HR Administration & Payroll Officer

HR Administration & Payroll Officer

Position details

Titre de la fonction: HR Administration & Payroll Officer

Département: Human Resources – Comp & Ben / HR Services CoE

Localisation: Bruxelles

Type de contrat: Permanent

Contact de Recrutement: Jérémy Kourgias / Olivier Dourlhies

Position summary

Binnen ons HR-team zijn wij op zoek naar een HR support & payroll Officer, een sleutelrol in de ondersteuning van het team. De persoon staat in voor het operationele beheer van de personeelsadministratie (end-to-end) en de activiteiten gekoppeld aan de HR-diensten voor alle werknemers van AXA Partners Belgium (werknemers in loondienst, uitzendkrachten, studenten) met een rechtstreekse verantwoordelijkheid in het beheer van de loonactiviteiten onder toezicht van de Comp & Ben and HR Services Manager.

De rol bestaat er ook in te zorgen voor een positieve en succesvolle onboarding op praktisch en administratief vlak. Aangezien de eerste indruk telt, is deze functie een sleutelelement in het beheer van alle activiteiten inzake het onthaal van de werknemers.

Bovendien is deze rol het contactpunt voor alle kandidaten die op het punt staan om bij AXA Partners in dienst te treden, in coördinatie met de aanwervingsverantwoordelijken, maar ook voor het dagelijkse beroepsleven van alle medewerkers.

Dimensions of role - reporting line

De functie rapporteert aan de Head of HR van AXA Partners Belgium met medewerking en toezicht van de Comp & Ben / HR Services Manager. De 2 functies werken samen en zorgen voor de continuïteit van de activiteit van het expertisecentrum. Het bedrijf heeft bijna 350 FTE's.

Key responsibilities

• Beheer van de personeelsadministratie (In/Out/Transfert…) in de tools voor payroll, tijdsbeheer en AXA Partners (YES)

• Voorbereiding van de aankomst/het vertrek van een medewerker in coördinatie met de Hiring Manager

• Beheer van de administratie/onboarding van nieuwe medewerkers

• Opmaak van de personeelsdossiers

• Uitvoering van contractuele aanpassingen met betrekking tot de arbeidstijd en -voorwaarden

• Verdeling van papieren maaltijdcheques en ecocheques / Magnetische kaarten en zorgen voor de coördinatie/opvolging ervan

• Beheer van de prestaties en afwezigheden via een systeem voor registratie van de arbeidstijd

• Beheer van de toegangsbadges (aanmaak, beheer van de toegangen, ...)

• Beheer van de binnenkomende mails via de specifieke mailbox voor HR

• Organisatie van de afspraken voor specifieke medische onderzoeken

• Inschakelen van de controlearts op verzoek van de HRBP/DHR

• Antwoord op alle vragen om algemene informatie over de geldende beleidslijnen

Payroll support:

• Loonbeheer met Partena en onder het dagelijkse toezicht van de Comp & Ben/HR Services Manager

• Beheer van de tool Protime en zorgen voor een goed begrip bij de betrokken operationele teams

• De relatie onderhouden met Partena/Protime over de modaliteiten van het lopende contract en de interactieprocessen

• Zorgen voor een kwaliteitscontrole van de aanwezige systemen

• Identificatie van verbeterings- of automatiseringsoplossingen om te focussen op de activiteiten met een grote toegevoegde waarde

• Invoering van de timesheets van de uitzendkrachten die verbonden zijn met de specifieke dienstverleners

Reporting:

• Voorbereiding van reporting onder toezicht van de Comp & Ben/HR Services Manager

• Meewerken aan de opvolging Headcount / FTE monitoring

Skills and experience

• 4 tot 5 jaar ervaring in loonbeheer en personeelsadministratie

• Kennis van de geldende sociale wetgeving

• Nauwkeurigheid en oog voor details

• Analytische nauwkeurigheid en gevoel voor cijfers

• Klantgericht en onbaatzuchtig

• Teamplayer

• Tweetalig NL/FR

AXA commitments

Wil je meer weten? Klik hier!