“Medewerkers verwachten authenticiteit in de relatie met de werkgever. Ze willen niet werken voor een app”

10 oktober 2019
Tekst
Melanie De Vrieze
“Medewerkers verwachten authenticiteit in de relatie met de werkgever. Ze willen niet werken voor een app”

In het bedrijfsleven hinkt de digitalisering achterop, zeker in de HR-afdeling. Nochtans verwachten de werknemers dat de processen via apps en tools sneller en efficiënter verlopen. Toch is voorzichtigheid geboden. De data correct interpreteren en rekening houden met de privacy van de medewerkers is een belangrijk aandachtspunt, volgens de deelnemers van de rondetafel.

Volgens Paul Verschueren (Federgon) is het denkpatroon de voorbije jaren sterk veranderd. “Twee, drie jaar geleden zat digitalisering nog in een echte hypesfeer. Iedereen jaagde elkaar op om toch maar de stap te zetten. Nu is er meer realisme rond technologie.”

Heidi Delobelle (AG Insurance):“Het is een en/en-verhaal geworden. Technologie is belangrijk, maar de menselijke factor mag evenmin uit het oog verloren worden. Enkele jaren geleden gingen de start-ups nog alle traditionele structuren overboord gooien, nu heeft iedereen zijn plaats.”

Kim Van Loo (SD Worx):“Technologie is een facilitator. De belangrijkste hefboom is de employee experience, in het kader van de war for talent. Als je het talent dat nu op de markt komt, wil aantrekken, moet je werken met de technologie die in hun wereld belangrijk is. Denk bijvoorbeeld aan heel eenvoudig via je smartphone vakantie aanvragen of via een video-contact solliciteren. Veel hangt af van de cultuur binnen het bedrijf.”

Els Van De Velde (DILEOZ)is het daar volledig mee eens. “Jongeren willen zich snel kandidaat kunnen stellen voor een vacature, bijvoorbeeld met een filmpje, zonder dat ze eerst twintig vragen moeten beantwoorden. Als de werkgever die kandidaten niet wil verliezen, moet hij ervoor zorgen dat ze zich in twee, drie minuten kunnen voorstellen. Dankzij de technologie verloopt het efficiënter, gebruiksvriendelijker en er gaat minder administratieve rompslomp mee gepaard. Die tools zijn er, maar ik zie soms twee snelheden in bedrijven.”

Rondetafel Digital HR - Technologie
V.l.n.r. Els Van De Velde, Vincent Van Malderen en Stijn Vershueren

Optimalisering en digitalisering van de employee experience moet ook ruimer bekeken worden dan alleen binnen de muren van HR, vindt Stijn Verschueren (FLEXSO). “Niet alleen de pure HR-processen bepalen de beleving van de medewerker. Ook servicelevels van bijvoorbeeld de IT-servicedesk zijn bepalend, adequate interne communicatie, vlotte en transparante processen rond terugbetaling van onkosten, enzovoort. Hier zien we dat veel bedrijven optimalisaties nog te veel in silo’s initiëren.”

Vincent Van Malderen (Poolstok): “Het klopt dat de HR-afdeling soms nog achterophinkt bij de digitalisering van de diverse processen. Vanuit mijn eigen ervaring zie ik interessante digitale tools vooral opduiken bij performancemanagement, het aantrekken van tijdelijk talent en selectieprocessen.”

Heidi Delobelle (AG Insurance): “Als aanbieder van aanvullende verzekeringen voor werknemers, hebben we veel contact met HR-afdelingen. De digitale communicatietools voor de aanvullende verzekeringen zorgen ervoor dat niet alleen heel wat administratie vermeden kan worden, maar ook dat werknemers minder vragen komen stellen omdat ze beter geïnformeerd zijn. We merken ook dat er een evolutie is van puur willen informeren naar transacties willen uitvoeren via de digitale tools.”

DATA ALS BRANDSTOF

De technologie en de tools bestaan nochtans. “Vergelijk technologie met een motor”, zegt Paul Verschueren. “Zonder brandstof ben je er niets mee. In dit geval zijn data de brandstof. De kwaliteit van de data en de toegevoegde waarde zijn cruciaal en krijg je pas wanneer je voldoende schaal hebt.”

Als verzekeraar slaagt AG Insurance erin om data te capteren. “Hiermee kunnen we voor onze klanten bepaalde zaken voorspellen en remediëren en misbruiken eruithalen”, zegt Heidi Delobelle. “Maar als werkgever van 4.500 medewerkers investeren we eerst om de basisdata goed te hebben. We zijn bijvoorbeeld nog ver verwijderd van het voorspellen wanneer iemand in het bedrijf zal uitvallen. De vraag is ook wat je met de data mag en kan doen. Als de data vertellen dat de gemiddelde populatie meer vatbaar is voor burn-out, dan kun je actie ondernemen. Maar we gaan dit niet gebruiken voor een bepaald individu, de data dienen vooral om je cultuur of beleid aan te passen.”

