Betrokken voordenkers via modern hr-communicatieplatform

1 maart 2021
Betrokken voordenkers via modern hr-communicatieplatform

Via een open en eerlijke communicatie wil de hr-afdeling van bouwbedrijf Mathieu Gijbels iedere medewerker betrekken. Daarom kozen ze voor een volledig hr-communicatieplatform.

Voor Herman Verwimp, hr- & marketingdirecteur bij bouwbedrijf Mathieu Gijbels is elke medewerker gelijk voor de wet. Dat geldt al helemaal als het op informeren en communiceren aankomt. Van de driehonderd werknemers zijn een derde bedienden. De resterende tweehonderd zijn arbeiders die hetzij in een van de drie ateliers, hetzij op werven werken. Die moeten we langs verschillende kanalen bereiken, stelt de hr-verantwoordelijke vast. “Je krijgt niet iedereen zomaar via e-mail te pakken. Vanuit dat principe zijn we op zoek gegaan naar een methode om op het vlak van communicatie geen onderscheid te maken tussen een ingenieur op een project en een arbeider op een werf. We willen dat belangrijke informatie even snel bij iedereen geraakt. Daarvoor gebruiken we verschillende middelen. We willen via open, eerlijke en snelle communicatie iedereen op dezelfde lijn krijgen en op dezelfde manier ondersteunen. Toen we de app van Alundi leerden kennen, beslisten we om snel te schakelen.”

Test met arbeiders

Alundi (zie kader) is een volledig hr-communicatieplatform dat specifiek ontwikkeld is voor ondernemingen met veel arbeiders die in ploegen of op werven werken. Na een test met een vijftiental arbeiders en aangemoedigd door de coronacrisis, besloot de hr-afdeling versneld met Alundi in zee te gaan. Daar was een goede reden voor, weet Ingrid Swinnen, personeelsmanager arbeiders. “We communiceren binnen het bedrijf via klassieke uithangborden of via bakjes aan de muur waarin de directie, hr of ik papieren boodschappen droppen. Plots geraakten door corona arbeiders zonder rijbewijs niet meer op de werf, want er mocht niet meer samen worden gereden. Sommigen verdwenen uit het zicht van de afdelingshoofden. De basis is dat zij hun info met de arbeiders delen, maar dat lukte niet meer. Er was trouwens stilaan een onoverzichtelijk geheel aan communicatie – inclusief WhatsAppgroepjes – ontstaan. Daarom grepen we met Alundi naar één platform waarbij zoveel mogelijk medewerkers op hetzelfde moment dezelfde informatie krijgen.”

Persoonlijke smartphone

Alundi werd uiteindelijk voor iedereen de basiscommunicatietool. Herman Verwimp ziet nu nog beter de gevolgen van de politiek van open en eerlijke informatie naar iedereen. “Het leidt tot meer betrokkenheid en vertrouwen. Je krijgt meer waardering als je medewerkers terecht het gevoel geeft dat ze belangrijk zijn. Het maakt de link tussen leiding en medewerkers sterker.” De app is op de privésmartphone van de arbeiders geïnstalleerd, vult Ingrid Swinnen aan. Informatie werd vroeger doorgegeven via de ploeg-gsm. Die gaf zijn toestel door aan de tweede of derde man als hij er niet was. “Nu delen we alles op de persoonlijke gsm. We laten ook individuele boodschappen achter. Iedereen krijgt zijn eigen vertrouwelijke gegevens te zien. Zo vernemen ze het eigen resultaat van onze cao 90 via het medium. We kunnen daarin ver gaan, zoals het meegeven van de documenten voor ouderschapsverlof.” De hr-leiding zag een razendsnelle adaptatie. Hoewel de installatie niet verplicht was, ging de toelating snel van 70 procent naar 95 procent, licht Herman Verwimp toe.

Verdeeld succes

Niet iedereen was meteen even blij met de app, weet Ingrid Swinnen: “Maar waar een deel van de oudere generatie wel eens durfde te aarzelen, merkten we snel veel positieve reacties. Vooral toen ze zagen dat tijdens de coronacrisis de communicatie gewoon bleef doorlopen. We merkten vooral de meerwaarde bij arbeiders die elke dag via de app vernemen hoe laat ze op welke werf moeten zijn. Vandaag proberen we naast zinvolle informatie ook het fun-gehalte te verhogen door bijvoorbeeld filmpjes te delen en info te geven over collega’s. Ook bij vacatures vragen we vandaag via de app of medewerkers kandidaten kennen in hun netwerk. Het behouden van de band tussen iedereen is een uitdaging, want alle werknemers missen sociaal contact en verbondenheid.”

Voordenkers

Ook bij de bedienden stelde het bouwbedrijf op een bepaald moment in de crisis vast dat de verbondenheid dreigde onderuit te gaan: “We zagen het contact verminderen. De medewerkers werkten thuis, zagen elkaar niet meer en bewogen minder. Daarom besloten we een platform te lanceren. Omdat we onze medewerkers voordenkers gedoopt hebben, werd het platform www.verbondenvoordenkers.be opgestart. Het was gericht op het elkaar terugzien, op gezond eten en bewegen, op lachen en verbondenheid. We gaven elkaar tips voor het werken op afstand. Daar verschenen eveneens grappige filmpjes en tips voor bijvoorbeeld een work-out. Dat soort creatieve zaken vormt ook een deel van onze communicatie. Telewerken zal na de pandemie nog altijd belangrijk zijn, daarom hebben we dit platform structureel in ons intranet ingebouwd.”

Kader
App als hefboom voor betrokkenheid

Betrokkenheid van medewerkers is de hefboom voor welzijn, groei en competitiviteit binnen een onderneming. Daarom mikt Bob Van Cauwenberghe van Alundi op een duidelijke interne communicatie naar het volledige medewerkersbestand, inclusief de arbeiders.

Alundi is een volledig hr- en communicatieplatform dat specifiek ontwikkeld is voor ondernemingen met veel arbeiders die in ploegen of buiten de hoofdzetel werken. Het betreft medewerkers die in normale omstandigheden al moeilijk bereikbaar zijn. Gebrek aan betrokkenheid kan weerspiegeld worden onder de vorm van een hoger ziekteverzuim, meer bedrijfsongevallen, lagere retentie, minder kwaliteit en een lagere productiviteit. Medewerkers betrokken maken, start bij verandering in de hoofden van de leiding van een onderneming. Een heldere en eenduidige interne communicatie die beschikbaar is voor iedereen, is hiervoor het fundament.