Peter Rabaey, Administrateur-generaal Agentschap Overheidspersoneel
Leiding geven is in tijden van corona niet evident
De belangrijkste bevindingen uit de coronacrisis? Voor Peter Rabaey, administrateur-generaal van het Agentschap Overheidspersoneel (AgO), zijn dat de grote wendbaarheid en bereidwilligheid om zaken anders te doen en dat digitaal en vanop afstand werken de bedrijfscontinuïteit niet in het gedrang brengt. “Hoe we nu werken en de baten die daarbij komen kijken, laat de Vlaamse overheid post corona niet verloren gaan.”
Peter Rabaey leidt sinds 2016 het hr-agentschap van de Vlaamse overheid. AgO ondersteunt de departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid op vlak van personeel (personeelsadministratie, rekrutering en selectie, loopbaan en vorming, welzijn en diversiteit) en organisatie-ontwikkeling. Als centrale hr-partner zet AgO het hr-beleid uit en biedt kwalitatieve dienstverlening aan 29.000 Vlaamse ambtenaren rond diverse personeelsthema’s.
Hoe groot is de impact van de coronacrisis op de Vlaamse overheid?
Peter Rabaey: “De Vlaamse overheid heeft tot nog toe de coronacrisis redelijk goed doorgemaakt. We hadden al fors ingezet op digitalisering en bij heel wat organisaties was het plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) al sterk ingeburgerd. Door corona kwam het digitaliseren op sommige vlakken in een stroomversnelling. Binnen mijn eigen agentschap, AgO, liep de dienstverlening tijdens corona gewoon door en dat gebeurde nog meer digitaal dan voordien. Denk maar aan digitale selectieprocedures en video-interviews. Het klassikale trainingsaanbod werd bijvoorbeeld omgezet naar webinars. De impact van de crisis voelen we bij de Vlaamse overheid en ook bij AgO vooral op vlak van het welzijn van onze medewerkers en hun betrokkenheid. Fulltime thuiswerken zonder direct of fysiek contact met collega’s was een grote aanpassing. De balans vinden tussen thuiswerken, opnieuw naar kantoor komen van zodra dat terug kan, het welzijn, de motivatie en betrokkenheid van onze medewerkers: dat vormt de grootste uitdaging.”
Wat waren voor het hr-beleid de belangrijkste lessen die u uit deze coronacrisis trekt?
Peter Rabaey: “Binnen de Vlaamse overheid zagen we bij onze medewerkers en leidinggevenden een grote wendbaarheid en bereidwilligheid om zaken anders te doen of tijdelijk meer te doen en dat in een korte tijdsspanne. Wendbaarheid is een van de kernwaarden van de Vlaamse overheid. In mijn agentschap draaien vandaag nog altijd collega’s mee in het informatie- en communicatieteam van het crisiscentrum van de Vlaamse overheid. Er zijn ook collega’s die tijdelijk als contacttracer werken. Al onze medewerkers stonden voor uitdagingen. Leiding geven bijvoorbeeld is in tijden van corona niet evident. Ook voltijds thuiswerken met kinderen is een uitdaging. Vanuit AgO ondersteunden we hen hierbij.”
De crisis leerde ons ook dat digitaal en vanop afstand werken de bedrijfscontinuïteit niet in het gedrang brengt. Sommige medewerkers moesten hun werk wel anders organiseren of indelen. Denk maar onze wegeninspecteurs: zij konden blijven doorwerken op het terrein, maar deden een aantal deeltaken van thuis uit. De baten van hoe we nu werken, laten we post corona niet verloren gaan. Wat goed was, zal een blijver zijn. Het klassieke patroon waarbij je elke dag ’s ochtends aankomt op kantoor en er tot ’s avonds blijft, is verleden tijd. Het is de aard van de activiteit die je locatie en de tijd die je er verblijft, zal bepalen. Zowel het kantoor als de thuiswerkplek zullen daarin hun plaats hebben, maar het verschil is dat de werkactiviteit en de te behalen resultaten bepalend zullen zijn. Door corona heeft die flexibele manier van werken alleen maar aan kracht gewonnen. Ons PTOW-kader wordt dus herbekeken, waarbij we sterker willen inzetten op hybride werken.”
