Privacyverklaring

Eerste federale ambtenaren krijgen loonbrief via nieuwe loonmotor

1 juni 2020
Tekst
Jo Cobbaut

Het Directoraat-Generaal PersoPoint van de federale overheid betaalt sedert 1 april de weddes van ruim 3.200 ambtenaren via een nieuw SAP-loonmotor. De loonmotor is ook gekoppeld aan de personeelsdata in Peoplesoft.

Het Directoraat-Generaal PersoPoint beheert de personeels- en loonadministratie van de FOD Beleid en Ondersteuning en van meer dan vijftig andere federale en parastatale werkgevers. Sedert 1 april krijgen al 3.200 ambtenaren van de FOD Beleid en Ondersteuning, de POD Maatschappelijke Integratie, de FOD Mobiliteit en de Regie der Gebouwen hun loon via de nieuwe loonmotor. In latere fasen zal PersoPoint ruim 70.000 medewerkers uit vijftig instellingen laten aansluiten.

Integratie met personeelsdossiers

Via een openbare aanbesteding werd de opdracht voor de modernisering van de loonverwerking gegund aan SD Worx. Kristien Van den Bon, verantwoordelijk voor publieke sector bij SD Worx, geeft nog mee dat de loonberekening gebeurt op een nieuwe loonmotor gebaseerd op SAP HCM, die de specialisten van SD Worx integreerden met Peoplesoft.

Liliane Verreyen, directeur van PersoPoint, wijst erop dat de nieuwe loonmotor veel meer is dan een machine die correct en tijdig de lonen van alle ambtenaren uitbetaalt. “Voor het eerst is het hr-systeem naadloos gekoppeld aan de loonmotor. We hoeven hr-informatie nog slechts op één plek in te geven en automatisch wordt alles verwerkt in de loonmotor. Hierdoor is er minder kans op fouten en de doorlooptijd is korter. We kunnen de looncyclus later afsluiten en werken efficiënter. Ook de naverwerking loopt volledig automatisch zoals de integratie met het digitaal personeelsdossier, toegankelijk voor de werknemers voor het raadplegen van onder andere hun loonbrief en de volledige integratie met de federale boekhouding op SAP Finance.”

De complexiteit was niet te onderschatten, door o.m. meerdere statuten en werkroosters met uiteenlopende loonvoorwaarden, de impact van de nieuwe geldelijke loopbaan, enz. “De overheid biedt ook veel interne mobiliteit; alle wijzigingen in een personeelsdossier hebben een impact op de loonverwerking”, zegt Kristien Van den Bon (SD Worx).

Datakwaliteit

“We investeerden veel tijd om de data in de twee systemen te matchen. Onze experten, dossierbeheerders en interne klanten hebben hard gewerkt om deze data op te kuisen”, legt Liliane Verreyen uit. Zonder kwalitatieve data was dit resultaat niet denkbaar. “Gaandeweg groeide het vertrouwen. Met de opgebouwde expertise en teamkracht kijken we verder vooruit. Er is nog veel werk voor de boeg, om de andere federale en parastatale organisaties gradueel aan te sluiten bij ons centrale beheerssysteem en ze te begeleiden bij de overstap naar de nieuwe loonmotor.”

Geslaagde implementatie

“We kregen achteraf heel weinig vragen van de medewerkers: dat is een goed teken”, stelt PersoPoint tevreden. “Het enige wat zichtbaar mag zijn voor de medewerkers, is de nieuwe ‘weddefiche’, de loonbrief die nu in een modern aantrekkelijk jasje zit en meer details bevat. Het perfecte uithangbord van het project intern. Geen toevalstreffer, na meer dan anderhalf jaar van grondige user acceptance testing en parallel testing. Het resultaat is geslaagd.”