Evaluatiegesprekken: afwijzen of niet?

Met het einde van het jaar in zicht komen niet alleen de feestdagen, maar ook de traditionele evaluatiegesprekken eraan. Die evaluatiegesprekken zijn uitgebreid bekritiseerd, maar zijn we niet te snel om ze af te schrijven?-

Evaluatiegesprekken afwijzen?

Het klopt, evaluatiegesprekken in hun traditionele vorm zijn allesbehalve perfect. Ze zijn vaak formeler dan nodig, vereisen stapels papierwerk, kosten veel tijd en geld, en niemand wordt er gelukkig van. Jarenlang domineerden deze gesprekken het prestatiemanagementproces, en ze waren vaak het enige moment waarop medewerkers feedback kregen. Maar die tijd lijkt voorbij. Tegenwoordig ligt de nadruk steeds meer op continue feedback, waarbij medewerkers sneller en vaker feedback ontvangen. Sommige stemmen beweren zelfs dat die jaarlijkse evaluaties nu overbodig zijn.

Aan het begin van mijn doctoraat dacht ik er ook zo over. Ik riep luid dat die formele evaluaties beter afgeschaft zouden worden. Niet gek, want ik onderzoek de feedbackcultuur en hoe je die kunt implementeren. Voor mij was het logisch om het kamp van continue, informele feedback te kiezen. Tot ik besefte dat er geen kampen zijn. Het is geen of-of-verhaal.

Of ze niet afwijzen?

In ons eigen onderzoek vonden we namelijk dat formele evaluatiegesprekken nog steeds een belangrijke rol kunnen spelen, vooral in organisaties waar een echte feedbackcultuur ontbreekt. Als je in zo’n organisatie halsoverkop de evaluatiegesprekken schrapt, creëer je geen feedbackcultuur. In plaats daarvan haal je de enige structurele feedback die medewerkers kregen weg. Medewerkers en leidinggevenden blijven vaak met een gevoel van “en wat nu?” achter. In die context kunnen formele gesprekken juist helpen om feedback te ‘forceren’, om het zo te normaliseren.

Daarnaast bieden die gesprekken duidelijkheid en richting, zeker voor jongere medewerkers. Informele feedback kan gemakkelijk verzanden in operationele en taakgerichte opmerkingen, waardoor bredere, waarderende feedback verloren gaat. Als jonge onderzoeker kreeg ik bijvoorbeeld gedetailleerde feedback op mijn papers en presentaties, maar wat ik miste was feedback over mijn algemene prestaties, mijn sterke en zwakke punten, en hoe ik me verder kon ontwikkelen. Het is prettig om te weten hoe je prestaties zich verhouden tot de doelstellingen van de organisatie. Bovendien geeft het de mogelijkheid om op een metaniveau na te denken over je persoonlijke groei, samen met je leidinggevende.

Is dat de vraag?

Conclusie: van mening veranderen is een schone deugd. Ik zie nu steeds meer de waarde van formele evaluatiegesprekken. En toch: is het echt een kwestie van formeel versus informeel? Ik denk het niet. We stellen de foute vragen. De echte vraag is: waarom? Waarom is informele feedback waardevol voor jouw organisatie? Waarom zou je kiezen voor formele gesprekken? Wat wil je precies bereiken met die gesprekken? Het ‘waarom’ zal mee bepalen hoe die gesprekken vorm krijgen, en hoe vaak ze gevoerd moeten worden.

Wat is het ‘waarom’ in jouw organisatie?

Gastauteur: Shana Mertens, PhD Candidate & Teaching Assistant bij Universiteit Gent. Auteur van het boek ‘Beste medewerker, hoe gaat het?’