Het Nirvana van de asynchrone organisatie

Automattic is een interessant bedrijf. Niet omdat het WordPress ontwikkelde, het platform waarop zeer veel websites draaien. Ook niet omdat het ruim 1000 medewerkers telt in 75 landen. Maar misschien wel omdat die allemaal asynchroon werken van waar en wanneer ze willen. De samenwerking gebeurt grotendeels online en er is bijvoorbeeld géén centraal kantoor.

Ere wie er toekomst, het was Isabel De Clerq die ons attendeerde op de bijzondere organisatie Automattic in een post van haar op sociale media die wel heel veel reactie losweekte. Via die post kwamen wij bij Matt Mullenweg, de stichter van Automattic en bij diens optreden in de populaire podcast Making Sense van Sam Harris.

Matt Mullenwegs denkt na over werken op afstand in een model gebaseerd op vijf niveaus van werken met distributieve teams. Dat hij spreekt over ‘distributief’, en niet over ‘remote’, is meer dan semantiek. Bij remote ga je er immers impliciet vanuit dat er nog zoiets is als een centrale werkplek.

Niveau 1: omdat het nu even moet

Het gebeurde wel eens dat medewerkers wat werk deden van ergens anders dan op kantoor. Ze behelpen zich met hun smartphone en email, maar het echte werk doen ze pas zodra ze weer op kantoor zijn.

Niveau 2: het kantoor simuleren zo goed en zo kwaad als mogelijk

Sedert de uitbraak van de gezondheidscrisis leerden veel traditionele bedrijven videovergaderen en communicatietools gebruiken zoals slack. Op die manier doen ze zo goed en zo kwaad als het kan wat ze zouden doen mochten ze samen op kantoor zijn. Langs die media gebeurt dan ook zowat hetzelfde als op kantoor: van 9 tot 5 vergaderingen in overbodig grote groepen, tientallen onderbrekingen per dag, veel te veel je mail controleren. Zoals de eerste radiospelen, zo zegt Mullenweg: je speelt toneel op de radio, maar maakt geen gebruik van wat het nieuwe medium radio echt biedt. Of zoals nieuwe ict installeren, maar die gebruiken om slechte bedrijfsprocessen te automatiseren.

Level 3: tekst!

Op niveau 3 beginnen organisaties wel al gebruik te maken van functionaliteiten zeoals het delen van documenten (denk aan Google Docs), die ze live en zichtbaar voor iedereen kunnen aanpassen. De technische uitrusting voor video, geluid en verbinding worden wat beter.

Verrassend genoeg noemt hij hier het stijgend belang van schrijfcompetentie. Bij Automattic is de meeste communicatie tekstgebaseerd. Een goed geformuleerde tekst wordt cruciaal. Veel belangrijker dan vergaderen.

Vergaderen moet je zoveel mogelijk vermijden

• Vergader alleen als je niet hetzelfde kunt bereiken via gesprekken, telefoontjes, email of tekst;
• Laat de vergadering standaard 15 minuten duren, zodat beide deelnemers geneigd zijn om bondig te zijn en om nodeloos af te wijken;
• Zorg voor een agenda en een gewenst doel;
• Vergader met zo weinig mogelijk deelnemers, behalve voor hele grote beslissingen;
• Nodig alleen uit wie er echt moet bij zijn; vergaderen doe je met twee, soms eens met drie, behalve voor grote beslissingen;
• Spreek de volgende stappen af, wijs verantwoordelijken aan en een datum;
• Vergader nooit om info mee te delen; daar dient email voor of IM.
  

Level 4: Asynchroon Communiceren

Betrek niemand in rechtstreekse, synchrone communicatie als het niet anders kan. Als je geen directe reactie nodig hebt, communiceer dan asynchroon. Laat de ander antwoorden wanneer het hem/haar uitkomt. Voor de rest email of message je.

Zo geef je anderen tijd om na te denken om om betere beslissingen te nemen. Directe communicatie verleidt veel mensen tot ondoordachte en emotionele reacties.

En je stoort collega’s niet die net geconcentreerd aan het werken zijn.

Communiceer zoveel mogelijk asynchroon; geef context en duidelijke hoofdpunten, specifieke actiepunten, doelen en deadlines. Zo vermijd je eindeloos gepalaver heen en weer. Je kan natuurlijk een telefoonnummer toevoegen mocht je bestemmeling toch vragen hebben, maar verklein de kans dat dat nodig zal zijn.

Organisaties die zo werken, ontkoppelen ‘aanwezigheid’ en ‘uren werk’ van ‘resultaat’ en ‘productiviteit’.

Volgens Mullenweg kunnen teams verspreid over de hele wereld moeiteloos meer doen en beter dan teams die de hele tijd samen zitten tussen 9 en 5.

Automattic werkt op niveau 4, zo zegt Mullenweg. Maar hij onderscheidt nog een vijfde niveau, een Nirvana.

Level 5: ‘Nirvana’

Op niveau 5 werken organisaties zeer asynchroon, maar hebben ze een aantal systemen om teamspirit en een specifieke organisatiecultuur te laten groeien en te behouden.

Automattic laat medewerkers niet 11 maanden per jaar werken op kantoor, maar 11 maanden op afstand en asynchroon. Iedereen moet vier weken tijd uittrekken om zich te verplaatsen specifiek om te werken aan hechtere teams (’teambonding’) in fysieke ontmoetingen. Ze gebruiken ook een speciaal ontworpen app die bijhoudt wie wie al heeft ontmoet; het systeem kent vervolgens stoeltjes toe voor pakweg dineetjes, zodat mensen die elkaar nog niet ontmoetten, kunnen samenkomen.

Maar wat met de veelgeroemde contacten in de koffiehoek? Wanneer hoor je dan toevallig iemand praten over iets waarmee jij kan helpen? Hoe voel je dan de sfeer in het team gewoon, doordat je ze bezig hoort binnen gezichts- en gehoorsafstand? Automattic compenseert dat met P2, een interne blog, waar veel conversatie gecapteerd wordt op een tijdslijn.

Het échte verschil maakt de asynchrone organisatie hoe dan ook doordat ze iedereen inzet op zijn of haar sterkste moment, op zijn of haar optimale plek en in connectie met diegenen die het beste uit hem halen.