In 2016 organiseerden Randstad Comp & Ben Director Luc Steensels en zijn taskforce de sociale verkiezingen voor het eerst volledig elektronisch. Dat viel dermate mee dat het project in 2020 herhaald wordt.
Randstad hoefde lang geen sociale verkiezingen te organiseren, wegens gebrek aan kandidaten, blikt Luc Steensels terug: “Onze business is uitzendarbeid en die is niet erg geliefd bij vakbonden. Pas in 2008 kregen we onze eerste en enige kandidaat voor de sociale verkiezingen. Maar omdat we sociaal overleg belangrijk vonden, hadden we toen al onze eigen interne verkiezingen georganiseerd en een overlegplatform gecreëerd. Onze 14 verkozenen waren niet gesyndiceerd. Dat veranderde toen we voor het eerst naar de sociale verkiezingen trokken. Dat was voor ons niet simpel. We zaten gedecentraliseerd op meer dan 200 plaatsen in ons land. Er was geen andere mogelijkheid dan iedereen aangetekende zendingen te bezorgen.”
Luc Steensels heeft niet meteen de beste herinneringen aan zijn eerste sociale verkiezingen in 2008: “Ik stond er alleen voor met één jurist. We waren als de dood om fouten te maken tegen de wel erg strenge vormvoorschriften. Er waren heel wat regeltjes en massaal veel mensen dienden te worden ingezet. We hadden aparte postbussen nodig om de brieven te ontvangen. Als ze intern binnenkwamen, mochten ze zeker niet geopend worden. We hadden heel wat collega’s nodig voor de kiescolleges en voor het tellen van de stemmen. Er was nood aan veel communicatie. Brieven werden niet afgehaald en heel wat managers vonden het niet fijn om hun mensen tijdens de werkuren te zien verdwijnen om hun aangetekende zending op te halen. Alleen al het correct plooien van de brieven, vergde heel wat manschappen. Ook het checken van stembiljetten op ongeldige keuze kostte veel tijd aan overleg.”
In 2012 overwoog Randstad te gaan samenwerken met Elegio, dat een elektronische oplossing voorzag, weet Hugues Dorchy, Bestuurder Elegio: “Ons systeem is speciaal in het leven geroepen voor de sociale verkiezingen in ons land. In 2008 mocht een eerste keer elektronisch worden gestemd, maar dat moest met een magneetkaart van de overheid. Wegens problemen met onder andere de diskettes, gebruikten toen minder dan vijf bedrijven het systeem. Ondertussen hadden we in testomgeving geleerd wat nodig was om het proces van de stemmingen vlot en elektronisch te laten verlopen. Randstad was een van de bedrijven die daar deel van uitmaakte. In 2012 werd elektronisch stemmen dan uiteindelijk algemeen toegelaten.”
Randstad twijfelde even maar nam geen risico’s. Het organiseerde de verkiezingen een laatste keer per brief en behaalde een participatiegraad van 40%. Dat was niet leuk voor wie zich kandidaat stelde, weet de Director Comp & Ben: “We trokken dan in 2016 resoluut de kaart voor Elegio. We beslisten het gedecentraliseerd te doen, ook al was dat op het randje van het wettelijke. Elektronisch mocht al via pc, maar niet gedecentraliseerd. We hebben ons opzet kunnen bereiken na overleg met onze vakbonden en met onze juridische dienst. We hebben gewerkt via de Ondernemingsraad. We wilden het de mensen gemakkelijk te maken om anoniem en zonder moeite te stemmen. Als HR wilden we de procedure heel simpel houden. De Ondernemingsraad ging akkoord en Elegio organiseerde een oefensessie. Dat werd een meevaller. Zo geraakte iedereen in de Ondernemingsraad overtuigd van het gemak en de voordelen van de manier van werken. We hebben uiteindelijk centraal één kantoor georganiseerd en daar zijn maar twee collega’s komen stemmen, omdat iedereen de pc op zijn eigen werkplaats verkoos. Het systeem was uitermate gebruiksvriendelijk. Via een mail met inlogpaswoord, konden mensen meteen hun stem uitbrengen.”
Hugues Dorchy wijst op de veiligheid en snelheid van het systeem: “Een zestal sleutels – die bezorgd worden aan de verschillende partijen – zijn nodig om het geheel op gang te zetten en te verzegelen nadien. Zo kan geen enkele partij in zijn eentje in het systeem. Men moet trouwens samen de sleutels gebruiken om het systeem te openen. Een beetje zoals in een veilige bankkluis.”
Randstad opende het systeem en liet het veertien dagen openstaan. Het verloop kon in real time gemonitored worden. Steensels: “We openden nog één klassieke stembus maar daar kwamen amper twee man opdagen. Maar je hebt wel een kiescollege van 6 man nodig: een voorzitter, een secretaris en 4 bijzitters. Om die mensen hun tijd niet te laten verliezen, open je dergelijk kantoor dus best maar gedurende een uur als je voor de rest elektronisch werkt. Leuk is het afsluiten nadien. In plaats van met grote aantallen mensen te zitten tellen, heb je geen nazorg. Na een kwartier was ik al aan het voorlezen wie verkozen was. Voorheen moesten we tellen met liefst zes personen per stembus. Bovendien stelden we een deelname vast die gestegen was tot 60% bij de bediendes en 80% bij de kaders. De enige groep van kiesgerechtigden waarbij we twijfelden was die van de langdurig zieken. Maar uiteindelijk hebben we deze medewerkers uitgenodigd om te komen stemmen in een van onze over het hele land verspreide kantoren en er hun stem uit te brengen op de laptop van een collega. Dat was handiger voor iedereen dan een extra papieren verkiezing te organiseren.”
Luc Steensels eindigt met een praktische tip: “Zorg vooraf voor een goed samengestelde taskforce. Voeg er - naast HR - mensen aan toe van Legal, IT en van het sociaal secretariaat. Zorg dat het mensen zijn die meedenken in termen van oplossingen. Organiseer een test-verkiezing samen met de partners die je wil meenemen in de logica van het geheel. Het betreft uiteraard een materie waarmee je weinig eer haalt. Mensen reageren enkel als dergelijke zaken niet goed verlopen. Maar met onze elektronische oplossing verliep alles zonder problemen. Met dezelfde taskforce kijken we de verkiezingen van 2020 vol vertrouwen tegemoet.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
