Bouwen aan een samenhorigheidsgevoel

Consultancybedrijf Quality by Design stelt 130 medewerkers in België tewerk, waarvan nu het overgrote deel thuiswerkt. “Het was een aanpassing”, zegt hr-directeur Elly De Bruyn. “Maar dankzij de sterke bedrijfscultuur en de initiatieven om een samenhorigheidsgevoel te creëren, waren we snel operationeel vanop afstand.”

Foto: Wim Kempenaers

De medewerkers van Quality by Design (QbD) verlenen consultancy aan bedrijven uit de sector van de lifesciences rond projectmanagement, validatie en kwaliteitsmanagement. “Onze consultants zijn bij hun klanten een essentiële schakel in het proces om kwaliteitsvolle en veilige farmaceutische producten op de markt te brengen”, zegt hr-directeur Elly De Bruyn.

Sinds de oprichting van QbD in 2011 werken de meeste medewerkers vooral op projectbasis bij de klanten. “We zijn het gewoon om de interne communicatie sterk te houden, de kennisborging op afstand te bewaren en een samenhorigheidsgevoel te creëren”, legt De Bruyn uit. “Dat zit in het DNA van onze bedrijfscultuur. Op het vlak van samenwerking en teamspirit hebben we een voorsprong op sommige bedrijven. We trainen onze medewerkers bijvoorbeeld in het gebruik van ondersteunende tools zoals Office 365.”

Virtuele jobdagen
Maar de coronaviruscrisis is ook voor QbD een uitdaging. Het consultancybedrijf slaagde erin om, dankzij de interne communicatie en de sterke bedrijfscultuur, snel operationeel te zijn op afstand. De wekelijkse bootcamp gebeurt nu virtueel. “Het is grappig te zien dat niet alleen de medewerkers deelnemen, maar ook hun kinderen. We moedigen onze medewerkers aan om zoveel mogelijk thuis te werken. We koppelen daar ook een fotochallenge aan. Medewerkers sturen foto’s door van hun thuisbureau met rondlopende huisdieren en jolige kinderen.”

De jobdagen die QbD in april zou organiseren, zijn niet geannuleerd, maar verlopen volledig virtueel. “Bij veel bedrijven ligt de focus niet meer op rekruteren, maar op continuïteit van de activiteiten. Wij maken bewust de keuze om te blijven groeien. Na deze crisis moet een sterk team klaarstaan. Hr blijft daarom via video interviews, groepsoefeningen en assessments doen. Niemand heeft afgehaakt, de kandidaten appreciëren deze inspanningen. Ook de opleidingen blijven doorgaan, want kennisdeling is de basis van onze activiteiten. De gastcolleges aan de universiteit van Luik blijven we eveneens virtueel geven.

Kennismaking op afstand
De eerste dag van de lockdown was ook de eerste werkdag van Katrien Coppens. Ze startte op 16 maart, twee dagen voor de verstrengde maatregelen van de overheid van kracht werden. “Ik ben die maandag en dinsdag wel nog op kantoor geweest voor de onboarding en de ontvangst van mijn laptop en auto. Er was ook een eerste kennismaking met de directe collega’s, maar veel medewerkers werkten toen al van thuis uit.” Voor Katrien Coppens was werken in de cloud nieuw, maar intussen is ze het al gewoon. “Door deel te nemen aan de virtuele bootcamp of apero, leer je je collega’s beter kennen. Verschillende collega’s belden me ook al op via Microsoft Teams voor een kennismakingsgesprek.”

Efficiënter werken
Voor de medewerkers is het ondanks alles een aanpassing om thuis te werken en minder ter plaatse bij de klant aanwezig te zijn. “Hopelijk beïnvloedt de coronaviruscrisis het bedrijfsleven op een positieve manier en zullen mensen meer stilstaan bij hoe ze efficiënter kunnen werken”, zegt Elly De Bruyn. “Ik ben positief dat er meer bewustwording zal zijn, dat je niet voor iedere vergadering of taak aanwezig moet zijn. Ik predik niet om alles op afstand te doen, maar er zal wel een sensibilisering komen om de vroegere manier van werken in vraag te stellen.”