De sleutel tot duurzame samenwerking

1 juni 2020
Tekst
Gastauteur
De sleutel tot duurzame samenwerking

Vraag aan elke bedrijfsleider of samenwerking cruciaal is en u krijgt een duidelijke ja. Vraag of de strategieën om samenwerking te stimuleren succesvol zijn en u zult waarschijnlijk een ander antwoord krijgen. Een van de problemen is dat samenwerking vaak te eng wordt bekeken als een soort bedrijfswaarde die gecultiveerd moet worden, en niet als een vaardigheid die u kan aanleren.

Te vaak gelooft men dat een open kantooromgeving of een reeks waarden de samenwerking zal bevorderen. En hoewel hiermee vooruitgang geboekt kan worden, schieten dergelijke strategieën vaak tekort. Waarom? Samenwerking vereist een reeks vaardigheden en gedragingen die leidinggevenden en werknemers vaak niet aangeleerd krijgen.

Onderzoek van professor Francesco Gino (Harvard Business School) heeft aangetoond dat duurzame samenwerking in een breed scala van industrieën gekenmerkt wordt door een aantal gemeenschappelijke attitudes, namelijk: algemeen respect voor de bijdrage van collega's, openheid om te experimenteren met ideeën van anderen en bewustzijn over hoe eigen acties het werk van collega’s en de algemene missie kunnen beïnvloeden. Helaas vertonen mensen vaak een tegenovergestelde mentaliteit, waarbij anderen worden gewantrouwd en ze geobsedeerd zijn door de eigen status. Professor Gino heeft zes vaardigheden geïdentificeerd waarin zowel leidinggevenden als werknemers getraind worden om goed samen te werken, van elkaar te leren en de psychologische barrières te overwinnen die samenwerking in de weg staan:

1. Leer medewerkers luisteren, niet praten. Medewerkers denken veel na over hoe ze de juiste indruk kunnen maken: hoe ze hun argumenten kunnen formuleren in discussies met leidinggevenden, hun punten overbrengen in vergaderingen, hun rapporten staven of anderen sturen om te doen wat ze willen. Dit is begrijpelijk, door het competitieve karakter van onze werkplekken, maar het heeft een kostprijs. We luisteren onvoldoende omdat we ons zorgen maken over onze eigen prestaties, ervan overtuigd zijn dat onze ideeën beter zijn dan die van anderen of beide. Als gevolg hiervan raken we in conflict en missen we kansen om de discussie vooruit te helpen. Als we echt actief luisteren, verdwijnen ego's daarentegen, waardoor iedereen de ruimte krijgt om de situatie en elkaar beter te begrijpen en zich op de missie te concentreren.

2. Train medewerkers om empathie te oefenen. Openstaan ​​voor de opvattingen van iemand waarmee we het niet eens zijn, is sowieso geen gemakkelijke taak. Maar wanneer we de situatie benaderen met de wil om verschillen te begrijpen, komen we tot een beter resultaat. In succesvolle samenwerkingen gaat elke persoon ervan uit dat alle andere betrokkenen - ongeacht achtergrond of titel - intelligent, zorgzaam en betrokken zijn. Een dergelijke mentaliteit zorgt ervoor dat we willen begrijpen waarom anderen een verschillende visie hebben, waardoor ze constructieve gesprekken voeren. Oordeel maakt plaats voor nieuwsgierigheid en medewerkers gaan inzien dat andere perspectieven even waardevol zijn als die van hen.

3. Zorg ervoor dat medewerkers comfortabeler worden met feedback. Goede samenwerking houdt in dat feedback op een goede manier wordt gegeven en ontvangen en gebeurt vanuit een positie van invloed eerder dan vanuit autoriteit. Bij sommige organisaties, zoals Pixar, trainen ze werknemers om de volgende drie stelregels voor feedback te volgen: 1) wees direct in hoe je een persoon aanspreekt en wat je zegt, 2) identificeer het specifieke gedrag dat wel of niet heeft gewerkt, en 3) beschrijf de impact van het gedrag op jezelf en anderen. Dit voorkomt dat de feedback van medewerkers te algemeen blijft. Bovendien is het goed dat leidinggevenden verder bouwen op ideeën door te reageren met “Ja, en…” in plaats van “Ja, maar…”. Tijdens brainstormsessies kunnen coaches goede feedbackpraktijken versterken.