Heel wat organisaties herdenken de functie van hun kantoor of reduceren het aantal m2 dat ze nodig hebben. Hoe zit dat bij jullie?
Peter Rabaey: “We hebben niet te veel kantoorruimte, maar de benutting zal wel veranderen. Augustus en september waren leerrijk voor ons. Medewerkers kwamen toen weer naar kantoor voor teammomenten, voor creatieve workshops en cocreatie. Je moet de kantooroppervlakte functioneel inrichten om dit te ondersteunen. Het Herman Teirlinckgebouw bijvoorbeeld is op zo’n manier ingericht is. Op de gelijkvloerse verdieping heb je een straat met ruimtes waar je kunt zitten en een koffiebar, op de verdieping daarboven zijn er diverse vergaderzalen en individuele ruimtes, en daarboven de kantoorruimte. Ik denk dat steeds meer gebouwen op die manier ingericht zullen worden, ook onze andere overheidsgebouwen.”
Welke prioriteiten heeft u als administrateur-generaal van het agentschap?
Peter Rabaey: “We willen onze operationele dienstverlening nog efficiënter maken door processen verder te digitaliseren. Op die manier krijgen de AgO-medewerkers ook meer ruimte vrij om organisaties te ondersteunen in verander- en cultuurtrajecten. Daarnaast zetten we maximaal in op selfservice. In de basisdienstverlening van AgO staan 24/7 bereikbaarheid via die selfservice en maximaal digitaal voorop. In lijn met de ambitie van de Vlaamse overheid rond digitalisering, zetten we in op ‘digital first, but not only’-dienstverlening en realiseren we een optimale digitale klantenervaring. AgO wil daarnaast een antwoord bieden op de evoluerende noden van de organisaties. Dat doen we door de klant en de hr-businesspartners in het bijzonder te betrekken. We willen van AgO een sterk merk maken: een dienstverlener, expert en beleidsmaker waarop organisaties kunnen rekenen.”
Uw agentschap werkt als een centraal of horizontaal agentschap. Hoe moeilijk is het om een overkoepeend hr-beleid uit te stippelen?
Peter Rabaey: “Binnen de holding van de Vlaamse overheid zijn er heel wat organisaties met een eigen cultuur en een specifieke opdracht. Wij proberen maximaal een overkoepelend strategisch beleid uit te werken met ruimte voor de verschillende organisaties om daar een eigen invulling aan te geven. Die differentiatie is nodig, maar vormt daarom ook vaak een uitdaging. We betrekken de organisaties en de hr-businesspartners maximaal en willen daar in de toekomst nog meer op inzetten.”
Bij de Vlaamse overheid vertrokken in 2019 vierhonderd medewerkers vrijwillig. Is die rotatie gezond?
Peter Rabaey: “Dat cijfer vertegenwoordigt 1,5% van ons personeelsbestand. In de privésector bedraagt dit 6,5%. In tegenstelling tot vroeger stimuleren we meer de interne mobiliteit en het in handen nemen van de eigen loopbaan. Want het is niet meer van deze tijd dat medewerkers hun hele loopbaan dezelfde job uitvoeren. Interne mobiliteit of rotatie binnen de Vlaamse overheid betekent bijvoorbeeld dat iemand van VDAB bij AgO komt werken of dat iemand binnen AgO een andere functie opneemt. Maar ook externe mobiliteit is een vorm van rotatie. Mobiliteit, zowel binnen als buiten de Vlaamse overheid, is een verruiming voor de persoonlijke ontwikkeling en het verder ontwikkelen van loopbaancompetenties. Je gaat daarmee ook bedrijfs- of organisatieblindheid tegen, doorbreekt verkokerd denken en maakt dat kennis circuleert. Op dat vlak is rotatie wel gezond. Er moet vooral een gezond evenwicht zijn tussen natuurlijke in-, door- en uitstroom.”
