Offboarding is geen administratieve eindmeet

​De laatste indruk van een werkgever blijft vaak het langst hangen

Een medewerker levert badge en laptop in, krijgt nog een laatste mail met praktische afspraken rond toegang en administratie, en verdwijnt daarna uit het Teams-kanaal van de organisatie. Afgerond, zou je denken. Maar voor de medewerker zelf begint daar vaak pas de verwerking van het vertrek. “Ontslag of vertrek wordt nog vaak gezien als iets dat afgesloten is zodra alle administratie rond is”, zegt Ellen Peeters. Als onderzoeker rond uitstroom, loopbaantransities en veerkracht bestudeert ze al jaren hoe werknemers een vertrek ervaren en welke rol organisaties daarin spelen, onder meer aan de Universiteit Gent, KU Leuven, TIAS School for Business and Society, de Open Universiteit Nederland en binnen een doctoraat rond HRM en sociale zekerheid aan Tilburg University. “Veel werkgevers onderschatten hoe lang een slecht afscheid kan blijven nazinderen, zowel bij de ex-medewerkers als bij de collega’s die blijven.”

Volgens Ellen ligt de focus bij offboarding vandaag nog sterk op juridische zekerheid en administratieve controle. Werkgevers willen discussies vermijden, dossiers juridisch sluitend maken en procedures correct volgen. Begrijpelijk, maar daardoor verschuift de aandacht vaak weg van de mens achter het vertrek. “Veel adviezen over ontslag gaan over checklists, draaiboeken en risico’s beperken”, zegt ze. “Maar veel minder over hoe je iemand door zo’n overgang begeleidt.”

Dat merkt ze ook bij leidinggevenden. Die krijgen vaak wel training in moeilijke gesprekken, maar voelen zich alsnog onzeker zodra een ontslaggesprek emotioneel wordt. Het gevolg: gesprekken worden strak voorbereid, juridisch dichtgetimmerd en zijn er vooral op gericht om de boodschap correct te brengen. “Er is vaak weinig ruimte voor verwerking of dialoog”, zegt Ellen. “Terwijl werk voor veel mensen meer is dan alleen een job. Het gaat ook over identiteit, structuur, sociale contacten en voorspelbaarheid.”

Een slecht afscheid verspreidt zich snel

Dat offboarding een impact heeft op employer branding, hoeft volgens Peeters niet te verbazen. Vertrekkende medewerkers praten met collega’s, vrienden, ex-collega’s en professionele netwerken. Zeker in kleinere sectoren verspreiden verhalen zich snel. Ze verwijst naar gesprekken uit haar onderzoek naar ontslagervaringen. “Mensen onthouden heel goed hoe een vertrek verlopen is. Niet alleen de beslissing zelf, maar vooral de manier waarop. Een slecht afscheid werkt bovendien verder door binnen een organisatie. Collega’s kijken mee. Hoe je omgaat met vertrekkende medewerkers beïnvloedt ook het vertrouwen van de mensen die blijven. Wanneer iemand koud of hard behandeld wordt, zet dat anderen aan het denken: als het ooit mijn beurt is, zal het dan ook zo verlopen?”

De grootste fout die organisaties maken is volgens Ellen dat ze de menselijke kant onderschatten. Ze geeft een voorbeeld van een werknemer die eerst een mail kreeg om de laptop in te leveren, nog vóór er ruimte was voor afscheid of erkenning. “Die persoon ervoer dat als: ze willen gewoon zo snel mogelijk van me af.” Nochtans hoeft een menselijke aanpak niet soft of vaag te zijn, integendeel. Volgens Ellen gaat het over duidelijkheid combineren met respect, aandacht en perspectief. “Veel werknemers hebben behoefte aan een afronding”, zegt ze. “Sommigen willen hun opzegtermijn nog zinvol invullen, taken goed overdragen of afscheid nemen van collega’s. Maar organisaties vullen dat soms al op voorhand in. Daar ligt een belangrijke rol voor leidinggevenden. Tijdens het exitgesprek zelf en ook al veel vroeger. Als je regelmatig open gesprekken voert over groei, loopbaanmogelijkheden en inzetbaarheid, creëer je meer vertrouwen op het moment dat iemand vertrekt.”

Goede offboarding begint vóór het vertrek

Ellen vindt het dan ook te beperkt om offboarding enkel te bekijken als de laatste weken van een tewerkstelling. De basis wordt veel vroeger gelegd. Dat geldt ook voor kennisborging. Veel organisaties beseffen pas bij een vertrek hoeveel expertise in het hoofd van één medewerker zit. “Eigenlijk is dat te laat. Kennisdeling mag geen noodoplossing worden op het moment dat iemand vertrekt”, benadrukt ze. “Dat moet al veel vroeger deel zijn van de cultuur.” Een goede relatie tussen medewerker, leidinggevende en organisatie speelt daarbij een belangrijke rol. In een van haar eerste onderzoeken naar ontslagervaringen onderzocht Ellen werknemers tijdens hun opzegperiode. “Daaruit bleek dat sociale steun van leidinggevenden en collega’s ervoor zorgde dat werknemers positiever terugkeken op hun werkgever. Bovendien bleven ze zich sterker inzetten voor de overdracht, de afronding van taken en de kennisdeling.”

Ook exitgesprekken leveren volgens Ellen alleen waardevolle inzichten op wanneer ze ingebed zijn in een bredere feedbackcultuur. In haar onderzoek merkt ze dat organisaties die pas op het einde feedback proberen op te halen vaak weinig bruikbare input krijgen. “Een exitgesprek zou geen verrassingen mogen bevatten”, zegt ze. “Als feedback en dialoog pas starten op het moment dat iemand vertrekt, ben je eigenlijk te laat.” Exitgesprekken verlopen vaak afstandelijk, te laat of te formeel. Soms voert een hr-medewerker met weinig voeling met de werknemer het gesprek pas op het einde van de opzegtermijn, of zelfs wanneer iemand al elders gestart is. Volgens Ellen kan onafhankelijk exitonderzoek, uitgevoerd door externe partijen, wel interessante inzichten opleveren. Maar dan nog blijft de bredere context cruciaal. “Zonder die cultuur van open dialoog krijg je ook geen eerlijke feedback op het einde.”

Alumni zijn meer dan ex-medewerkers

Ellen volgt het thema van ‘boomerang employees’ al bijna twintig jaar. Tijdens eerdere onderzoeksprojecten kwam ze organisaties tegen die daar al opvallend strategisch mee bezig waren. Sommige bedrijven zagen ex-medewerkers expliciet als toekomstige werknemers, klanten of ambassadeurs. Toch pleit ze ervoor om alumni-relaties niet alleen instrumenteel te bekijken. “Een vertrekkende werknemer blijft ook daarna deel van een professioneel en sociaal netwerk”, zegt ze. “Dat perspectief wordt nog te weinig meegenomen. Een mogelijke terugkeer is maar een deel van het verhaal; ook duurzame relaties spelen mee. Ex-medewerkers kunnen later opnieuw solliciteren, klant worden of ambassadeur blijven voor een organisatie. Maar dat lukt alleen wanneer het vertrek correct en respectvol verliep.”

Ellen benadrukt dat er vandaag nog maar weinig wetenschappelijk onderzoek bestaat naar offboarding. Deze zomer start daarom een nieuw doctoraatsonderzoek rond het thema, onder haar begeleiding. “Daar zit volgens mij nog veel winst. Want veel organisaties bekijken offboarding nog altijd vooral als administratie, terwijl het evengoed deel uitmaakt van goed werkgeverschap. Er gaat vaak veel aandacht naar onboarding, maar veel minder naar uitstroom. Terwijl net daar emoties, risico’s en kansen samenkomen. Hoe een organisatie afscheid neemt, bepaalt vaak wat medewerkers later blijven vertellen.”