Vraagt corona om scrumteams?

De uitbraak van het COVID-19 virus in België zorgde al heel snel voor een ongeziene situatie voor iedereen. Elk bedrijf, groot of klein, in eender welke sector, elk individu wordt door deze crisis geïmpacteerd. Dit was ook de start voor een zeer intensieve periode binnen onze HR afdeling van Facilicom Group Belgium. Bij momenten dagelijkse updates vanuit de overheid over nieuwe coronamaatregelen, extra aanvragen van klanten en non-stop communicatie updates naar al onze medewerkers.

Terwijl occasioneel thuiswerk en op afstand vergaderen inmiddels ingeburgerd is binnen ons HR team, moest deze crisis vanop afstand worden aangegaan. De schaalgrootte van de uitdaging zou de stresstest gaan blijken voor de procedures en manier van werken.

Bleek al snel dat binnen ons HR team in deze crisis de werkpunten nog sneller naar boven kwamen dan gedacht. Is het versnipperde data, onvolledige procedures of medewerkers die uitvallen en niet over een geschikte back-up beschikken. Zaken die vandaag nog worden geparkeerd maar nadien met grotere prioriteit zullen worden aangepakt.

Van bij de prille start van deze coronacrisis werd besloten om niet langer fysieke meetings in te plannen. Zorgvuldig geplande videocalls met een vooropgestelde agenda. Toch, hoe langer de crisis evolueerde, hoe minder evident om hieraan vast te houden. De agenda wordt per dag aangepast en opgevolgd, met een virtuele “tour de table” als afsluiter. De “tour de table” was voor iedereen de eerste blik op het privéleven van de collega’s. Van een kleuter die langs het scherm passeert tot de veelbesproken verbouwingen op een zolder die plots dagelijks in beeld komen.

De ‘conference call’ brengt ons terug bij elkaar maar bevestigt tot op zekere hoogte de clichés over thuiswerk. Zeker de collega’s met jonge kinderen moeten verschillende ballen in de lucht houden en allicht goede afspraken met de partner maken, die vaak ook om dezelfde redenen van thuis uit werkt.

Een plotse crisis zorgt er nu eenmaal voor dat we onverwacht voor voldongen feiten komen te staan, onze werkwijze snel moeten aanpassen en bepaalde fouten maken. Lessons learned binnen ons HR team:

· Zorg voor geschikte en geteste software om een conference call geschikt te ondersteunen. Je hebt elkaar best goed in beeld tijdens het overleg. Niet aan het woord? Zet je mute knop aan!

· Waak erover dat het geplande (dagelijkse) overleg blijft doorgaan en dat de structuur van dit overleg blijft aangehouden.

· De aard van de projecten in een periode als deze lenen zich voor een aanpak die het best valt te vergelijken met de werking van een scrumteam. Korte afgebakende taken of vragen neerleggen bij de interne expert die dagelijks een update doorgeeft.