Door de overname van de Europese polyamidebusiness van Solvay kreeg Domo Chemicals er eind januari 2020 plots duizend nieuwe medewerkers uit vijf Europese landen bij. Na de integratie startte het Domo iD Program, een bedrijfsbreed strategisch transformatietraject.
Met het ‘Domo iD Program’ wil Domo Chemicals binnen twee jaar de referentie zijn binnen de sector: duurzame en financiële groei, streven naar digitalisatie en perfectie tegen eind 2022 en alle Domo-medewerkers bereiken.
Hr maakte een roadmap voor de komende drie jaar. Het ingrijpendste project daarvan was ongetwijfeld de implementatie van een wereldwijd Human Resources Information System (HRIS). Via een doorgedreven digitalisering van zijn dienstverlening kan hr fundamenteel bijdragen tot de strategische groei van Domo.
Anja Beeckmans startte in oktober 2019 als freelance hr-manager in het corporate hr-team om samen met de toenmalige CHRO de volledige integratie van beide bedrijfsorganisaties voor te bereiden. David Moonen werd begin 2021 via Waterfront aangetrokken om als HRIS-manager het ‘hr hub’-project van Domo Chemicals te leiden. Hij is gespecialiseerd in de implementatie van hr-informatiesystemen.
Na de overname verloren de voormalige Solvaysites de toegang tot hun vroegere hr-systeem. De diverse Domo-vestigingen beschikten niet over één globaal specifiek hr-informatiesysteem. Het project ‘hr hub’ zou alle lokale hr-systemen en hr-Excelbestanden van de negen landen waar Domo actief is, integreren in één cloudoplossing. Nadat een aantal prominente marktspelers hun producten hadden aangeprezen, koos Domo bewust voor SuccessFactors van SAP.
“Via ons HRIS zullen we in de toekomst alle belangrijke hr-processen zelf managen”, zegt Anja Beeckmans. “Dat gaat van rekrutering, onboarding, performance reviews & objective setting tot talentontwikkeling en successieplanning, compensation en learning. Bovendien zal het systeem ook alle persoonlijke sleuteldata van onze medewerkers bevatten. Dit vereenvoudigt de opvolging van onze medewerkers alsook de rapportering. Op deze manier kunnen we de employee experience bij de iets meer dan tweeduizend interne en externe medewerkers drastisch verbeteren.”
in de stuurgroep zitten niet alleen CHRO Edita Gorecka en de cfo, maar ook andere leden van het executive committee. Dat maakt wel duidelijk dat het project van strategisch belang is. Het gaat dan ook om een miljoeneninvestering. De implementatie kost over twee jaar zo’n achthonderdduizend euro. Voeg daarbij een licentiecontract voor vijf jaar aan tweehonderdduizend per jaar en dan heb je nog niet eens de onderhoudskosten en de tijd van het hr-team zelf meegerekend. Ze nemen dit project erbij, bovenop hun normale dagtaken.
David Moonen: “We zitten nu volop in de eerste fase van het transformatieproces. In eerste instantie betekent dit voor ons het uittekenen van de hr-processen, veel bevragingen bij de toekomstige gebruikers, de configuratie testen en de nodige aanpassingen aanbrengen. In dit covid-tijdperk gebeurt dit bovendien allemaal online. Samenwerken zonder menselijk contact maakt het niet altijd eenvoudig. Veel hr-collega’s hebben nog geen kans gehad elkaar live te ontmoeten.”
Maar zowel Anja als David zijn aangenaam verrast over het enthousiasme in het internationale kernteam van het project. “Er wordt hard gewerkt, maar we maken samen ook ongelooflijk veel plezier”, aldus Anja.
De voordelen voor de medewerkers en managers liggen voor het rapen. Anja Beeckmans: “Elke medewerker heeft toegang tot geactualiseerde, persoonlijke informatie via het portaal voor medewerkers (de employee self service) en managers krijgen inzicht in de competenties en de kennisgebieden van elke individuele werknemer. Het integratieproces van nieuwe medewerkers verloopt sneller en gemakkelijker waardoor ze sneller ingewerkt worden en sneller productief zijn. Medewerkers hebben online toegang tot opleidingsmateriaal. De talenten van onze medewerkers zijn duidelijk in kaart gebracht, waardoor het eenvoudiger is om de meest geschikte kandidaten te selecteren voor interne functies. Via het systeem is er constante feedback en coaching waarbij objectieven en de opvolging hiervan voor zowel de medewerker als de leidinggevende duidelijk zichtbaar zijn. Bovendien krijgen medewerkers een beter zicht op de organisatiestructuur en blijven ze op de hoogte van interne vacatures en opleidingsmogelijkheden.”
“Ook voor de hr-collega’s biedt het modulair opgebouwde HRIS heel wat voordelen”, vervolgt David Moonen: “Zij voeren hun hr-processen niet alleen sneller, maar ook kwalitatief beter uit. Daardoor besteden ze meer tijd aan andere kerntaken en strategische vraagstukken. Bovendien vergemakkelijkt zo’n systeem de creatie van een intelligente rapportering met KPI’s en harde data voor hr enerzijds en het management anderzijds.”
“Wat we in dit soort projecten absoluut niet uit het oog mogen verliezen, is het changemanagementproces”, benadrukt Anja Beeckmans: “Wanneer je op vrij korte termijn je traditionele manier van werken fundamenteel wijzigt, is het belangrijk dat alle relevante stakeholders gealigneerd zijn. Iedereen moet mee zijn. Communicatie is op alle niveaus cruciaal tijdens dit project: duidelijkheid in het steering committee, regelmatige updates naar de hr-community, open en transparant overleg met het kernteam alsook het informeren en trainen van onze tweeduizend medewerkers.”
Zo komen we als vanzelf bij enkele tips om de grootste valkuilen te vermijden:
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
