Hoe de sleur uit je virtuele meetings krijgen

1 mei 2020
Tekst
Gastauteur
Hoe de sleur uit je virtuele meetings krijgen

Wie presenteert, faciliteert en lesgeeft als dagelijkse activiteit, begrijpt maar al te goed hoe belangrijk het is om een persoonlijke band te creëren met het publiek. Maar het is niet evident om zo’n atmosfeer te scheppen in een virtuele omgeving.

Natuurlijk zijn en overkomen, mensen aan het lachen krijgen, hen op hun gemak doen voelen en volledig laten opgaan in - en zelfs verliezen in - de inhoud die je brengt, zo creëer je een persoonlijke band met je publiek. Maar vaak voelt het onnatuurlijk en vreemd aan om zo’n atmosfeer te scheppen in een virtuele omgeving waar het aan dat fysieke publiek ontbreekt.

In de huidige COVID-19-situatie worden velen meer dan ooit geconfronteerd met online vergaderingen en online lessen, ten gevolge van de algemene pandemie. Professor Andy Molinsky bouwde over de jaren heen een enorme ervaring op met online lesgeven, met online keynotes - tot zelfs honderden mensen tegelijkertijd. Hij nam daarnaast ook vaak deel aan vergaderingen, als lid of als consultant. De online ervaring heeft een volledig andere context en voelt niet aan als een fysieke meeting. Ook al streef naar dezelfde doelen als in standaardmeetings, toch heb je een ander set tools nodig om die te realiseren. Andy Molinsky geeft een aantal tips om je volgende virtuele meeting toch natuurlijker en oprechter te doen aanvoelen.

1. Maak het persoonlijk. Virtuele settings voelen soms behoorlijk onpersoonlijk aan door de fysieke en psychologische afstand. Log als organisator altijd als eerste in in de call. Op deze manier kun je mensen welkom heten van zodra ze inloggen op de meeting. Het geeft ook tijd en ruimte voor een kleine, meer down-to-earth, babbel. Overtuig ook mensen om hun camera aan te zetten, om zo de kans op een persoonlijke connectie te vergroten. Aangezien een aantal medewerkers persoonlijke voorbereidingstijd nodig hebben om zich comfortabel te voelen op beeld, is het aangeraden om op voorhand hier duidelijk rond te communiceren.

Probeer je daarnaast altijd de reacties van de mensen waarmee je interageert in te beelden, omdat je ze vaak niet in realtime kunt zien. Probeer wanneer je naar de camera bovenaan je scherm kijkt altijd een warme en uitnodigende glimlach en spreek met een rustige en vriendelijke stem. Soms zal het inderdaad als acteren aanvoelen, maar maak dat het voor jezelf niet als vals en fake aanvoelt. Het is noodzakelijk om die warme en uitnodigende sfeer te scheppen.

Probeer de voornamen van de medewerkers te gebruiken en nodig ze uit om zelf iets toe te voegen en deel te nemen aan het gesprek, als ze zich daar comfortabel genoeg bij voelen.

2. Straal warmte uit en wees aanwezig op het scherm. Wanneer we naar een scherm kijken, doen we dat op een eerder passieve manier zoals bij het bekijken van onze favoriete film of serie. Bij een online meeting moet je een andere uitstraling hebben. Kom geëngageerd en actief over in een omgeving die zich daar niet direct toe leent. Gelukkig zijn er een aantal kleine zaken dat je kan doen om warmte te creëren in een virtuele omgeving. Maak “oogcontact” met de deelnemers door zo vaak als je kan rechtstreeks in je camera te kijken. Dit is vaak heel moeilijk om actief te herinneren en effectief te doen, vooral wanneer het beeld en het gezicht van de anderen ver weg is van jouw camera. Probeer eventueel om deze gezichten toch zo dicht mogelijk bij de camera te slepen op je computerscherm. Zo kun je tegelijk oogcontact behouden en hun respons zien.

Net zoals in gewone meetings hebben online omgevingen hun eigen specifieke regels en normen. Zo zijn er bijvoorbeeld een aantal contexten waar het leuk en gepast is om de camera te richten op je hond die aan je voeten ligt. Het is een ideale manier om die warmte en persoonlijke connectie te krijgen. Uiteraard pas je diezelfde tactiek beter niet toe tijdens een officiële meeting met je manager of met klanten. In deze meer formele setting kun je beginnen met een persoonlijk verhaal, een poll, of in het geval van een grote meeting met vreemden en vragen waar iedereen van afkomstig is, dit allemaal om een persoonlijke vibe te creëren die toch meer in lijn is met een formele setting.

3. Raak gewoon aan een vertraagde feedback. Deelnemen aan virtuele gesprekken betekent ook heel snel gewoon raken aan een heel andere manier van feedback krijgen. Je zal bijvoorbeeld al gemerkt hebben, zeker wanneer de online groep groot is, dat je niet altijd feedback krijgt op het moment zelf. Geen knikkende hoofden, geen gelach van de andere deelnemers en geen mogelijkheden om echt actief te communiceren. In de online setting kun je een uur in call zitten en op het einde het gevoel hebben dat wat je verteld hebt niet is overgekomen. Vaak wordt dit pas duidelijk uit de mailtjes die zullen volgen.

4. Maak het interactief. Tracht altijd je presentaties uitdagend, uitnodigend en interactief te maken. Met de juiste tools kun je de virtuele omgeving zelfs uitdagender maken dan de standaardomgeving. Gebruik bijvoorbeeld parallel de chatfunctie. Dit laat medewerkers toe om in realtime opmerkingen te geven terwijl er gepraat wordt. Op basis van het geschrevene, kun je vervolgens ook mensen uitnodigen tot een extra discussie. Het grootste voordeel van virtuele settings is dat ze de toegangsdrempel tot deelnemen verlagen. Op die manier krijg je vaak toegang tot de gedachten en inzichten van medewerkers die normaal gezien meer op de achtergrond zouden blijven. Een extra truc is de pollfunctie gebruiken aan het begin van een call of meeting.

Daarnaast kun je ook de ‘break-out rooms’ op het platform Zoom gebruiken, die je toelaten om tegelijk kleine groepjes te creëren waarin elk groepje in haar eigen afgesloten virtuele omgeving kan overleggen.

Conclusie
We geraken allemaal gewoon aan werken op nieuwe manieren en de beweging richting online platformen zal velen van ons uit zijn of haar comfortzone trekken. Ook al is deze manier van communiceren anders en uitdagend, ze heeft ook haar voordelen. Het grootste voordeel is misschien wel dat ze ons toelaat in contact te blijven met elkaar in uitdagende tijden.