Crisis maakte weinig efficiënte payroll nog vervelender

De lonen stipt, correct en efficiënter betalen, dat is vandaag prioriteit nummer één voor heel wat hr-afdelingen. Belgische bedrijven ervaren de payroll-complexiteit het sterkst in vergelijking met 10 andere Europese landen.

Hr-dienstenleverancier SD Worx bevroeg in juni 3.000 bedrijven in elf Europese landen. België behoort tot de acht (op elf) landen waar payroll op vlak van hr momenteel prioriteit nummer één is. Voor bijna 2 op 3 Belgische bedrijven (64,8 procent) is payroll ‘eerder’ tot ‘erg’ belangrijk.

Gezondheidscrisis maakt het allemaal extra complex

COVID-19 zit ook daar voor iets tussen. “Door COVID-19 moeten organisaties vaak onverwachte situaties het hoofd bieden, zoals massaal telewerk, technische werkloosheid en tijdelijke sluitingen. Bovendien maakte een reeks steunmaatregelen van de overheid het leven van hr niet makkelijker. Het is niet enkel complexer dan ooit, het is ook van levensbelang. Want zeker in tijden van crisis willen je mensen zeker zijn dat je ze op tijd en correct betaalt.” zo ervaart Ria Vermeir, Unit Manager Outsourcing Services van SD Worx in haar contacten met bedrijven.

Meer dan de helft sleutelt aan payroll:

• 56,4 % heeft in juni actief geprobeerd om een efficiëntere payroll op te zetten;
• 17,4 % wil hier op korte, middellange of lange termijn werk van maken;
• 70 % en meer willen stappen vooruitzetten op payroll vlak.

“Veel hr-afdelingen realiseerden zich door de crisis dat ze niet voorbereid waren op een volledig digitaal proces; sommige zaken zoals onkosten, overuren, fietsvergoedingen gebeuren nog (deels) op papier of vereisen manuele handelingen. Dit vereiste dan ‘on site’ aanwezigheid van de payroll specialisten. Maar de overheid adviseerde ook voor hen thuiswerk,” zo verduidelijkt Ria Vermeir van SD Worx.

België koploper

Belgische bedrijven vertrouwen in meer dan een kwart (26,1%) van de gevallen ook voor alle voorbereidende stappen voor hun loonberekening op een externe partner. Dit percentage ligt in geen enkele van de tien andere landen uit het onderzoek zo hoog.

Naast de voorbereiding van de payroll besteden ze ook het bijblijven met de sociaal-juridische wetgeving(25,4%) en hr-procesautomatisering (25,3%) geregeld uit.

Aan de loonberekening zelf gaan elke maand heel wat voorbereidende taken vooraf, zoals het verzamelen en invoeren van gegevens over afwezigheden, bonussen en toelagen. Maar niet alle Europese landen zijn dus even geïnteresseerd in outsourcing daarvan. Veel meer geneigd naar payrolloutsourcing zijn België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Veel minder zie je dat in Zwitserland, Italië, Spanje en Polen.

Waarom outsourcen bedrijven in België?

• 39,3% wil administratieve taken voor de hr-dienst beperken;
• 27,9% beschikt intern niet over voldoende knowhow;
• 25,7% wil continuïteit garanderen, ook in geval van ziekte of vakantie;
• 19,3 % wil dat eigen hr-afdeling zich op meer strategische taken focust.

Bron 'The Future of Work and People in Europe - Fluid as Hula-Hoop Shaking 2020', juni 2020.