réfléchit aussi à l'évolution de l'organisation du travail. Partenaire central, l'agence déploie la politique RH et fournit des services aux 29.000 fonctionnaires de la Région flamande.

Quel est l'impact de la crise du coronavirus sur les services publics en Flandre?

Peter Rabaey: «Jusqu'à présent, les pouvoirs publics régionaux ont réussi à traverser la crise plutôt correctement. Nous avions déjà beaucoup investi dans la numérisation. Du coup, de nombreuses organisations pratiquaient déjà des formes de travail libérées des contraintes de temps et de lieu. À cause du coronavirus, la numérisation s'est accélérée dans certains domaines. Pendant les confinements, mon agence a continué à offrir ses services normalement grâce à l’intensification de la numérisation. Il suffit de songer aux procédures de sélection virtuelles et aux interviews par vidéo. L'offre de formations classiques a été convertie aussi en webinaires. Au fond, le plus grand impact de la crise se situe dans le bien-être et l'engagement du personnel. Travailler à temps plein chez soi sans contact physique avec ses collègues a réclamé un énorme effort d'adaptation. Trouver l'équilibre entre le télétravail, le retour au bureau dès qu'on le pourra, le bien-être, la motivation et l'engagement des travailleurs: c'est là que réside le grand défi.»

Quelles sont les principales leçons que vous tirez de la crise pour la GRH?

Peter Rabaey: «Nous avons constaté chez nos collaborateurs et nos responsables une très grande flexibilité. Les uns et les autres ont accepté de travailler autrement ou d'en faire plus temporairement. Et ceci, du jour au lendemain. La flexibilité est l'une des valeurs fondamentales de notre fonction publique. Dans mon agence, des collègues sont entrés dans l'équipe d'information et de communication du gouvernement flamand. D'autres sont devenus temporairement des traceurs de contacts. Tous nos collaborateurs ont eu des défis à relever. Ainsi, diriger une équipe pendant la pandémie n'est pas toujours évident. Travailler à temps plein avec les enfants à la maison est loin d'être une sinécure. Autre leçon de la crise: grâce aux outils numériques, nous n’avons pas mis en danger la continuité de nos activités en travaillant à distance. Beaucoup ont dû organiser leurs tâches différemment. On peut penser aux inspecteurs des routes: ils ont pu continuer à opérer sur le terrain mais ont dû rentrer chez eux pour rédiger leurs rapports. La pandémie nous a permis de réaliser plusieurs avancées. Nous ne voulons pas en perdre les bénéfices quand la situation redeviendra normale. Nous conserverons les acquis les plus positifs. Ainsi, arriver le matin au bureau pour en repartir le soir est un modèle révolu. C'est la nature de l'activité qui déterminera l'endroit où vous irez travailler et le temps que vous y resterez. Le bureau et le domicile auront donc leur place dans ce schéma. Avec une différence: l'activité professionnelle et les résultats à obtenir seront décisifs. À cause du virus, cette flexibilité n'a fait que gagner en importance. Nous nous dirigeons vers un modèle de travail beaucoup plus hybride.»

De nombreuses organisations repensent les fonctions de leurs bureaux ou réduisent la surface dont elles ont besoin. Quelle est votre position sur le sujet?

Peter Rabaey: «Nous n'avons pas trop de surface mais nous allons l'exploiter différemment. Les mois d'août et de septembre nous ont appris beaucoup de choses. Les travailleurs revenaient au bureau pour des moments en équipe, pour des séminaires de réflexion, pour des actions de cocréation. Il faut réinventer les bureaux pour les adapter à ces nouvelles fonctions. Le bâtiment Herman Teirlinck à Bruxelles (près de Tour et Taxis) par exemple est aménagé de cette façon. Au rez-de-chaussée, vous avez une rue avec des espaces où vous pouvez vous asseoir et un bar à café. À l'étage, nous avons installé des salles de réunions et des pièces individuelles. Au-dessus encore, des espaces de bureau. Je pense que de plus en plus de locaux professionnels seront aménagés de cette manière.»

Poursuivre la numérisation

Quelles priorités donnez-vous à votre agence?

Peter Rabaey: «Nous voulons rendre nos services encore plus efficients en poursuivant la numérisation de nos processus. Nos propres collaborateurs auront donc plus de temps pour soutenir les organisations dans leurs projets de changement. Nous investissons beaucoup dans le libre-service. Nous devons être accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à ce libre-service et à la numérisation. Conformément aux ambitions du gouvernement flamand dans ce domaine, nous mettons en place un service digital first, but not only. Ceci, pour parvenir à la meilleure satisfaction de nos clients. Nous voulons aussi répondre à l'évolution des besoins des organisations dont nous nous occupons. Pour y parvenir, nous voulons associer le plus possible nos clients et les HR Business Partners.»

