De combinatie van historisch hoge brandstofprijzen en de stijgende aandacht voor duurzaamheid, zetten elektrische leasefietsen en speedpedelecs steeds meer in de schijnwerpers. Alleen is een fietsleasing niet zo eenvoudig.
Bart Vingerhoets van sociaal secretariaat Securex en Koen Van Mol van adviesbureau Libra Vélo zijn de eersten om erop te wijzen dat fietsleasing niet in alle sectoren of bedrijven vanzelfsprekend is. Koen Van Mol: “Wie in de zorg, bouw, transport, horeca of toerismesector werkt, heeft vaak geen toegang tot fietsleasing via zijn werkgever.”
“Vaak zijn de vakbonden geen fan van het invoeren van een leaseplan voor fietsen omdat dit zorgt voor lagere sociale middelen”, voegt hij er nog aan toe. Vandaag is er ook geen onafhankelijke partij die informatie verstrekt over fietsleasing, waardoor het vertrouwen bij de (lokale) vakbonden beperkt is. Werkgevers die fietsleasing willen aanbieden, krijgen informatie van leasingmaatschappijen, maar die kan gekleurd worden door commerciële belangen.
Een leasingplan afsluiten zonder voldoende inzicht, kan tegenvallen. “Zo heb ik een klant die vol enthousiasme een leasingplan afsloot bij een bepaalde maatschappij en nu met de handen in het haar zit omdat werknemers te dure fietsen gekozen hebben. Het leasebedrag dat niet gecompenseerd kan worden door de loonruil, gaat integraal van het nettoloon af”, waarschuwt de leasingexpert.
“Uiteindelijk is de schade beperkt gebleven, door de kost van de fiets over een langere termijn te verrekenen in de loonruil”, legt Koen Van Mol van Libra Vélo uit. Het is perfect mogelijk om een fiets te leasen over een periode van drie jaar en de loonruil te spreiden over een langere periode. Uiteraard mag het bedrag van de loonruil de kost van de fietsleasing niet overschrijden, maar er is geen regel die een gelijklopende duurtijd verplicht.
Loonruil is het begrip waarbij een deel van het loon, in eender welke vorm, geruild wordt voor een evenwaardig voordeel zoals de ter beschikkingstelling van een fiets. Dit kan van het klassieke maandelijkse loon, maar ook van enig ander onderdeel van het jaarlijkse loonpakket. Een loonruil kan alleen maar met een flexibel loondeel.
Dankzij een loonruil zal de werknemer een bepaald voordeel verkrijgen ten opzichte van een privé-aankoop van een gelijkwaardige fiets met bijhorende diensten. Dat voordeel zal zichtbaar zijn in het netto-inkomen, doordat een bruto loondeel wegvalt waarop RSZ-bijdragen en andere loonlasten van toepassing zijn.
Bovendien wordt de ruil gedaan op de loonkost, inclusief werkgeverslasten. Daardoor zal de bruto impact meestal lager liggen dan de waarde van het voordeel. De loonruil mag, maar moet niet, gelijktijdig lopen met het voordeel. De exacte kosten moeten wel gekend zijn voor de loonruil kan plaatsvinden, aangezien de werkgever deze nooit mag overschrijden.
Het deel van het loon dat gebruikt mag worden voor de loonruil is het flexibele deel. Dit is bij een maandelijkse loonruil het verschil tussen het toegekende loon en het baremaloon of het GGMMI. In sommige sectorale cao’s zijn andere loondelen geflexibiliseerd zoals de eindejaarspremie. Dit moet uitdrukkelijk vermeld worden in de cao. Indien dat niet het geval is, kan een bedrijf wel een cao op ondernemingsniveau afsluiten met een akkoord van de vakbonden om op die manier alsnog een fietsplan op te zetten.
Technisch gezien is een hybride oplossing (deel maandelijks loon en deels premie) ook een optie. Praktisch gezien is dit administratief zo complex, dat het alleen maar aangeraden is in uitzonderlijke gevallen waar het maandelijkse flexibele deel relatief klein is en de premie laag is.
Zolang er binnen de regels van het sectorale loonbeleid gespeeld wordt, zijn er geen extra regels van toepassing, op één uitzondering na. De overheid legt een voordeel alle aard op aan werkgevers die via het loon een bepaald voordeel willen financieren voor de werknemer. Voor fietsleasing scheldt de overheid deze last kwijt, op voorwaarde dat de fiets regelmatig gebruikt wordt voor woon-werkverkeer. In twee praktijkgevallen bepaalde de fiscus dit gebruik op tien procent (fiscale ruling 12 maart 2019) en twintig procent (fiscale ruling 7 juli 2020) van het jaarlijkse woon-werkverkeer.
De berekening van de loonruil is geen evidentie. Daarom vragen werkgevers over het algemeen een berekening aan bij hun sociaal secretariaat. “Per berekening brengt een sociaal secretariaat namelijk kosten in rekening”, zegt Koen De Mol. “Om kosten binnen de perken te houden, beperk je dus best het aantal aanvragen. Het kan niet de bedoeling zijn dat een werknemer driemaal een aanvraag doet voor een fiets van 4.000, 3.500 euro en 3.000 euro”, zegt Van Mol.
De calculators op de websites van leasingmaatschappijen geven een indicatie, maar zijn geen exacte wetenschap. “Bij elke leasingmaatschappij zul je ondanks het invoeren van dezelfde gegevens vaak tot een ander resultaat komen”, waarschuwt Van Mol.
Eens de berekening van de loonruil is afgerond, kan de werkgever bekijken welke fietsen binnen het budget vallen en dit meedelen aan zijn werknemer(s).
Begin niet zonder een grondige voorstudie, zo adviseert Securex. Zoek onder meer uit of er voldoende interesse is bij werknemers en in welke mate er voldoende marge is voor een bruto loonruil.
Ook goede, transparante communicatie naar de medewerkers is belangrijk. Informeer hen over de concrete impact van een bruto loonruil en werk met concrete cijfervoorbeelden.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
