Nathalie Cloet, Senior manager European facilities Becton Dickinson
We hebben tijdens corona het reisbudget opzijgezet voor de inrichting van de thuiskantoren
BD en Engie richten hun kantoren opnieuw in om hybride werken te faciliteren en samenwerking te bevorderen. BD heeft zijn Benelux-hoofdkwartier aangepast voor flexdeskgebruik en thuiswerk, terwijl Engie in 2026 verhuist naar een nieuwe locatie die beter aansluit op de behoeften van medewerkers, met nadruk op connectiviteit en duurzaamheid.
In dit dossier komen twee bedrijven aan het woord die hun ruimtes strategisch (her)inrichten met het oog op connectie en samenwerking. Zo reorganiseert BD in Erembodegem zijn Benelux-hoofdkwartier om diverse vormen van overleg te stimuleren. Ook Engie heeft plannen in die zin. Het bedrijf wil bij de verhuis van zijn Belgische hoofdkwartier, in 2026, de ruimtes zo goed mogelijk afstemmen op de behoeften van de medewerkers.
Voor de lockdown al had BD (Becton-Dickinson) plannen om zijn hoofdkwartier in Erembodegem te organiseren met het oog op de verschillende functies die de medewerkers uitvoeren. Het was toen al de bedoeling om te voorzien in meer ruimtes om te brainstormen, projecten uit te werken, te overleggen op een formele of informele manier, naast plekken om geconcentreerd te werken.
Dit alles moest gepaard gaan met een andere manier om de aanwezigheid van de medewerkers op kantoor te organiseren. Tijdens de coronalockdown werkte een multifunctioneel team een aanpak uit die het hybride werken bij BD vastlegde.
Toen de werknemers weer naar kantoor konden, had BD Benelux voor hen een volledig voorstel klaar. Ze konden opteren om in een regeling voor hybride werken te stappen. Dat hield in dat ze een volledig pakket voor thuis kregen, met daarin een elektrische zit-sta-tafel, een bureaustoel en een computerscherm met dockingstation, toetsenbord en muis.
Daarbij hoorde ook de afspraak om op regelmatige tijdstippen naar kantoor te komen. Daar gold het flexdeskprincipe: medewerkers kunnen niet meer rekenen op een vast bureau. Ze reserveren een plaats in functie van hun behoefte en beschikbaarheid.
Nathalie Cloet is tevreden dat het bedrijf dat meteen op deze manier heeft aangepakt. “Ik ken andere bedrijven waar medewerkers zowel een vaste plek op kantoor kregen als de mogelijkheid om thuis te werken. Die organisaties hebben het nu lastig om die vaste werkplek op te geven. Bij BD waren we er met het management ook niet helemaal gerust in. We hielden er rekening mee dat er weerstand zou ontstaan, maar dat is nooit gebeurd. Dat de medewerker iets in de plaats kreeg, heeft volgens mij de doorslag gegeven.”
Bij de overgang gaf het topmanagement het voorbeeld. Voor elf managers zijn er nu vier flexdesks, verschillende types vergaderruimtes en informele zithoeken. “Die houding van onze general manager en zijn naaste medewerkers heeft zeker bijgedragen tot het algemeen aanvaarden van deze maatregel. Voor een goed begrip: deze managers werken in een afgeschermde ruimte omwille van de confidentialiteit”, zegt Nathalie Cloet.
De overstap naar het hybride werken heeft BD doorgevoerd in volle covidperiode. Medewerkers moesten thuiswerken en konden niet op zakenreis. BD heeft toen beslist om het hele reisbudget opzij te zetten voor de inrichting van de thuiskantoren bij de medewerkers, goed voor zo’n 1.500 euro per pakket. Financieel is dat toen een nuloperatie gebleven. De hele uitrusting is en blijft eigendom van BD.
De functionele aanpassing in het kantoor en het hybride werken zijn gericht op het verbeteren van de productiviteit van de medewerkers en een betere samenwerking. BD moedigt de collega’s aan om hun aanwezigheid op kantoor goed te plannen en vooral te focussen op ontmoetingen met de juiste personen.
In dat opzicht werkt facilities nauw samen met de personeelsafdeling. Het faciliteren van de nieuwe manier van werken, met het kantoor als samenwerkplek, vervult ook een cruciale rol in het behouden en aantrekken van de juiste medewerkers.
Het bedrijf doet er tegelijk alles aan om het verblijf op kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Enerzijds gebeurt dat door het aanbieden van een resem praktische diensten, zoals fitness, een strijkservice en pakketjes ontvangen in een Bringme-kast. Anderzijds zijn er regelmatig presentaties, bijvoorbeeld van collega’s die hun afdeling voorstellen, BD-werkgroepen die over hun activiteiten vertellen (bijvoorbeeld rond gezondheid of vrouwenthema’s) of IT-tips & tricks.
Een specifieke rol is weggelegd voor het bedrijfsrestaurant, The Hub, met dagelijks vers bereide maaltijden aan een democratische prijs. De ruimte is helemaal heringericht om het gebruik ervan aan te moedigen gedurende de hele dag, niet alleen een uurtje op de middag. In The Hub is nu plaats voor diverse types overleg, waaronder een plek voor Lunch & Learn-sessies.
De aanpassingen aan het gebouw moesten passen in een budgettair plaatje. Het kwam erop aan om de investeringen (capex) te compenseren met een lagere operationele kost. Dat is zeker mogelijk wanneer er aanpassingen gebeuren die een effect hebben op het energieverbruik. Die worden heel positief onthaald door het bedrijf omdat ze passen in de ambitieuze duurzaamheidsplannen. Het is ook nodig om hierover correct te rapporteren, ook in het kader van de komende CSRD-verplichtingen.
Tegelijk onderzoekt Nathalie Cloet de mogelijkheden om de gebruikte vierkante meters optimaal te benutten. “We hebben nu een gemiddelde bezetting van zo’n negentig procent ten opzichte van de precovidperiode. Er zijn grote schommelingen doorheen de week, met slechts zestig procent op maandag en vrijdag. De opdracht is nu om die pieken uit te vlakken en een betere spreiding over de verschillende weekdagen te realiseren. Internationaal heeft het bedrijf recent beslist dat medewerkers opnieuw vier dagen per week naar kantoor komen. Dat zal hierop natuurlijk een impact hebben. Zodra we een goed zicht hebben over hoeveel desks we echt nodig hebben, kunnen we ook de opties inschatten om bijvoorbeeld een deel van onze ruimte te verhuren”, besluit Nathalie Cloet.
Engie verhuist in 2026 zijn Belgische hoofdkwartier van de Brusselse Noordwijk naar Oxy aan het De Brouckèreplein in Brussel. Het bedrijf wil de inrichting van het kantoor goed afstemmen op de behoeften van de medewerkers. Daarom voert het in het oude kantoor metingen uit over het gebruik van de verschillende ruimtes.
Het volledige artikel verscheen in het januarinummer van HRmagazine. Meer lezen? Contacteer Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. voor meer informatie over onze memberships.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.