Hr-afdelingen zijn vaak overbelast met repetitieve taken. Een volle mailbox, eindeloze vragen van medewerkers, maar gebrek aan tijd om snel op alles te antwoorden. DataWolves, een innovatieve startup, kan hierbij helpen. Hun digitale hr-assistent Lily, geeft je medewerkers meteen toegang tot antwoorden en bespaart hr-professionals uren aan administratie. En tilt ook employee experience naar een hoger niveau.
“We hebben eerst in stilte gewerkt met enkele grote bedrijven om ons product te verfijnen”, vertelt Dieter Gerber, co-founder van DataWolves. “Pas toen we zagen dat we echt een verschil maakten, zijn we officieel van start gegaan.” Sinds januari bestaat het bedrijf officieel en richt het zich op hr-operaties efficiënter maken. Het idee om DataWolves op te richten vertrok vanuit een probleem: grote bedrijven met duizenden medewerkers zagen hun hr-afdelingen overspoeld worden met vragen. “Een van onze klanten met 15.000 medewerkers kreeg jaarlijks zo’n 75.000 hr-gerelateerde vragen, wat niet houdbaar is.” In veel snelgroeiende bedrijven is er maar een klein team dat alles moet doen: payroll, verlofaanvragen, onboarding, etc. Vragen komen binnen via verschillende platformen zoals e-mail en Slack, waardoor hr voortdurend wordt onderbroken en efficiënt werken lastig is. Door een oplossing te zoeken voor dit probleem, werd uiteindelijk Lily geboren.
Hrtech bedrijven richten zich vaak op employee engagement, skill development of training. Maar Dieter zag een gat in de markt: “Het operationele stuk van hr wordt vaak over het hoofd gezien en daar bieden wij een oplossing voor.” Bijvoorbeeld om hr te ontlasten en medewerkers sneller antwoorden te geven, ontwikkelden we Lily. Medewerkers krijgen direct toegang tot hun hr-informatie, zonder dat hr alles zelf handmatig hoeft te beantwoorden.
Lily onderscheidt zich van anderen doordat ze binnen bestaande systemen zoals Slack en Microsoft Teams werkt. Op die manier moeten medewerkers niet leren werken met een nieuwe applicatie. Ze kunnen hun vraag stellen via het platform waarmee ze werken en Lily regelt de rest. Daarnaast is Lily een AI-gestuurde assistent die continu bijleert. “Stel een medewerker vraagt hoeveel vakantiedagen hij nog heeft. Wanneer hr de vraag beantwoord heeft, kan Lily dat antwoord opslaan en in de toekomst dezelfde vraag automatisch behandelen. Hoe meer interacties, hoe slimmer ze wordt.”
Het effect van Lily is meteen merkbaar. Gemiddeld beantwoordt Lily 60% van de gestelde vragen, zonder tussenkomst van een hr-medewerker. Dat zorgt niet enkel voor minder druk bij hr, maar ook voor een snellere service voor medewerkers. Vooral middelgrote en snelgroeiende bedrijven profiteren hiervan. “Deze bedrijven willen opschalen zonder dat hun hr-afdeling exponentieel mee moet groeien. Lily biedt die flexibiliteit.” Daarnaast speelt Lily een rol in onboarding en employee retention. “Nieuwe medewerkers krijgen automatisch relevante informatie. Door de snelle ondersteuning van Lily voelen mensen zich gehoord, wat hun tevredenheid verhoogt”, vertelt Dieter.
DataWolves meet het succes van hun product aan de hand van een dashboard. Hiermee kunnen hr-teams precies zien hoe effectief Lily is. “We meten bijvoorbeeld hoeveel vragen Lily meteen kan beantwoorden, hoe lang het duurt voordat medewerkers een antwoord krijgen en welke onderwerpen het vaakst voorkomen.”
Een van de grootste uitdagingen binnen de hr-techwereld is de snelheid waarmee de markt verandert. “AI gaat razendsnel en wij moeten zorgen dat we steeds vooroplopen”, zegt Dieter. “Daarom zetten we in op flexibele integraties en blijven we innoveren.” DataWolves kijkt bijvoorbeeld ook naar toepassingen binnen industriële en logistieke sectoren, waar hr-processen vaak nog stroef verlopen. “We willen ervoor zorgen dat niet alleen kantoorpersoneel, maar ook blue-collar workers toegang krijgen tot geavanceerde hr-oplossingen. Daarom zijn we voor die mensen momenteel een applicatie aan het ontwikkelen”.
AI is een hot topic in hr, maar hoe zit het met privacy en beveiliging? “Alle data blijft binnen het bedrijf, we werken ook aan ISO-certificering.” Daarnaast heeft Dieter een duidelijke visie op AI: “Het verandert hr ingrijpend. Maar technologie moet ondersteunend zijn, niet overheersend. Lily is er om hr-medewerkers te helpen, zodat zij zich kunnen focussen op wat echt telt: mensen.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
