Alle HR op één systeem
Tekst
Peter Ooms
Beeld
Julie Landrieu

Alle HR op één systeem

19 juli 2019
Als we het systeem niet aanpassen, zullen medewerkers het steeds minder gebruiken
Na de carve-out besliste Staples Europe om zijn HR-processen allemaal onder te brengen op Oracle-systemen en dit in zeventien landen. De operatie werd op negen maanden afgerond. Momenteel worden verdere aanpassingen en uitbreidingen doorgevoerd.

Na de carve-out besliste Staples Europe om zijn HR-processen allemaal onder te brengen op Oracle-systemen en dit in zeventien landen. De operatie werd op negen maanden afgerond. Momenteel worden verdere aanpassingen en uitbreidingen doorgevoerd.

Na de carve-out besliste Staples Europe om zijn HR-processen allemaal onder te brengen op Oracle-systemen en dit in zeventien landen. De operatie werd op negen maanden afgerond. Momenteel worden verdere aanpassingen en uitbreidingen doorgevoerd.

Staples Inc had zich rond de eeuwwisseling opgewerkt tot een wereldwijde leverancier van kantoormateriaal door een lange rij van overnames van lokale spelers. Ook Staples Europe werd op die manier een zeer grote organisatie die bestond uit een resem nationale bedrijven die onderling zeer sterk van elkaar verschilden. Sommige waren eerder postorderbedrijven, andere hadden een netwerk van winkels, de meeste hadden een organisatie gericht op de directe verkoop door accountmanagers.

In 2017 beslisten de hoofdaandeelhouders van Staples om de Europese activiteiten apart te verkopen aan Cerberus, de bekende private equity investeerder. Die carve-out ging gepaard met een verplichte loskoppeling van àlle informaticasystemen van het moederhuis. De organisatie kreeg de dringende eis opgelegd om binnen het jaar nieuwe beheerpakketten te implementeren. Oorspronkelijk werkte Staples voor haar HR-processen met de Oracle Talent Aquisition Cloud (OTAC), met daarbij de specifieke pakketten voor leren (Cornerstone), en tijdsregistratie (Cronos).

Na de carve-out werd ervoor gekozen om enkel nog te werken met Oracle HCM Cloud, het all-in-one HCM-platform van Oracle.

Snelheid als topprioriteit
HP Soldaat stond op dat ogenblik aan het hoofd van HR Systems van Staples Europe: “De nadruk lag volledig op de integratie en centralisatie van de gegevens in één systeem, het procesbeheer en vooral de rapportering over de activiteiten. Het is logisch dat daarom voor een overkoepelende infrastructuur is gekozen, met name Oracle HCM.”

Die implementatie binnen de twaalf maanden is zelfs nog sneller afgerond. Intussen beschikt Staples over een kern-HR-toepassing (personeelsgegevens, functies, afdelingen, bedrijfsstructuur), een gecentraliseerd performancemanagentsysteem, toepassingen voor talentbeheer, leersoftware en vakantieplanningen. Wat daar niet in zit zijn de lokale loonadministraties. Vaak zijn die volledig geïntegreerd met een nationale payrollverwerker. In een kleine organisatie zoals Staples België verloopt die verbinding manueel.

HP Soldaat staat intussen aan het hoofd van de afdeling Talent & Learning & Development. Redouan Oulad heeft nu de verantwoordelijkheid over de verdere ontwikkeling van de HR-systemen en het optimaliseren van alle HR-gerelateerde processen. “In de eerste fase van de implementatie lag de focus volledig op de snelheid. De kernprocessen van het personeelsmanagement zijn klaar, maar nu blijkt het toch nodig om aanpassingen te doen om ervoor te zorgen dat landen de HR-systemen omarmen en de vruchten plukken van een centraal HR-systeem. We hebben nu een gestandaardiseerd HR-proces in alle landen. De lokale verantwoordelijken kregen tijdens de implementatie in 2017 ook niet de keuze om hier al of niet aan deel te nemen, of aanpassingen te vragen. Er heerste toen heel wat weerstand. En die was in een aantal gevallen ook niet onterecht. Soms zijn er wettelijke verplichtingen in een land of andere manieren van werken die niet passen in de standaardsoftware.”

Redouan Oulad wijst erop dat de centrale invoering van standaardsoftware niet kan verhinderen dat die lokale afdelingen in sommige gevallen een eigen systeem opzetten met rekenbladen of zelfs eigen pakketten. De medewerkers voelen zich daartoe gedwongen. “We moeten die medewerkers ook een echte oplossing bieden en de centrale HR-systemen waar nodig aanpassen. Als we dat niet doen, krijgen we het omgekeerde effect. Dan zullen de medewerkers het grote centrale systeem steeds minder gebruiken.”

HP Soldaat: “Die aanpak loopt nu en we zien dat we geleidelijk aan steeds beter worden. We lopen synchroon met de cyclus van upgrades die bij de cloudsoftware horen. Om de drie maanden komt er nieuwe functionaliteiten. We kunnen er niet omheen om die uit te voeren. Intussen weten we dat de belangrijkste vertragende factor ons eigen interne supportteam is. Met een beperkt aantal medewerkers moet je toch veel werk verzetten.”

“We hebben intussen vastgesteld dat het beter is om niet altijd alle upgrades meteen in te voeren. Soms beperken we ons tot de verplichte upgrades en nemen we meer tijd voor de andere. Op die manier heb je ook de tijd om de andere zaken correct te analyseren en te implementeren,” zegt Redouan Oulad.

Dat klinkt erg als een klassiek IT-proces. Wie voert dit uit? IT of HR?
HP Soldaat: “HR. Dit hoort thuis niet bij de technologieafdeling. Tegelijk moeten we onze eigen medewerkers wel verder ontwikkelen om de IT-capaciteiten te versterken.”

Redouan Oulad: “Maar ikzelf heb bijvoorbeeld een lange carrière in de wereld van IT-consultancy opgebouwd. Dat is handig om de vertaalslag te maken tussen die afdelingen. Je ziet intussen wel dat de technologische competenties van de HR-medewerkers steeds beter worden.”

Bart Van Keer, Strategy Director HCM bij Oracle: “Je mag ook niet vergeten dat het om een cloudtoepassing gaat. De aanpassingen die nu gebeuren, komen neer op het verder configureren van de standaardprocessen. Uiteindelijk is het de HR-afdeling zelf die dat moet doen. Alleen zo krijg je de beste alignering tussen het gewenste proces en de doelstelling van de applicatie.”

Wat zou u anders doen?
HP Soldaat: “De omstandigheden dwongen ons om te focussen op snelheid. Ik denk achteraf dat we te veel modules hebben willen implementeren op een te korte tijd. Het was beter geweest om te focussen op alleen de kernprocedures van HR en eventueel nog rapportering.”