Welke initiatieven lanceren jullie voor die interne mobiliteit?
Peter Rabaey: “De Vlaamse overheid probeert vacatures eerst intern open te stellen en dan pas de externe arbeidsmarkt op te gaan. Medewerkers kunnen ook tijdelijk van job wisselen via kortstondige opdrachten. Daarnaast zetten we in op het sensibiliseren over of van mobiliteit. Dat gebeurt via talentgesprekken of het aanbieden van hulpbronnen zoals doegidsen aan personeelsleden van de Vlaamse overheid die hun loopbaan in eigen handen willen nemen. Met een uitgebreid vormings- en ontwikkelingsaanbod werken onze medewerkers aan hun persoonlijke ontwikkeling en versterken van competenties.”
Bij interne mobiliteit ziet de leidinggevende vaak niet graag iemand uit zijn team verdwijnen. Hoe pakken jullie dat aan?
Peter Rabaey: “Het klopt dat niemand graag zijn goede medewerkers ziet vertrekken. Maar als er een goede balans is tussen medewerkers die je verliest en erbij krijgt, mag dat geen probleem zijn. Binnen het traject ‘loopbaan in eigen handen’ gaat ook aandacht naar de rol van de leidinggevende in het mobiliteitsverhaal. We stimuleren onze leidinggevende om loopbaan- of talentgesprekken te voeren en werken ook op het aspect coach in hun leiderschapsrol.”
Hoe trekken jullie nieuwe medewerkers aan?
Peter Rabaey: “We hebben een mix van kanalen. Via de website werkenvoorvlaanderen.be of de interne websites maken we interne en externe vacatures bekend. Daarnaast rekruteren we via sociale media, onder meer Instagram, Facebook en LinkedIn of via vakbladen en gespecialiseerde websites. Het is de functie en de doelgroep die de kanalenmix per vacature bepaalt. Via campagnes communiceren we ook over de voordelen van werken bij de Vlaamse overheid. We nemen ook regelmatig deel aan jobbeurzen. Maar ook bij ons merken we de krapte op de arbeidsmarkt. Dat is vooral het geval bij IT- en ingenieursfuncties.”
Ziet u een evolutie in de redenen waarom kandidaten kiezen voor de overheid als werkgever?
Peter Rabaey: “Vooral de maatschappelijke meerwaarde van jobs spreekt kandidaten aan, zeker bij jongeren. Daarnaast percipiëren ze ons als een aantrekkelijke en moderne werkgever waar je veel ondersteuning krijgt op vlak van opleidingen en een goede werk-privébalans.”
U bent bijna vijf jaar administrateur-generaal van het Agentschap Overheidspersoneel. Waarop bent u het meest trots?
Peter Rabaey: “Toen ik startte, zaten we middenin de opbouw van AgO als gemeenschappelijke dienstverlener. De grootste verwezenlijking is de integratie en de opbouw van het hr-dienstencentrum met onder andere een centrale personeelsadministratie en selectiecentrum. Daarnaast hebben we de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd door meer KPI-gedreven te werken. De cijfers over de klantentevredenheid zijn de voorbije drie jaar ook sterk gestegen. De optimalisatie van de dienstverlening heeft zijn vruchten afgeworpen. Maar ik ben ook trots op de inzet van mijn medewerkers tijdens deze coronacrisis. Wendbaarheid is een waarde van de Vlaamse overheid en ik heb ze intussen meer dan eens in de praktijk gezien. Mijn medewerkers zetten zich elke dag in voor al die personeelsleden van de Vlaamse overheid, de hr-professionals en de leidinggevenden en vervullen zo een sleutelrol in het verhaal van AgO. Zij maken elke dag het verschil.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