Votre agence exerce une fonction de coupole. Est-il difficile de définir une politique RH transversale?

Peter Rabaey: «En Flandre, la fonction publique est constituée de nombreuses organisations qui ont chacune leur culture et leur mission spécifique. Nous essayons de concevoir une politique stratégique transversale en laissant aux différentes organisations une marge de manœuvre pour l'implémenter à leur goût. Cette différentiation est nécessaire, ce qui constitue justement un défi. Nous impliquons les organisations et les HR Business Partners au maximum et nous voulons renforcer encore cette coopération.»

Mobilité interne

En 2019, 400 personnes ont quitté l'administration centrale flamande. Est-ce un taux de départ acceptable?

Peter Rabaey: «Ce chiffre représente 1,5% de nos effectifs totaux. Dans le secteur privé, il atteint 6,5%. Contrairement au passé, nous stimulons davantage la mobilité interne et nous encourageons les travailleurs à prendre leur carrière en main. On ne peut plus concevoir aujourd'hui que quelqu'un exerce la même fonction pendant toute sa vie professionnelle. Pour nous, la mobilité interne signifie que quelqu'un peut quitter le VDAB pour entrer dans mon agence et vice versa. Mais la mobilité externe est aussi une forme de rotation. La mobilité, au sein et en dehors de l'administration flamande, favorise le développement des compétences professionnelles des individus. Ce faisant, vous brisez les silos et vous faites circuler les connaissances. La rotation est donc un phénomène sain. Il faut cependant trouver le bon équilibre entre les arrivées, les progressions internes et les départs.»

Quelles initiatives lancez-vous pour encourager cette mobilité interne?

Peter Rabaey: «Le gouvernement flamand essaie de diffuser d'abord en interne les fonctions vacantes, avant de s'adresser au marché du travail externe. Les travailleurs peuvent aussi changer de job temporairement en assumant des missions de courte durée. Par ailleurs, la mobilité fait l'objet de plusieurs actions de sensibilisation. Nous organisons des entretiens centrés sur les talents et nous proposons des guides pratiques pour ceux qui veulent prendre leur carrière en main. De plus, grâce à une offre étendue de formations, nos collaborateurs peuvent travailler sur leur développement personnel et renforcer leurs compétences.»

Les managers n'aiment pas qu'un de leurs meilleurs éléments s'en aille ailleurs à cause de la mobilité interne. Comment abordez-vous ce problème?

Peter Rabaey: «C'est vrai, personne n'a envie de voir ses bons collaborateurs s'en aller. Mais si ceux que vous perdez sont remplacés par d'autres tout aussi compétents, il ne peut y avoir de problème. Nous encourageons fermement les managers à mener des entretiens de carrière et à perfectionner leur rôle de coach.»

Plus-value sociétale

Comment attirez-vous les candidats?

Peter Rabaey: «Nous utilisons plusieurs canaux. Nous avons un site général (werkenvoorvlaanderen.be) et plusieurs sites internes pour publier les offres d'emploi. Nous recrutons aussi par le biais des médias sociaux, comme Instagram, Facebook et LinkedIn, de même que par l'intermédiaire de la presse professionnelle et des sites spécialisés. C'est la fonction et le groupe-cible qui déterminent le panachage de canaux. Nous lançons également des campagnes pour expliquer l'avantage de travailler pour les pouvoirs publics régionaux. Nous participons encore régulièrement à des salons de l'emploi. Mais nous aussi, nous constatons l'existence de pénuries dans le marché du travail. C'est surtout le cas pour les fonctions d'informaticiens et d'ingénieurs bien sûr.»

Observez-vous une évolution dans les raisons qui poussent les candidats à postuler dans la fonction publique?

Peter Rabaey: «C'est surtout la plus-value sociétale qui les attire, ce qui est encore plus vrai pour les jeunes. Les candidats nous perçoivent aussi comme un employeur moderne et attractif, qui les soutient dans leur développement et qui garantit un bon équilibre entre le travail et la vie privée.»

Vous êtes administrateur général depuis cinq ans de votre agence. De quoi êtes-vous le plus fier?

Peter Rabaey: «Quand j'ai commencé, l'agence était en train de devenir un prestataire de services global. Notre plus grand succès est d'avoir intégré le centre de services RH tout en créant des organismes centralisés chargés de l'administration du personnel et de la sélection. Nous avons également amélioré la qualité de nos prestations en contrôlant notre travail grâce à des KPI. Les chiffres de satisfaction de nos clients ont fortement augmenté ces trois dernières années. L'optimalisation du service a porté ses fruits. Mais je suis fier également de l'engagement de mes collaborateurs pendant la crise du coronavirus. La flexibilité est une qualité des services publics régionaux et j'en ai constaté l'existence sur le terrain à de nombreuses reprises.»