Hybride werken? Ja, maar hoe?

6 mei 2021
Tekst
Jo Cobbaut
Beeld
Shutterstock
Hybride werken? Ja, maar hoe?

Het is inmiddels duidelijk dat veel organisaties overschakelen naar een hybride mix van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar wat betekent dat concreet? Doet iedereen hetzelfde, maar voortaan een stuk van thuis? Dat zou een gemiste kans zijn. Deze schok kan de geesten klaar maken voor het herdenken van werk, rekening houdend met wat medewerkers zowel productiever als gelukkiger maakt.

Bij Fluvius is de oefening nog bezig en Ilse Van Belle legt een en ander nog voor aan vakorganisaties, “maar we geven wellicht de mogelijkheid om thuis te werken tot vier dagen per week.” Het belangrijkste organiserende principe is: teamafspraken gaan voor op individuele voorkeuren.

Teamcharters

“We bepleiten dat de leidinggevende met zijn team een teamcharter afspreekt. Ook al denken we dat een gelijke verdeling over thuis en kantoorwerk de beste balans is, we verwachten van onze medewerkers dat ze minimum één dag per week op kantoor werken. Dit om de verbondenheid met het bedrijf en/of het team op peil te houden.”

Ilse Van Belle vermoedt overigens sterk dat medewerkers vooral naar kantoor zullen komen voor contacten en overlegmomenten. “Ik kan me voorstellen dat teammeetings grotendeels digitaal blijven, maar in elk geval: de teamafspraken zullen daar primeren. We evolueren dus verder naar flexwerkplekken en stappen af van vaste locaties. Maar zij die willen, blijven natuurlijk alle dagen welkom in onze kantoren.”

Fluvius herdenkt dan ook de gebouwenstrategie en zet in op vier hubs (Torhout, Melle, Hasselt en Mechelen) voor de ondersteunende diensten en twaalf regionale gebouwen voor de technische afdelingen.

Hoe reorganiseer je het werk?

Maar hoe reorganiseer je het werk best in die nieuwe hybride realiteit? Hoe maak je zo’n teamcharter waarover de HR Director van Fluvius het had? Lynda Gratton adviseert een analyse vanuit vier perspectieven: (1) functies en taken, (2) individuele voorkeuren, (3) projecten en workflows en (4) inclusiviteit en fairness. In haar analyse van deze vier, houdt ze ook rekening met de elementen die de productiviteit van mensen bepalen: focus, energie, coördinatie en samenwerking.

Focus

Wie bijvoorbeeld bezig is met strategische planning, heeft nood aan focus. Je moet lange tijd ongestoord kunnen doorwerken om informatie te verzamelen en tot een businessplan te verwerken. In die functie werk je dan ook best asynchroon, dus onafhankelijk van het tijdsschema van collega’s. Plaats is voor hen minder kritiek: ze kunnen dat thuis of op kantoor.

Coördinatie

Maar voor de teammanagers is coördinatie dan weer cruciaal. Zij moeten regelmatig op het moment zelf in interactie met teamleden. Ook hier speelt tijd de hoofdrol, maar deze keer zal het werk synchroon gebeuren met collega’s. De plaats kan wellicht zowel vanop kantoor als via videovergaderen.

Samenwerking

Voor de medewerkers die bezig zijn met een innovatief project is samenwerking cruciaal. Hier wordt de gemeenschappelijk ruimte allesbepalend, want innovatie zonder fysiek gezelschap van collega’s, klanten … gaan spontane en creatieve ideeënuitwisselingen verloren. Hier is het synchrone karakter wellicht onvermijdelijk.

Energie

Over tijd en plaats moet ook worden nagedacht in functie van wat betrokkenen energie geeft. De ene haalt veel kracht uit het gegeven dat hij niet hoeft te pendelen en zal langer kunnen werken van thuis. Maar zijn collega voelt zich misschien al snel geïsoleerd en daardoor gestresseerd en futloos.

Persoonlijke situaties...

Wat meteen duidelijk maakt dat ook de persoonlijke voorkeuren van medewerkers sterk bepalen hoe het hybride werken eruit zal zien. Zelfs al werken ze in dezelfde functie. Gratton geeft nogmaals het voorbeeld van de strategische planner. Stel je voor dat de ene (Jorge) een vader is van 40 die op een uur rijden van zijn werk woont. Hij heeft bovendien een goed uitgerust thuiskantoor. Het zou dus kunnen dat die zich thuis het productiefst voelt en een formule verkiest waarin hij maar twee keer per week naar kantoor komt. Maar collega Lillian, ook strategische planner in hetzelfde bedrijf, woont in het centrum van de stad vlakbij het werk in een eerder klein appartement dat ze deelt. Zij vindt haar focus het best op kantoor. Bovendien is ze op haar 28 nog niet lang in dienst. Meer dan haar oudere en meer ervaren collega, voelt ze nood aan mentoring. Ze heeft ook nog niet zo’n uitgebreid netwerk.

Coördineren en inpassen in de workflow

Maar het verschil tussen de twee strategische planners Jorge en Lillian toont ook aan dat de persoonlijke voorkeuren moeten worden gecoördineerd in functie van de workflows en met wat anderen doen in het project. Die coördinatie is natuurlijk relatief simpel als iedereen altijd op dezelfde plek is op hetzelfde moment. Soms kan technologie daar wellicht mogelijk maken wat vroeger onmogelijk werd geacht. Als pakweg een inspectietaak anders gestructureerd wordt, is er misschien een en ander mogelijk met sensoren en camera’s voor datacaptatie, waarna analyse van op afstand kan?

Op maat van de mens

Wat ons weer herinnert aan het potentieel om processen aan te passen aan de mens, waar het vroeger omgekeerd verliep. In de veronderstelling dat het niet anders kon.

Gratton wijst er ook op dat men bij dergelijke omdenkoefeningen moet opletten dat men de ouder processen niet noodzakelijk moet automatiseren, maar meteen het proces herdenken. Men denkt best verder dan automatiseren. Wellicht kunnen taken anders gecombineerd worden of overbodig gemaakt?

Bij dat alles verliezen organisaties best niet uit het oog dat iedereen de nieuwe afspraken ervaart als fair en dat niemand zich uitgesloten voelt. Dat gevaar is niet onbestaande, zo argumenteert Lynda Gratton, waar men teams elk voor zichzelf laat beslissen. De hr-experte adviseert een analyse te laten doen door groepen samengesteld uit uiteenlopende teams. Een brede dialoog met zo divers mogelijke input kan helpen vermijden dat hybride praktijken ontstaan die niet passen in de bedrijfscultuur. De analyse van sleutelfuncties en van de factoren die de productiviteit bevorderen in die functies gebeurt dus best met medewerking van medewerkers, maar kan ook ondersteund worden met data uit bijvoorbeeld communicatieplatformen

En terwijl we het toch meteen goed willen doen: vermijd om slechte praktijken uit het verleden te dupliceren. Toets de nieuwe regelingen ook aan de mens: zijn ze inspirerend, motiverend, zinvol…

Meer: