Privacyverklaring

Het belang van de fysieke werkruimte bij kenniswerk

1 oktober 2019
Tekst
Gert Verlinden

Hoe digitaler ons werk wordt, hoe belangrijker de fysieke werkplek wordt. Over die paradox gaat het boek ‘Maak plaats voor Kenniswerk’ van Filip Callewaert. 

Filip Callewaert is professioneel bezig met de wereld van de digitale werkplek en onlineplatformen (Sharepoint, Slack, wiki's, …) via Silobusters.be, Havenbedrijf Antwerpen en Groen. Zijn uitgangspunt: wie verhuist, verhuist ook mentaal. “Infrastructuur, digitaal of anders, doet iets met mensen.”

Kenniswerk 
Kenniswerken is zo samen naar oplossingen zoeken voor een probleem waar nog geen handboek voor is. “Daarvoor gebruik je niet alleen informatie, je maakt er ook continu nieuwe bij. Vandaar het concept van de vloeiende organisatie.”

Dat heeft ook zijn impact op de fysieke ruimte. “Iedereen voelt dat al dat vergaderen en mailen niet meer werkt, dus we experimenteren met nieuwe processen en hiërarchieën worden vlakker. Iets als situationeel bewustzijn wordt belangrijker. Je werkte vroeger voor de eigen afdeling, het overkoepelende was voor het management. Vandaag moet elke werknemer weten wat er leeft, anders kan de organisatie nooit tijdig van koers veranderen. Daarom moeten we ons werk open en zichtbaar maken voor anderen. Bedrijven zoeken hoe ze ervoor kunnen zorgen dat medewerkers uit diverse hoeken van de organisatie fysiek of digitaal op gesprekken of projecten kunnen stoten die hen mogelijk interesseren.”

Gedrag wijzigen
Callewaert zag dat onder meer bij het Australische softwarebedrijf Atlassian. De muren in de gangen en de glazen wanden rond de burelen fungeerden als whiteboards. “Die inhoud bleef er ook een tijdje ‘plakken’, als een soort werkgeheugen waarop medewerkers flarden ideeën penden. Een ander voorbeeld was een stand-upmeeting aan de koffiehoek. Iedereen die passeerde, ving misschien iets op en kon iets inbrengen. Als je dat combineert met ‘open werken’ op je digitaal platform en met goed doordachte processen, werk je heel anders dan in de gesloten benadering vanuit ‘my desktop/my folders/my documents'. Daarin moet je constant briefen en vergaderen om anderen op de hoogte te houden; wat een tijdverlies.”

Maar nieuwe fysieke structuren en processen introduceren volstaat niet. Medewerkers volgen niet zomaar, zo zag Callewaert met de scrumruimtes in het Havenbedrijf. Die werden niet echt gebruikt voor scrummen. Maar de fysieke ruimte er meer op afstemmen, kan de praktijk zeker faciliteren. “Het is geen toeval dat bedrijven bij nieuwe inrichtingen veel aandacht besteden aan leuke hoekjes of koffiehoeken. Want daar zit je als team samen en kom je al eens sneller in gesprek met anderen. Ruimtes kunnen je uitnodigen om je gedrag te wijzigen, maar ze zijn op zich geen garantie. Leidinggevenden kunnen het effect van zoiets met een vingerknip onderuit halen.”

Overweeg ook co-creatie, maar niet als een eenmalig, groot project. Je zal je ruimte altijd willen afstemmen op nieuwe team- en organisatienoden. Geef niet alles in handen van een binnenhuisarchitect, maar laat het team meedenken en doen. 

Dat vraagt vertrouwen, wat een moeilijke zaak is. Callewaert: “Laatst vertelde de CEO van een Praags IT-bedrijf dat hij zijn softwaredevelopers de vrije hand gaf voor de herinrichting van een ruimte waar ze ook klanten ontvangen. Toen ze tweedehandssalons binnensleepten, kreeg de CEO het even benauwd, maar hij liet hen begaan om het vertrouwen niet te breken. Hij vond het goed, zolang geen enkele klant er aanstoot aan nam. De zetels staan er nog. De klanten vinden het vreemd, maar tegelijk leuk hoe een software engineer er met zijn voeten op een salontafel in de zetel zit te werken. Dat vertrouwen geven is wel een sterk signaal aan je medewerkers. En blijkbaar pikken ook klanten dat op.”

'Maak plaats voor kenniswerk. Hoe de fysieke werkplek het verschil kan maken voor creativiteit en innovatie', in de reeks “Het Nieuwe Organiseren” (onder leiding van Filip Callewaert), via www.politeia.be

KRT

Technologie is slechts de start

De potentiële impact van technologie op bedrijfsresultaten is groot. Maar dan moeten wel zeven succesfactoren vervuld zijn.

In 2017 publiceerde Deloitte het rapport 'Understanding the Productivity Paradox'. Het rapport zocht een verklaring voor het gegeven dat de productiviteit nauwelijks steeg of zelfs wat daalde, ondanks de komst van veel technologie sinds de jaren 90. 

Blijkbaar passen organisaties zich niet snel genoeg aan. Ze hebben wel de technologie in huis, maar de cultuur, de gedragingen en de competenties zijn niet aangepast. En de technologie misschien niet optimaal geïntegreerd met oudere systemen.

In de studie 'Adaptable Business' zoeken de auteurs een link tussen enerzijds technologie en efficiëntie in de business en anderzijds tussen businessefficiëntie en de algemene prestaties van de organisatie. 

De auteurs beweren dat ze kunnen aantonen dat de impact van technologie veertien keer sterker kan zijn als die technologie ook optimaal wordt gebruikt.

Technologie op zich zorgt naar verluidt voor een efficiëntiestijging van 4,6 procent. Maar in combinatie met zeven kritieke factoren, schiet de impact omhoog naar 64 procent. Die verhoogde efficiëntie krikt dan weer de bedrijfsprestaties op met 42 procent.

De 7 succesfactoren

  1. Flexibiliteit en veranderbereidheid
  2. Een lerende cultuur
  3. Datagedreven beslissen
  4. Open communicatie en samenwerkingsgerichtheid
  5. Een gedeelde digitale visie en participatief leiderschap
  6. Een ondernemende cultuur
  7. Kritisch denken 

Neem bijvoorbeeld blockchaintechnologie: als je die ergens toepast, zal de impact beperkt blijven, tenzij dat gebeurt vanuit een duidelijke visie op de mogelijke toepassingen. Dat alles met steun van de top, gebaseerd op proefondervindelijke resultaten en met mensen die nieuwsgierig zijn om het te begrijpen.

Bron: Wilhelm Frost e.a., The Adaptable Business. Future skills and cultural forces. WHU Otto Beisheim School of Management.