Naar een internationale onboarding

1 juni 2021
Naar een internationale onboarding

Tijdens zijn stage bij Datwyler gooide hr-student Olivier Vanschoonbeek zich op het onboardingproces van de wereldwijd verspreide sites. Hij maakte er één geheel van.

Olivier Vanschoonbeek studeerde af als marketeer aan de Hogeschool PXL en volgt nu de banaba Advanced Business Management aan de UCLL. Hij koos voor het Human Resources-traject en opteerde om ter gelegenheid van zijn junior consulting project de onboarding aan te pakken bij Datwyler. De multinational, leverancier van industriële componenten, heeft meer dan twintig vestigingen over de hele wereld. “Mijn vier maanden durende opdracht bestaat erin na te gaan welke elementen ze kunnen standaardiseren en digitaliseren in het onboardingtraject”, zegt Olivier Van Schoonbeek. “Doelstelling is de onboarding op alle sites effectiever en efficiënter te laten verlopen. Mijn opdrachtgever wil de starters een positieve ervaring geven en bijdragen aan het succes van alle medewerkers op langere termijn.”

Aanpak                                                                                                                           

Olivier Vanschoonbeek leerde eerst de organisatie en de medewerkers kennen. De eerste weken voerde hij gesprekken met recent aangeworven medewerkers, lokale hr-teams en lijnmanagers. Zo kreeg hij een beeld van de huidige situatie en de richting waar de organisatie naartoe wil. Grote uitdaging werd de aanpak van diverse culturen en de specifieke procedures over de landen heen. Op basis van zijn bevindingen maakte hij een grondige as is-analyse en legde hij vast welke processen gestandaardiseerd kunnen worden. Hij benoemde best practices en werkte site-overschrijdend. “Samen met de betrokken actoren werkten we een globaal concept uit, rekening houdend met de noden van elke site en met respect voor hun praktijkervaring. Ik las ook relevante literatuur over het onderwerp en had gesprekken met andere organisaties. Tot slot vormden we een pilootgroep binnen de organisatie om het voorgestelde concept praktisch te integreren en te digitaliseren.”

Korven                                                                                                              

Olivier en zijn groep werkten inhoudelijk met baskets of korven. In de eerste korf stopten ze algemene activiteiten, die op elke site kunnen gebeuren. Daarna volgt de local must-do basket, waarin individuele sites het onboardingproces modelleren in functie van lokale noden en gebruiken. Na de recommended basket, waarbij de werkgroep activiteiten sterk aanbeveelt, volgt tenslotte de korf van de nice to haves. “Op die manier bieden we de hr-teams van elke site maximale flexibiliteit. In de nabije toekomst zullen de testsites het concept regelmatig evalueren en verder verfijnen. Zo kan het proces verbeterd worden en succesvol in de andere sites geïmplementeerd worden.”

Professionele steun

Voor zijn aanpak kreeg Olivier Vanschoonbeek hulp van het centrale talentdevelopmentteam, dat verspreid zit over België, Zwitserland en de Verenigde Staten. Door de internationale context gebeurde het meeste overleg via MS Teams. De student is tevreden over de manier waarop hij werd bijgestaan: “Tijdens dit proces kreeg ik veel steun, feedback en advies van mijn coach en lijnmanager Margot Anthoni. Ze gaf me, net als de rest van het team, veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Voor mij was dit project de best mogelijke leerschool.”

Meer in het topic: studentstudent op sleeptouw