Naar een gestructureerde onboarding

Bij maatwerkbedrijf Kunnig was er nood aan een gestructureerde onboarding voor nieuwe werkleiders. Twee studenten Human Resources Management aan de Antwerp Management School pakten het probleem aan in het kader van hun masterproef.

Bevraging
Kunnig stelt mensen tewerk die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Het bedrijf had nood aan een goede onboarding om de kwaliteit van de werkleiders te waarborgen, weet HR-coördinator Karin Cuypers: “We verschaffen niet enkel werk op maat, maar versterken ook competenties door middel van begeleiding op de werkvloer. Na een brede bevraging in de organisatie hebben studenten Nikki Goossens en Manou Vandewalle een onboardingproces opgezet, dat perfect aansluit bij de behoeften van de organisatie. Zij werkten dit uit tot een kant-en-klaarpakket, waarmee we onmiddellijk aan de slag konden.”

Nieuw proces
Op basis van een kwalitatief onderzoek gingen de studenten na hoe het onthaal van de werkleiders binnen Kunnig verliep en waar de pijnpunten precies lagen. Manou Vandewalle: “Op basis hiervan schreven we een nieuw proces uit en reikten we enkele tools aan voor de business om hen te ondersteunen in het onthaal van een nieuwe werkleider. We zorgden ook voor een shift in mindsetzodat iedereen, van collega-werkleiders tot leidinggevenden, zich bewust werd van het belang van een goede onboarding en waarom zij daar bepaalde verantwoordelijkheden in moeten opnemen.”

Aanpak
De studenten namen interviews af met recent aangeworven werkleiders, begeleidden een werkgroep en zochten ook inspiratie bij andere bedrijven, waaronder twee andere maatwerkbedrijven. Nikki Goossens: “We merkten dat iedereen binnen de organisatie heel open was en graag ideeën met ons deelde. Er was wel een goede pre-boarding, waarbij aan de nieuwkomer gevraagd werd om een mailtje op te stellen waarin ze zichzelf voorstellen. Dit werd naar iedereen binnen de organisatie doorgestuurd. Ook op de schermen in het gebouw werd aangekondigd dat er een nieuwe collega zou starten. Maar er was nog weinig sprake van onboarding. Nieuwkomers ervaarden weinig ondersteuning tijdens hun eerste dagen, kregen geen duidelijke informatie en wisten niet bij wie ze terecht konden bij vragen of problemen. Mede hierdoor voelden nieuwe werkleiders zich ook niet echt welkom bij hun nieuwe organisatie.“

Eigenaarschap
Om het welkomgevoel vanaf de eerste dag aan te wakkeren, adviseerden de studenten om een welkomstpakket in te voeren, met de nodige documenten en enkele gadgets. Verder staat in het uitgeschreven proces duidelijk wat er moet gebeuren bij de komst van een nieuwe collega en wie welke verantwoordelijkheid hierin heeft. Manou Vandewalle: “Daarnaast hebben we ook een werkmap gemaakt. Het is een checklist met alle informatie die de nieuwkomer op bepaalde tijdstippen moet krijgen. Van de nieuwkomer wordt verwacht dat hij dit zelf opvolgt. We geven hiermee dus een stuk ownershipaan de nieuwkomer. We implementeerden ook een mentorsysteem, waarbij de mentoren zowel een formele als een informele rol krijgen bij het onthaal van een nieuwe collega. Verder hebben we ook een onthaalbrochure gemaakt.”

Betrokken leiding
De HRM-studenten maakten ook werk van de betrokkenheid van de leidinggevenden. Nikki Goossens: “Nieuwkomers zien en horen hun leidinggevende amper en er is behoefte aan meer betrokkenheid van de leidinggevende. Daarom hebben wij geadviseerd om op verschillende mijlpalen in het onthaalproces opvolggesprekken tussen de nieuwe werkleider en de leidinggevende te organiseren. We maakten daarvoor gespreksfiches. Op basis hiervan kunnen deze gesprekken ook gedocumenteerd worden en voldoet Kunnig aan hun verplichting binnen de sector om nieuwe werkleiders op te volgen. “