Kim Van Loo:“Het anonimiseren van data is inderdaad heel belangrijk. Geeft de werknemer de toestemming om de data te gebruiken? Bijvoorbeeld zodat ze zelf een beter of gepersonaliseerd aanbod krijgen, zoals bij Netflix of Spotify.”

Een andere uitdaging om beleidsbeslissingen te kunnen baseren op HR-data is de kritische massa, in het bijzonder voor kleinere populaties. Al ziet Stijn Verschuerenwel nieuwe ontwikkelingen binnen het ecosysteem van SAP SuccessFactors. “In het SAP App Center, te vergelijken met de Apple App Store, zijn extensies beschikbaar om bijvoorbeeld extra functionaliteit rond employee surveys of performance management toe te voegen. Deze bevatten ook relevante geanonimiseerde benchmarkingdata die Belgische bedrijven met beperkte schaal vaak missen.”

Vincent Van Malderen: “Er zit veel toekomst in algoritmes die bijvoorbeeld zouden kunnen voorspellen wanneer iemand het bedrijf zal verlaten. De grote uitdaging voor HR is om die digitale voetafdrukken op de juiste manier te interpreteren. Tegelijk moeten we opletten hoe we die data zullen gebruiken, rekening houdende met de privacy van de medewerkers.”

ETHISCH PERSPECTIEF

Dat brengt de deelnemers aan de rondetafel onmiddellijk bij de ethische kant van het verhaal: hoe interpreteer je de data en hoe kom je tot besluitvorming en oordeelvorming? Vincent Van Malderen: ”Veel van die tools geven bepaalde uitkomsten, maar de vraag is hoe je daarmee omgaat, hoe je dat interpreteert. Dat is een belangrijk proces waar nu soms te licht mee wordt omgesprongen. Uiteindelijk neem je een beslissing die de loopbaan en de levensloop van de medewerker beïnvloedt. Toegepaste kennis van data-analyse en statistiek zal daarom zeker een belangrijke competentie worden. Het is mijn ervaring dat er niet zo heel veel HR-medewerkers een gedegen kennis hierrond hebben, terwijl het net fundamenteel is Want wat betekent dat precies, een hogere kans of een hoger risico?”

Paul Verschueren: “Het brengt ons ook bij de vraag wat de meerwaarde is van technologie voor HR? Moeten we nog altijd in traditionele kaders denken of is dit het moment voor HR om zichzelf opnieuw uit te vinden? En hoe kan technologie daarbij helpen? HR wordt vaak verweten dat ze op buikgevoel werken. Het is misschien tijd om de meerwaarde van HR – wat altijd al een heikel punt is geweest in de directiekamer - duidelijk te maken.”

Rondetafel Digital HR - Technologie
Paul Verschueren & Heidi Delobelle

BEDRIJFSCULTUUR BELANGRIJK

Het spreekt voor zich dat de HR-afdeling niet alleen kan digitaliseren, als de rest van het bedrijf het ook niet doet,” weet HeidiDelobelle: “Het moet ‘top of mind’ bij de top van het bedrijf zijn.”

Volgens Vincent van Malderen heeft het succes van digitalisering veel te maken met de cultuur en de visie van het bedrijf en wie aan het roer staat. “Ook al heb je goede tools voor performancemanagement, als je geen cultuur van open feedback hebt, zal het niet werken. Ik koppel de anonieme feedback die we verzamelen via een digitale tool terug aan het team zodat we samen kunnen bekijken welke acties we zullen ondernemen. Digitalisering is onlosmakelijk verbonden met verandering.”

Stijn Verschueren haalt het collaboratieplatform Yammer als voorbeeld aan: “Het vorige bedrijf waar ik werkte, een Fortune 500 company, gebruikte Yammer nauwelijks. Nu werk ik bij een consultancybedrijf met driehonderd medewerkers en daar werkt de tool als essentieel medium voor kennisdeling. Het hangt dus inderdaad af van de bedrijfscultuur en de manier waarop het management een toepassing positioneert.”

Kim Van Loo: “Als het gaat over digitalisering en het toekennen van budgetten, komt HR vaak op de laatste plaats. De HR-afdeling valt nog regelmatig uit de boot als het gaat over middelen. Die backofficeoplossingen spreken nog altijd niet vlot met elkaar. De data zitten in aparte delen, terwijl HR zeker waarde kan creëren door data te ontsluiten naar medewerkers. Medewerkers willen liefst maar een keer inloggen, of het nu gaat om de consultatie van vakantiesaldo, loon of het goedkeuren van facturen.”