4. Leer medewerkers om te leiden én te volgen. Heel wat managementliteratuur focust op wat het betekent om een goede leidinggevende te zijn. Veel minder aandacht gaat naar wat het betekent om te kunnen volgen, hoewel dit ook een zeer belangrijke vaardigheid is. Medewerkers die het best kunnen samenwerken, namelijk diegene die gekend staan voor het toevoegen van waarde aan interacties en het vinden van oplossingen waarbij iedereen gebaat is, zijn bedreven in zowel het leiden als volgen. Ze schakelen soepel over tussen de twee waar nodig. Dit houdt in dat ze de controle kunnen overlaten aan anderen, wat velen onder ons moeilijk vinden. Om deze controle te leren loslaten, is het belangrijk dat ze bewust zijn van zichzelf en leren om te delegeren.

5. Spreek duidelijk en vermijd abstractie. In elke samenwerking zijn er momenten voor een open discussie over ideeën en momenten waarop iemand knopen moet doorhakken en keuzes moet maken over hoe het verder moet. Psychologisch onderzoek toont aan dat wanneer we communiceren met anderen, we vaak te indirect en te abstract zijn. Onze woorden zouden meer gewicht hebben indien we concreter zijn en specifieke voorbeelden kunnen geven over wat we willen bereiken. En onze uitspraken zouden ook meer als waarheidsgetrouw worden beoordeeld.

6. Train medewerkers in een win-winmentaliteit. Om maximale betrokkenheid te verkrijgen en om positieve resultaten te bereiken in samenwerkingsprojecten, is het belangrijk om te begrijpen wat elke partij hoopt te bereiken met de samenwerking. Transparantie creëert vertrouwen. Het stelt ons in staat ons te concentreren op wat voordelig is voor alle partijen, zodat iedereen binnen de samenwerking aan de winnende hand is. Door het praten (om je eigen zorgen en behoeften te uiten) voldoende te balanceren met het stellen van vragen (om het standpunt van de ander te begrijpen), kun je oplossingen bedenken die veel meer waarde creëren. Met een win-winmentaliteit kunnen medewerkers opportuniteiten in verschillen vinden.

Conclusie

Omdat de zes technieken met elkaar verbonden zijn, is het ideaal wanneer werknemers ze allemaal aangeleerd krijgen en ze regelmatig gebruiken. Het is moeilijk om win-wininteracties te hebben als je het grootste deel van de tijd zelf aan het praten bent. Daarnaast is het ook moeilijk te leren over de interesses van anderen als je interacties niet met empathie benadert. Gesprekken kunnen niet productief zijn als je alleen maar luistert en jouw mening niet geeft, een evenwicht is hierbij vereist.

De technieken creëren ook een positieve dynamiek: teamleden die deze technieken oefenen, voelen zich meer gerespecteerd en tonen op hun beurt meer respect naar anderen. En respect, zo blijkt uit het onderzoek, stimuleert enthousiasme, bevordert de openheid voor het delen van informatie en motiveert medewerkers om samenwerking te omarmen. Maar deze dynamiek moet in gang worden gezet door leidinggevenden.

Leidinggevenden die gefrustreerd zijn door een gebrek aan samenwerking kunnen beginnen met zichzelf een eenvoudige vraag te stellen: wat hebben ze vandaag gedaan om samenwerking aan te moedigen? Alleen door regelmatig stil te staan bij eigen fouten, actief en ondersteunend te luisteren naar de ideeën van medewerkers en de opvattingen en het gedrag van anderen op een respectvolle manier te bespreken, kunnen ze duurzame samenwerking aanmoedigen. Door medewerkers te trainen om de zes technieken te gebruiken, kunnen leidinggevenden creatief en productief teamwerk stimuleren.