We brengen data uit verschillende hr-pakketten samen
Mintus heeft haar rekruteringsstrategie herzien na een diepgaande data-analyse in samenwerking met Move37. Aan de hand van persona's gaan ze gerichter personeel aantrekken in een sector met hoge vraag, maar beperkte beschikbaarheid.
De zorgvereniging Mintus past na een analyse van haar hr-data de rekrutering aan om gerichter te mikken op specifieke doelgroepen.
Hoewel de vraag naar plaatsen in het gloednieuwe woonzorgcentrum Sint-Pietersmolenwijk met 232 wooneenheden erg groot is, kan Mintus momenteel een aantal kamers niet gebruiken. De reden: er is onvoldoende personeel. “Door die gedwongen leegstand, missen we dagelijks ook heel wat inkomsten Er is dus een zeer overtuigende businesscase om snel iets te doen aan het personeelstekort. De vraag vanuit de bevolking is heel groot. Brugge is in Vlaanderen de centrumstad met de grootste ‘grijze druk’ (verhouding tussen het aantal personen van 65 jaar en ouder en het aantal personen van 20 tot 65 jaar). Het aantal vijfenzestigplussers stijgt hier ook sneller dan in andere steden”, zegt Pieter Delbarge, hr-directeur van Mintus.
In samenwerking met het adviesbureau Move37 heeft het hr-departement beslist om een diepgaande data-analyse te maken van de bestaande personeelspopulatie. “Het was ons doel om een portret te maken van de huidige medewerkers. Daarbij brengen we verschillende parameters samen: competenties, persoonlijke doelstellingen, stressbestendigheid, autonoom willen werken, loonverwachting, het belang van werkzekerheid, de balans tussen werk en privé, pendelafstand, familiale situatie, enzovoort. We gingen op zoek naar wat hen energie geeft, maar ook naar wat voor hen afknappers kunnen zijn. Op basis van die analyses hebben we een aantal resultaten geclusterd en op die manier vijf persona’s samengesteld zoals de ‘zelfredzame ondersteuner’ en de ‘dynamische starter’”, zegt Pieter Delbarge.
Die zelfredzame ondersteuner vindt Mintus terug in een aantal verschillende functies: huishoudhulpen, maaltijdbezorgers, maar ook de ‘vlinders’ die van dienst naar dienst gaan. “Wat ze gemeenschappelijk hebben, is hun drang naar autonomie en het streven naar een goede band met hun klanten. Ze vinden werkzekerheid belangrijk en houden niet van instabiele uren en ongunstige arbeidsvoorwaarden. Intussen hebben we een fiche met heel wat gemeenschappelijke kenmerken. Die zelfredzame ondersteuners vormen een van de grootste groepen binnen ons personeelsbestand”, zegt Pieter Delbarge.
De dynamische starters zijn veel zeldzamer. Het wijst erop dat Mintus moeite heeft om jonge mensen recht van school aan te trekken voor een eerste job, zeker de verpleegkundigen. Ook andere gezondheidsinstellingen stellen vast dat net de zorg voor de ouderen niet de eerste keus is van pas afgestudeerden. Zij opteren liever voor bijvoorbeeld een spoedafdeling in een ziekenhuis.
“De analyse van de data biedt heel wat stof tot nadenken voor onze organisatie. Moeten we nu extra inzetten op deze doelgroep en hen trachten te overtuigen om te werken in een woonzorgcentrum? Of moeten we ook rekening houden met de extra inspanning in tijd en geld die het ons zal kosten? Moeten we dan niet inzetten op doelgroepen waar we meer kans hebben om de juiste mensen aan te trekken?” vraagt Pieter Delbarge zich af.
Move37 leverde het rapport op in de maand oktober van 2024. Al meteen daarna voerde Mintus de eerste aanpassingen door in haar rekruteringsbeleid. De analyse benadrukte nogmaals dat de huidige medewerkers een belangrijke troef zijn bij het aanwerven. Ze fungeren als ambassadeurs. “We zullen hen nog meer dan vroeger inzetten tijdens bijvoorbeeld jobdagen en andere events. Vanaf begin 2025 zullen we hen ook op andere manieren betrekken in onze campagnes. Zeker in de zorgsector werkt mond-tot-mondreclame heel goed om kandidaten aan te trekken. Daarop kunnen we nog meer inzetten door hen bijvoorbeeld te vragen om ook via hun eigen sociale media kanalen te communiceren over openstaande vacatures”, zegt Pieter Delbarge.
Pieter vindt ook dat de analyse mogelijkheden biedt op het vlak van doorstroming. “We zetten al jaren in op het laten doorstromen van medewerkers via opleiding en coaching. We noemen dat ‘opzalmen’: een verwijzing naar de zalm die steeds hoger de rivier opzwemt. Met de nieuwe analyses kunnen we veel gerichter mensen identificeren die in aanmerking komen voor een andere functie”, aldus Pieter Delbarge.
De analyse geeft Mintus dus alvast handvatten om veel gerichter te rekruteren. Toon Devloo is medestichter van het consultingkantoor Move37 dat de zorgvereniging heeft ondersteund bij het integreren en analyseren van hun hr-data: “Belangrijk is nu om ook de impact van die acties te meten en de resultaten beschikbaar te maken, zodat Mintus de efficiëntie ervan kan opvolgen.”
Mintus heeft ook deelgenomen aan een benchmark in de sector waaruit blijkt hoe matuur de organisatie is op het vlak van hr-technologie en datagebruik. Uit hun score blijkt dat ze bezig zijn met ‘Connecting the dots’. Mintus beschikt over goede hr-tools, die nog niet optimaal benut worden. Ze kunnen hiervoor de stap zetten om de gegevens uit de verschillende pakketten met elkaar te verbinden. Toon Devloo: “Daar is een stekkerdoosaanpak voor nodig, zoals wij dat noemen: een methode om data uit verschillende hr-pakketten effectief samen te brengen en beschikbaar te maken voor rapportering, analyses en procesautomatisering. Het is een interface die ofwel de pakketten effectief laat samenwerken, of een rapporteringsproces waarbij alleen de data bij elkaar wordt gebracht.”
“De benchmark heeft ons vooral laten inzien dat we over heel wat hr-data beschikken in verschillende tools, en dat we door ze slim te organiseren nieuwe inzichten kunnen verwerven die we uit de afzonderlijke tools niet kunnen halen. De persona-aanpak is hier een mooi voorbeeld van”, zegt Pieter Delbarge.
Onder de koepel van Mintus zitten niet minder dan 7 woonzorgcentra, 2 centra voor dagverzorging, 15 buurtcentra, 4 locaties met serviceflats, een reeks diensten rond thuiszorg, een centrale keuken, diverse kinderdagverblijven en opvang voor volwassenen met een beperking. In het totaal beschikt Mintus over zo’n 1000 wooneenheden. Er werken 1800 personeelsleden.
Dit artikel verscheen in het printmagazine van maart. Interesse in een membership? Neem contact op.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.