Els Van De Velde: “Medewerkers vertrekken vaak, niet omdat ze de job niet graag doen, maar wel omdat ze de community, de ondersteuning of de cultuur niet herkennen of zich daar niet goed bij voelen. Het zijn nog altijd de medewerkers die de drivers zijn. Bedrijven denken nog te veel in hokjes.”

EIGENAARSCHAP DATA

Vincent Van Malderen verbaast zich erover dat er bijvoorbeeld in de publieke sector geen algemene toegangspoort is wat betreft tewerkstelling of vacatures. “Het is ontstellend wat je moet doen om te postuleren als kandidaat. Er zijn zowat tig verschillende sites om je gegevens achter te laten. De overheidssector heeft verschillende platformen, maar er wordt te weinig gedeeld. Nogmaals, die technologie bestaat. Ook in de privésector zie ik weinig bedrijven die het cv van een kandidaat op LinkedIn of Europass zomaar aanvaarden, zonder kandidaten te forceren in de bedrijfseigen toepassingen.”

Daarom, denkt Paul Verschueren, moeten we evolueren naar een ander model van data-eigenaarschap. “Ik geloof niet in een centralistische visie met één databank waaruit iedereen kan putten, maar wel in een model dat je als individu eigenaar bent van de data en zelf beslist wie welke data mag gebruiken voor welke dienstverlening. Of het nu om rekrutering, selectie of een administratief proces gaat. En dat je die data ook kunt meenemen.”

Vincent van Malderen:“We moeten inderdaad evolueren naar een systeem dat je eigenaar bent van het talent dat je bent. Bij het screenen van leidinggevende kwaliteiten binnen assessmentkantoren belanden die data vooral bij de selectiekantoren en hun klanten. Terwijl de kandidaat hierover eigenaarschap zou moeten krijgen. Het is absurd dat je op drie maanden tijd bijvoorbeeld twee keer hetzelfde assessmentcenter moet volgen voor twee functies waarvoor je solliciteert. Je zou eigenaar moeten worden van die data, die vaststellen welke talenten je hebt. Wat een diploma in feite ook is.”

Els Van De Velde: “Als ik zie welke gegevens werkgevers allemaal vragen aan medewerkers en registreren in een systeem, dan heb ik daar toch mijn bedenkingen bij. Er worden veel gegevens opgevraagd die vaak nergens voor nodig zijn. De paradox is dat bedrijven weinig met data werken, maar tegelijk heel wat nutteloze en weinig relevante data opvragen. Je zou alleen de minimaal wettelijke verplichtingen moeten meegeven aan de werkgever of data waar ze nuttige beleidsinformatie uithalen en effectief mee aan de slag gaan.”

Kim Van Loo: “Door die processen te herdenken, zal je als bedrijf ook beter zicht krijgen op welke data relevant zijn om te gebruiken. De jobs van de toekomst zullen onder andere kennis van statistiek vereisen, alsook de vaardigheid om werkprocessen te herdenken, vertrekkende vanuit het gebruiksgemak van de werknemer. HR kan daar mee aan het stuur zitten en een belangrijke rol spelen.”

MENSELIJKE TOUCHPOINTS

Heidi Delobelle: “Ons bedrijf heeft een onboardingapp, die de werknemers begeleidt nog voor ze aan de slag gaan bij ons. De uitdaging blijft dat de wervingsmanager het op dag 1 overneemt en de nieuweling niet aan zijn lot overlaat. Ook al zijn er verschillende platformen om te communiceren, toch merken we dat deze in praktijk enkel worden gebruikt indien de werkgever hiervoor veel extra inspanningen doet. Een mail volstaat niet. De medewerkers krijgen te maken met zoveel prikkels. We moeten ervoor zorgen dat ze die tools ook effectief gebruiken.”

Stijn Verschueren: “Anderzijds weerhoudt het aantal prikkels de medewerkers niet om tijdens het werk allerlei sociale media te bekijken. Dus ook hier geldt ‘back to basics’. Zorg ervoor dat digitale platformen de juiste meerwaarde bieden voor de medewerker.”

Kim Van Loo: “Het is niet evident om die processen te digitaliseren. Want je rekruteert iemand niet alleen op basis van zijn skills, hij moet ook nog functioneren in het team en samenwerken met de andere medewerkers. In de wereld van technologie is het menselijke aspect nog altijd belangrijk. Er zijn minder fysieke ‘touchpoints’ en die worden belangrijker in alles wat je doet als je gaat digitaliseren.”

Paul Verschueren:“Er zijn grenzen aan wat mensen op vlak van technologie aanvaarden. Iedereen verwacht een zekere authenticiteit in de relatie met de werkgever. Medewerkers willen niet voor een app werken. De ethiek achter technologie mag je niet onderschatten. Technologie is nooit waardenvrij.”