“Onderscheid tussen kantoor en thuis is voorbijgestreefd”

Omdat er vaak niemand op kantoor is om hen wegwijs te maken, hebben die nieuwe medewerkers het moeilijker om te leren en een netwerk op te bouwen

Hoewel het hybride werken goed ingeburgerd is, komen heel wat bedrijven op hun stappen terug. Tijdens een event van HRmagazine, BDO en HP had Isabel De Clercq het over de voordelen, de rode vlaggen en de oplossingen. “Het onderscheid tussen kantoor en thuis maak je best niet meer, dat is voorbijgestreefd. Net zoals een one size fits all-oplossing, want ieder individu heeft andere noden.”

Isabel De Clercq schreef in 2021 een boek over hybride werken. Ze is er een grote voorstander van. Hoewel er sinds de publicatie veel meer onderzoek gedaan is, staat ze nog altijd achter haar boodschap. “Wat misschien ontbreekt in het boek is dat thuiswerken geen doel op zich mag zijn. Het is wel een manier om na te denken over flexibilisering van werk en hoe je een goede, duurzame relatie met werk kan hebben.”

Data

Hoe werkgevers en werknemers tegenover thuiswerken staan, is het onderwerp van diverse studies. Een groot nadeel is dat die onderzoeken meestal in de Verenigde Staten gebeuren en niet altijd onmiddellijk toepasbaar zijn op de Belgische markt. “In eigen land heeft Randstad wel onderzoek gedaan naar hybride werken”, vertelt Isabel De Clercq. “Dat brengt vooral positief nieuws. Zo heeft thuiswerk een goede invloed op de balans tussen werk en privé. Thuiswerkers geven dat evenwicht een score van 7,3 terwijl dat bij niet-thuiswerkers 6,8 is.”

Ze verwijst ook naar het werk van Nicolas Bloom, professor economie aan Stanford University. In zijn onderzoek gaat veel aandacht naar de mensen die niet thuiswerken, denk maar aan medewerkers van supermarkten of ziekenhuizen waar aanwezigheid noodzakelijk is. Hij ziet niet alleen verschillen tussen de sectoren, maar ook binnen de sector zelf. “Veel heeft in dat geval te maken met de visie van de top”, zegt ze.

Onderzoek van Gallup toont dan weer aan dat medewerkers het meest betrokken zijn in organisaties waar het team beslist hoe ze hybride zullen werken. “Het individu hoort dus niet de ultieme decision maker te zijn. Het is het team dat de knopen doorhakt. In feite is dat ook logisch. Zij zorgen voor de dynamiek en bepalen wanneer ze alleen willen werken en hoe vaak ze dat samen willen doen. Soms fysiek, soms digitaal.”

Rode vlaggen

Hybride werken heeft zijn merites, maar het is niet allemaal rozengeur en maneschijn. Isabel De Clercq wijst daarom op enkele rode vlaggen. Een daarvan is de digitale overload. Onderzoek van Microsoft van mei 2023 toont aan dat mensen 57 procent van hun tijd aan het communiceren zijn, hetzij via e-mail, hetzij via een Teams-meeting of chat. Ze spenderen met andere woorden maar 43% van hun tijd aan het eigenlijke werk, zoals Excel, Word, PowerPoint of OneNote. “68 procent van de medewerkers zeggen dat ze niet voldoende ononderbroken focustijd hebben tijdens de werkdag.”

Ook over het naar kantoor komen, bestaan er heel wat frustraties, merkt Isabel de Clercq op. “Collega’s zitten met geluidswerende koptelefoons aan hun bureau waardoor conversatie heel moeilijk is of de collega’s zijn er gewoonweg niet. Niet iedere medewerker kiest voor een vaste dag om thuis te werken waardoor het moeilijk afspreken is.”

Ook het informeel leren en het opbouwen van een netwerk zijn twee belangrijke rode vlaggen. “Vooral jonge medewerkers zijn hongerig naar de kennis van collega’s. Die halen ze onder meer uit conversaties op kantoor. Omdat er vaak niemand op kantoor is om hen wegwijs te maken, hebben die nieuwe medewerkers het moeilijker om te leren en een netwerk op te bouwen.”

Oplossingen

Een van de oplossingen voor de rode vlaggen is starten met het waarom. Waarom voer je als bedrijf hybride werken in? Als voorbeeld geeft Isabel De Clercq Rabobank dat hybride werken onder meer invoerde voor de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. “Communiceer het waarom op verschillende manieren”, voegt ze er nog aan toe.

“Zorg ook dat het directiecomité het goede voorbeeld geeft. En trek het breder dan thuiswerk. Hybride werken zorgt ook voor efficiëntie en waardecreatie. Hanteer het principe van een volwassen arbeidsrelatie. Durf ook te zeggen dat het individu niet de ultieme speler is. Op LinkedIn schreef iemand dat ze tijdens corona een hond had gekocht en nu niet meer naar kantoor wilde komen omdat het dier anders alleen thuiszat. Dat is te gek voor woorden. Kijk naar het team.”

Volgens Isabel De Clercq moet ook het juiste discours over het kantoor gebruikt worden. “In plaats van het te hebben over thuis en kantoor heb ik het liever over distributed work. Het is een leugen dat thuis alleen maar goed is voor de focus en het kantoor om samen te werken.”

Het is aan de managers om nieuwe spieren te trainen in het hele hybride werken. “Ze moeten sturen op output in plaats van op aanwezigheid en aan de slag gaan met meer asynchrone communicatie. Ook transparantie en kennis delen is cruciaal. Kortom: de hybride leidinggevende gaat bewuster om met die elementen die zorgen voor verbinding.”

Verbinding

In het daaropvolgende panelgesprek benadrukt Kelly Peeters van HP het belang van activity based working. “De werkplek van de toekomst zal zich zowel op kantoor als thuis afspelen. Op kantoor creëren we bubbels, focusruimtes en gezellige hoeken voor informele gesprekken, terwijl thuiswerkers individuele budgetten krijgen om hun werkplek te personaliseren. Het doel is om een evenwichtige, duurzame relatie met werk te bevorderen.”

Ze merkt dat een minderheid een vaste dag aangeeft voor thuiswerk, wat het fysiek samenkomen met andere teams of collega’s soms moeilijker maakt. “We geven hen een reden om naar kantoor te komen. Zo bieden we sportsessies, training of coaching aan. Ze krijgen ook de vrijheid om enkele uren naar kantoor te komen. Dat hoeft geen volledige dag te zijn.”

Pieter-Jan Pattyn van BDO merkt dat een goede organisatie van het hybride werken nodig is om de juiste werkplek te bieden voor de medewerkers. “Voor BDO en onze klanten is de waarom duidelijk, het bieden van een vitaliserende en motiverende werkomgeving. Dat is cruciaal om als organisatie de optimale productiviteit, noodzakelijke flexibiliteit en engagement van de medewerkers in de organisatie te verzekeren. Een heldere visie en duidelijk overkoepelend kader is belangrijk, én tegelijk de nodige differentiatie bij de implementatie. De noden van de werknemers zijn divers. De hr-afdeling kan dit niet allemaal oplossen, maar wel de cruciale partner zijn om leidinggevenden en teams hierin te begeleiden en ondersteunen.”