Isabel De Clercq Isabel De Clercq, Oprichter connect/share/lead
Tekst
Jo Cobbaut

Distributief werken verhoogt impact op organisatie

1 februari 2021
Mijn werk heeft me geleerd dat mensen soms aanvankelijk afwijzend reageren op meer transparantie. Ik hoor uitspraken als “Wil mijn baas me controleren?”en “We hebben al zoveel te doen”.’
De vaak negatieve beeldvorming over thuiswerk verbaast Isabel De Clercq. Want thuiswerk leidt naar minder onderbrekingen, meer focus en meer zelf-leiderschap. Kortom: het kan bijdragen tot het geluk en welzijn van de kenniswerker. Isabel De Clercq vond voor haar stelling inspiratie bij Matt Mullenweg van Automattic.

De vaak negatieve beeldvorming over thuiswerk verbaast Isabel De Clercq. Want thuiswerk leidt naar minder onderbrekingen, meer focus en meer zelf-leiderschap. Kortom: het kan bijdragen tot het geluk en welzijn van de kenniswerker. Isabel De Clercq vond voor haar stelling inspiratie bij Matt Mullenweg van Automattic.

In het vorige artikel geven we weer wat Matt Mullenweg zegt over distributief werken. Hier krijgt u een synopsis van Isabels druk besproken post op LinkedIn. Isabel De Clercq is spreker, consultant en auteur met als hoofdthema de hybride werkplek.

Van werken op afstand naar distributief werken

Het concept ‘thuiswerk’ suggereert dat er ergens anders nog altijd een centrale locatie is. Een plek die waardevoller is, waar het échte werk gebeurt. Dat is het eerste idee waarmee Matt Mullenweg Isabel charmeert. Hij introduceert een ander woord en heeft het over ‘distributief werk’: werk dat gedaan wordt op verschillende locaties. Denk aan satellietkantoren, publieke ruimtes zoals bibliotheken, vergaderzalen en het thuiskantoor. Alle locaties zijn daarbij even belangrijk.

Vijf niveaus van autonomie voor distributief werk

Mullenweg maakt zijn idee duidelijk door vijf niveaus te onderscheiden in de graad van distributief werken. De Clercq vermoedt dat veel organisaties vastzitten in niveau 2, waar de meeste samenwerking synchroon gebeurt. “Zit u In vergaderingen waarvoor te veel mensen zijn uitgenodigd, die nauwelijks voorbereid zijn en op automatische piloot deelnemen? Aha! Dan droomt u zeker heimelijk van een terugkeer naar het kantoor.”

De link tussen focus, autonomie en asynchrone samenwerking

Wat Isabel De Clercq sterk aantrekt in de ideeën van Mullenweg is de expliciete link tussen asynchroon werken en de ruimte voor focus, zelfleiderschap en autonomie. “Zijn gedachten stralen positiviteit uit. Hij gelooft in het vermogen van de  kenniswerker. Hij herinnert me aan wat Paul Miller al schreef in 2014: “The Digital Workplace is about the Renaissance of Work.”

Hoe gaan we naar niveau 4?

De overgang naar niveau 4 veronderstelt meer schriftelijke communicatie waarin we beknopt en scherp onze ideeën met elkaar durven te delen. Het leidt naar meer transparantie, naar meer zichtbaarheid van wat we doen. En daar knelt vaak het schoentje, stelt Isabel. “Mijn werk heeft me geleerd dat mensen soms aanvankelijk afwijzend reageren op meer transparantie. Ik hoor uitspraken als “Wil mijn baas me controleren?” en “We hebben al zoveel te doen.”

Mullenweg geeft geen duidelijke instructies over de manier waarop je van niveau 2 kunt loskomen. De Clercq deelt hierover graag haar kennis. Ze stelt een overgang voor in verschillende, kleine stappen. Ze ging hier zelf mee aan de slag in een leertraject voor consultants die hun klanten niet langer persoonlijk ontmoeten, maar er toch een duurzame vertrouwensrelatie mee moeten uitbouwen. Ze adviseert drie psychologische duwtjes.

Nudge 1: individuele reflectie over proactiviteit

“Ik nodig de deelnemers uit om elke avond hun antwoord te noteren op de vraag: hoe ben ik vandaag proactief geweest? Het lijkt een eenvoudige opdracht, maar het effect is magisch,” zo stelt Isabel. Deelnemers vertellen haar dat de oefening hen stimuleert om bewuster om te gaan met de manier waarop ze hun tijd gebruiken. Ze staan meer stil bij de toegevoegde waarde van hun acties.

Nudge number 2: gedeelde geschreven reflecties

In een volgende fase noteren de deelnemers hun bevindingen in verschillende MS Teams-kanalen. Om te vermijden dat de reflecties breed uitwaaieren, geeft Isabel een afgelijnde reeks vragen mee. Denk daarbij aan ‘Wat heb je geleerd?’, of ‘Wat ging écht lekker vandaag?’, maar ook ‘Heb jij een idee om onze processen te verbeteren?’.

Net als Mullenweg hecht Isabel De Clercq belang aan taal. Dat blijkt uit de suggesties die ze doet. “In het Piet Huysentruyt-kanaal delen we gevatte boodschappen. We starten met één woord dat het algemene idee weergeeft (#durftevragen, #luister, #proactiviteit).” In het kanaal ‘Idea Brewer’ vraagt ze de deelnemers om een andere taal te gebruiken. Ze omschrijft die als ‘The Language of Engagement’: een taal van betrokkenheid, een taal die uitnodigt tot dialoog en reflectie. Hier begin je niet met ‘Ik ben ervan overtuigd dat…’, maar eerder met ‘Het lijkt me dat…’, ‘Wellicht…’

Na 2 weken oefenen blijkt MS Teams een succes. Isabel De Clercq licht toe. “De deelnemers delen gretig hun bevindingen, maar het leereffect gaat verder dan dat. Vanuit hun reflectiemodus zie ik de deelnemers weggaan van getting things done. Ze verleggen hun focus naar de output, naar het resultaat, naar de gecreëerde toegevoegde waarde. En bovendien nemen ze bewuster deel aan vergaderingen.”

Nudge number 3: psychologische veiligheid

Het reflectieve waarbij de kenniswerker zich toont in al zijn kwetsbaarheid, veronderstelt psychologische veiligheid. “Die context waarin mensen kunnen en mogen reflecteren en zich aarzelend opstellen, is cruciaal. Zonder psychologische veiligheid, geen asynchrone samenwerking”, zo concludeert Isabel De Clercq.

En wat met dat ‘nirwana’? Het kan wat hocus pocus lijken, zo bedenkt ook Isabel De Clercq. Anderzijds: wat is er verkeerd met het streven naar een omgeving met minimale onderbrekingen, waarin je gefocust werkt aan zaken die echt waarde toevoegen en die een impact hebben op de organisatie waarin je werkt? Weinigen zullen haar tegenspreken.