KU Leuven stimuleert cultuur van nadenken over de loopbaan

23 maart 2021
Beeld
shutterstock
KU Leuven stimuleert cultuur van nadenken over de loopbaan

De personeelsdienst van KU Leuven stimuleert een cultuur waarin het evident is dat medewerkers nadenken over hun loopbaan. Dat is goed voor de interne mobiliteit, maar ook voor de duurzaamheid van het werk en de retentie van talent.

“We willen een positieve cultuur creëren rond interne mobiliteit aan KU Leuven”, vertelt Ann Schillemans van de Personeelsdienst. Voor de verantwoordelijke voor HR-Talent & Ontwikkeling is interne mobiliteit nochtans geen doel op zich: “Het gaat om de loopbaanontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van mensen. Waardoor talentvolle mensen de universiteit niet noodzakelijk verlaten bij het einde van een tijdelijk contract of wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging.”

Matthias Meirlaen van de ATP-medewerkers (Administratief en Technisch Personeel) in de Humane Wetenschappen ziet al heel wat interne reacties op vacatures. “Deze mensen zouden we beter moeten opvolgen, want er is natuurlijk maar één kandidaat die uiteindelijk kan worden geselecteerd.”

Vaardigheden en loopbaanperspectief

Uit de Tevredenheidsmonitor van 2018 blijkt dat er op enkele loopbaanvlakken ruimte is voor verbetering. Opmerkelijk is dat nogal wat ATP-collega’s aangeven dat ze hun vaardigheden niet voldoende kunnen benutten binnen hun huidige functie. Dit hoeft op korte termijn geen probleem te zijn, maar als er te weinig aandacht is voor loopbaanontwikkeling kan dit ertoe leiden dat gemotiveerde medewerkers KU Leuven verlaten. Binnen het ABAP (Assisterend en Bijzonder Academisch Personeel) is een groep op zoek naar meer loopbaanperspectief. Zij werken vaak op tijdelijke financiering en slechts een beperkt aantal van hen kan een academische loopbaan uitbouwen. Een overstap naar een ATP-loopbaan kan voor hen een mooi perspectief bieden.

“Als we een cultuur kunnen creëren waarbinnen mensen aangemoedigd worden om na te denken over hun loopbaan en vaardigheden, komt dit zowel de medewerkers als de universiteit ten goede”, stelt Ann Schillemans. “Veranderen van functie hoeft daarbij zeker niet de eerste optie te zijn. Vaak kunnen mensen binnen hun huidige functie evolueren naar een meer verbredende of verdiepende jobinhoud.”

Als dat niet mogelijk of wenselijk is, kan de universiteit talentvolle medewerkers toch behouden door het stimuleren van interne mobiliteit. Dit kan een andere functie zijn binnen dezelfde dienst, een gelijkaardige functie binnen een andere dienst of een uitdaging in een heel andere functie op een heel andere dienst. “Je ziet het: er zijn heel wat opties. Belangrijk dus om hierrond een helder kader en positieve cultuur te creëren.”

Matthias Meirlaen wijst erop dat nadenken over je loopbaan ook kan gaan over het afstemmen van de loopbaan op de persoonlijke levensfase. “Soms willen medewerkers het tijdelijk rustig aan doen.”

Talentpools en competentiematrices

Om dat concreet te maken, lopen al initiatieven zoals een competentiematrix voor laboranten binnen de Groep Biomedische Wetenschappen. De laboranten lijsten hun competenties op en in dat overzicht vinden onderzoekers een laborant met bepaalde skills voor een tijdelijk project. De laboranten zelf leren zo ook hun eigen competenties beter inschatten. Misschien kunnen ze zich nog verder bijscholen, of beschikken ze over vaardigheden die momenteel nog onbenut blijven.  

Een ander proefproject is gestart binnen KU Leuven Learning Lab. Schillemans: “ATP-collega’s met een onderwijsondersteunende functie werken vaak met tijdelijke contracten. Telkens een project afloopt, dreigen we talent en expertise te verliezen.” De Personeelsdienst zet momenteel in co-creatie met de werkgroep binnen Leuven Learning Lab een talentpool om medewerkers beter te matchen met een nieuwe functie.

Daarnaast mikt de Personeelsdienst op de zomer voor de lancering van de Job Explorer. Medewerkers zullen via deze oriënterende tool de jobmogelijkheden binnen KU Leuven kunnen verkennen

Leidinggevenden betrekken

Leidinggevenden zien goede mensen natuurlijk niet graag vertrekken. “Daarom betrekken we leidinggevenden van bij het begin bij het proefproject binnen Learning Lab”, zegt Schillemans. “Zo horen we meteen wat hun verwachtingen zijn.”

Bovendien kan interne mobiliteit ook heel positief uitdraaien voor een leidinggevende. Meirlaen: “Iemand die van een andere dienst komt, brengt heel wat kennis over de universiteit met zich mee. Of een dienst die snel versterking nodig heeft, zou een beroep kunnen doen op de interne kandidaten uit vorige sollicitatieprocedures. Zoekt een dienst iemand met specifieke competenties, eventueel voor een tijdelijk project: de competentiematrix geeft een overzicht van het talent.”

Vertrouwen

Het is voor medewerkers niet altijd eenvoudig om aan te geven dat ze een andere functie overwegen. “Voor leidinggevenden die goed de vinger aan de pols houden, is deze boodschap zelden een verrassing”, stelt Ann Schillemans. “Het is vooral belangrijk dat we een open gesprekscultuur creëren waarin ook de loopbaanontwikkeling en ambities van mensen een plaats krijgen.” Matthias Meirlaen knikt: “In zo’n loopbaangesprek kunnen medewerkers aangeven hoe ze hun functie op langere termijn zien. Het kan soms de aanleiding vormen om binnen de eigen dienst een andere functie op te nemen of hun huidige functie wat anders in te vullen. Maar soms is een andere functie de beste oplossing en dan houden we mensen met een sterk profiel natuurlijk liefst aan boord.”

Daarnaast besteedt het plan rond interne mobiliteit ook aandacht aan formele drempels.

Interne mobiliteit in cijfers

  • In 2019 waren er een 800-tal interne sollicitaties van meer dan 500 interne kandidaten.
  • Interne kandidaten maken meer kans (15%) om aangenomen te worden dan externe kandidaten (7%).
  • 1 op 4 ATP-vacatures wordt ingevuld door een interne kandidaat.
  • In 2019 solliciteerde 68% van de kandidaten één keer, 25% solliciteerde 2 of 3 keer.
  • 47% van de kandidaten solliciteert vanuit een contract van bepaalde duur voor een functie met een vast contract.
  • Van de interne kandidaten die aangeworven worden op een vacature, slaagt 72% hierin bij een eerste sollicitatie.

BRON: Een loopbaan aan KU Leuven hoeft niet de hele tijd in dezelfde functie, KU Leuven, maart 2021.