Het perfecte rooster voor al je medewerkers

Een rooster maken is een complexe bezigheid. Er moet aan heel veel regels voldaan worden. Ook kunnen afspraken met sociale partners verschillen per gebied of vestiging. Ook is er een toename in deeltijdwerkers en kunnen uitzendbureaus eigen regelingen hebben. Zelfs bij ploegenroosters zie je een toename van individuele roosters, bijvoorbeeld vanwege afwijkende regels voor oudere medewerkers. Bovendien opereren organisaties in een krappe arbeidsmarkt.

35 miljoen roosters

Veel planners gebruiken nog Excel of soortgelijke toepassingen om een rooster te maken. Met behulp van tellingen, checks en formules wordt getoetst of het plaatje klopt. Een tijdrovend manueel proces, met veel risico’s op fouten.

Daarnaast zijn er vele mogelijke roosters. Zelfs in een eenvoudig voorbeeld met 4 medewerkers, 7 dagen en 2 mogelijke diensten per dag zijn er al meer dan 35 miljoen mogelijke roosters. Ook bij ploegenroosters zijn er veel uitzonderingen: feestdagen, parttime-medewerkers en oudere medewerkers. Een planner is al blij als in het rooster alle diensten ingevuld zijn zonder veel overschrijdingen. De tijd en het overzicht ontbreekt om ook nog te kijken naar wensen voor vrije dagen of om samen te werken met bepaalde collega’s. Dat maakt het alleen maar meer complex. Sterker nog, van vele medewerkers is vaak niet expliciet bekend wat ze willen. Een planner maakt ook graag gebruik van het rooster van de vorige periode. Zijn of haar werk is dan meer gericht op een goede urenadministratie en dat iedereen conform zijn contract is ingezet dan dat er maximaal ingezet wordt op efficiëntie en medewerkerstevredenheid.

Slimme automatisering van het roosterproces

Het goede nieuws is dat er steeds betere plansystemen beschikbaar komen. De zorgsector - die al heel lang vertrouwd is met complexe regelgeving, vele verschillende functies, deeltijdse medewerkers en uitzendkrachten - werkt al langer met plansystemen. Ze zijn bovendien gekoppeld met Hr-systemen voor alle personeelscontracten, eventueel met kloksystemen voor de werkelijke aanwezigheid en met payroll systemen voor de uitbetaling van de gewerkte (over)uren. Maar andere industrieën ontdekken nu ook de voordelen.

De kracht van technologie zorgt ervoor dat steeds complexere roosterproblemen perfect opgelost worden waarbij ook rekening kan gehouden worden met alle wensen en eisen. Vaak is dit gekoppeld aan een medewerkers-app, waarin gebruikers zelf hun wensen kunnen ingeven. Het rooster wordt vervolgens gepubliceerd in de app, waardoor de medewerker veel meer transparantie heeft, gepersonaliseerde informatie ontvangt, maar ook diensten kan ruilen. Eventueel stellen ze zelf hun eigen rooster samens (door middel van zelfroosteren), zodat het echt helemaal werken naar wens wordt.

Een plansysteem kan ook gebruikt worden voor het optimaliseren van de flexpool en de inzet vanuit uitzendbureaus. Hierdoor neem je als bedrijf de touwtjes in handen en ben je minder afhankelijk van de systemen en de invloed van het uitzendbureau.

Automatiseren, kosten besparen en gelukkiger personeel

Een belangrijk doel door deze aanpak is het verbeteren van de medewerkerstevredenheid. Dit uit zich in een lager ziekteverzuim en minder verloop. Daarnaast krijgt het bedrijf een positiever imago als goede werkgever, doordat er voldaan wordt aan wet- en regelgeving met meer transparantie en inspraak. Daarnaast zijn er ook financiële voordelen:

• Besparingen (meestal tussen de 35% en 60%) doordat het planproces en uitbetaling efficiënter verloopt.
• Besparingen (meestal tussen de 1% en 5%) door een betere planning, waardoor personeel efficiënter en effectiever ingezet wordt, met minder overuren en minder inhuur.

We nemen het praktijkvoorbeeld van een organisatie met 500 medewerkers:

• De planningstijd verminderde met 50%
• Medewerkers werden 1,8% efficiënter ingezet
• Dit resulteerde in een jaarlijkse besparing van 290.000 euro, bestaande uit: €95.000 besparing op planningstijd & €195.000 besparing op efficiëntere inzet van medewerkers
• Er was ook een reductie van 10 FTE’s, wat betekent dat er 10 keer minder vacatures & gevallen van inhuur waren. Kortom minder gedoe en meer rust bij de afdeling personeelszaken.

Omdat het rooster kwalitatief ook beter was (rekening houdend met alle wensen en eisen) toont dit dus aan dat je tegelijkertijd kwaliteit en efficiëntie kan verbeteren.

De kracht van een roosterplansysteem

Een roosterplansysteem is een krachtig instrument om het werk van de planner te vereenvoudigen maar niet om te vervangen. Hij of zij wordt een belangrijke spil in het bedrijf, zorgt ervoor dat medewerkers een prettig rooster krijgen, dat er voldaan wordt aan wensen en eisen, dat de uitbetaling correct is en dat er efficiënt en effectief ingezet wordt.

Ze kunnen zich nu sterker concentreren op de uitzonderingen, op onderlinge communicatie en op toekomstige scenario’s.

Bijvoorbeeld: hoeveel mensen van welk niveau hebben we volgend seizoen nodig? Wat is ideale mix van eigen personeel en inhuur? En in hoeverre past zelfroosteren of centraler roosteren bij ons, wat zijn de voor- en nadelen? Mooie, prachtige uitdagingen voor de planner!

Prof. Dr. Goos KantProfessor Logistieke Optimalisatie, Tilburg University & Managing Partner, ORTEC.

Interesse in een betere personeelsplanning?
Schrijf je in voor het ORTEC Webinar “Volgende stap in personeelsplanning met ORTEC Web Apps” op http://bit.ly/webappsortec