Tips voor team-time, we-time & me-time

Thuiswerken staat of valt met de kwaliteit van de communicatie erover. Het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO) verzamelde tips over de optimale communicatiestromen, de tools en de principes.

Bij thuiswerk loert het gevaar dat collega’s alle face-to-face communicatie vervangen door synchrone digitale communicatiemiddelen als chat of videoconferenties. Dat is begrijpelijk, want mensen hebben extra behoefte aan communicatie door de relatieve eenzaamheid van thuiswerk, én door de afwezigheid van elke vorm van collegiale controle. Maar dat kan de werkdag zodanig versnipperen, dat er geen tijd meer is voor gefocust werk.

De tools

Het halve werk is de juiste tool kiezen

• E-mail en samenwerkingstools als Teams of Yammer blijven de beste keuze voor alle niet-dringende, relatief eenvoudige boodschappen. Maar vermijd een stortvloed aan mails, waardoor iedereen aan het lezen en antwoorden slaat zonder veel te presteren.
• Synchrone chats of instant messaging tools zijn enkel goed voor relatief eenvoudige vragen of voor boodschappen die dringend zijn.
• Chatten is uit den boze voor meer complexe boodschappen, omdat telefonie of videoconferencing in dat geval veel sneller resultaat opleveren.
• Een complexe vraag of werkoverleg dat niet meteen moet worden afgehandeld, kan best via een vergaderverzoek (meeting request) worden ingepland.

De principes: team-time, we-time & me-time

Om te vermijden dat medewerkers ‘s avonds het stresserende gevoel overhouden dat ze niet genoeg gedaan hebben, maak je beter een formeel onderscheid tussen verschillende werkmomenten

Team-time via videoconferencing kan voor coördinatie zorgen en voorkomt dat de teamleden of diensten langzaam maar zeker de voeling met de activiteiten van hun collega’s verliezen. Zorg elke ochtend voor een kwartiertje contact via tools als Teams, Skype of Bluejeans.

Verdeel en coördineer de taken en geef als leidinggevende of teamleader een overzicht van de stand van zaken.

Elk teamlid kan daarna kort samenvatten wat de vorige dag is gedaan, waar hij of zij mee bezig is, en wie hij in de loop van de dag nodig zal hebben om bepaalde obstakels weg te werken of opdrachten af te ronden.

Team-time houdt alle neuzen in dezelfde richting en fungeert als formeel startmoment van de werkdag.

We-time zijn vaste blokken die worden gereserveerd voor één-op-één-overleg. Om te vermijden dat sommige werknemers de hele dag bestookt worden met kleine vragen en micro-problemen, beperk je besprekingen tussen collega’s beter tot enkele vaste tijdstippen, zoals bijvoorbeeld de ochtenduren en het einde van de werkdag. Of je maakt concrete afspraken tijdens team-time.

Me-time is dan de tijd die overblijft om gefocust en zonder te veel onderbrekingen te kunnen besteden aan al het andere werk.

Bron: VBO-FEB - Covid 19: TELEWERK