David Van de Sype David Van de Sype
Tekst
Patrick Verhoest
Beeld
Wouter Van Vaerenbergh - David Van De Sype

Er zijn geen excuses meer

2 november 2022
Als we een businesscase maken, stappen we naar de ceo en cio om aan te tonen wat uit digitalisatie gehaald kan worden
De experts rond de tafel zijn stuk voor stuk hr- én dataspecialisten. Ze werken voor of geven raad aan hr-organisaties die volop digitaliseren. Ze zien geen excuses meer voor hr om niet met data aan de slag te gaan.

De experts rond de tafel zijn stuk voor stuk hr- én dataspecialisten. Ze werken voor of geven raad aan hr-organisaties die volop digitaliseren. Ze zien geen excuses meer voor hr om niet met data aan de slag te gaan.

David Van De Sype (Mitsubishi Chemical Group) gelooft niet in een losstaande digitale strategie waarbij er alleen maar aandacht is voor het technologische aspect. “Ik pleit voor een digitale aanpak vanuit vier invalshoeken: technologie, data, processen en mensen. Dit alles binnen een visie om alles efficiënter, eenvoudiger, goedkoper en more engaging te maken.”

De specialisten aan de rondetafel Digital Strategy zien hr-afdelingen die nog niet werken met data of waar nog geen digitale strategie werd uitgetekend. Er is nochtans geen reden meer om deze uitdaging niet aan te gaan, vindt Tom Mentens (Flexso for People). Hij ziet nog vaak stilstand bij hr-afdelingen op vlak van digitalisering. Organisaties komen vaak pas in beweging als de continuïteit van hr in gevaar komt of als er een burning platform is, merkt hij. “Bedrijven starten dan met de digitalisering van een departement bijvoorbeeld om bij te blijven met hun employer brand. Een werkgeversmerk bestaat niet alleen vanuit een idee over een job, maar ook uit het beeld van de werkomgeving. Wie in dergelijk bedrijf komt werken, riskeert een soort van disconnectie: wie er start, komt in een niet-gedigitaliseerde omgeving terecht en is ontgoocheld. Je riskeert dat er geen uniformiteit is tussen hoe een werkgever zich positioneert aan de buitenkant en hoe de processen werken aan de binnenkant. Dat kan het aantrekken van mensen op termijn bemoeilijken. Een ander burning platform is een bestaande – eventueel verouderde – technologie waarvan de licenties aflopen en waar er niet echt tevredenheid over is. Dit is een momentum om een en ander te herdenken.”

Bewust met data omgaan

Bij VDAB staan ze al ver in het intelligent gebruiken van data. Amedee Audooren, directeur entreprise architectuur en innovatie, roept op om bewust bezig te zijn met data. “We stappen als maatschappij al dertig jaar over van manuele systemen – de fichebak – naar het digitaliseren. IT betekent niet voor niets het digitaliseren van informatie, data dus. Dat geldt voor alle domeinen, maar zeker ook voor hr. Wat VDAB probeert te doen voor zijn klanten – een geschikte job zoeken en aanbieden, de juiste opleiding voorstellen – doet het ook intern voor de medewerkers. De massa data (big data) die het bedrijf daarbij capteert, dient om mensen te helpen en niet om te gelde te maken. Voor elk project dat we starten en waar data mee gemoeid zijn, werken we met een private impact assessment, een instrument dat we voorleggen aan onze data privacy officer. Een team bekijkt de datakwesties kritisch en trekt er desnoods mee tot bij het directiecomité. Hun adviezen worden streng opgevolgd. Het verantwoord omgaan met data is ingebakken in onze processen.”

Transparant

Naar de gebruiker-klant is VDAB heel transparant als het op data aankomt. Wanneer de klant niets wil weten van de sponsorende bedrijven die eerst aan bod komen, kan hij de bewuste cookies afvinken. VDAB gaat ook intelligent om met de massa data die de organisatie verkrijgt. Doel is nieuwe inzichten te verkrijgen wat de arbeidsmarkt betreft en tot betere vacatures te komen. Daarom wordt artificiële intelligentie op de data losgelaten. “Toch blijven we alles wat data en digital betreft, ten dienste stellen van het menselijke”, geeft Amedee Audooren mee. “Ik wil iedereen aanraden bewust met data om te gaan en er de beslissingsprocessen van de werknemer mee te verbeteren.”

Menselijke voorop

Amedee Audooren geeft graag het basisprincipe van VDAB mee als het om data gaat. Het is van belang om onrust bij hr-professionals weg te nemen. “We zullen nooit volledig overgaan tot geautomatiseerde beslissingname. Digitale technologie, inzichten rond data en artificiële intelligentie moeten dienen om mensen te helpen en daar stopt het. Het nemen van beslissingen door hr en de persoonlijke contacten zullen nooit vervangen worden. Je kunt body language niet digitaliseren. We leveren alleen maar hulpmiddelen die cruciaal zijn om efficiënt te werken en aan kwaliteit te winnen. Hr-mensen moeten er wel van overtuigd zijn dat deze hulpmiddelen inzichten leveren die een mens met zijn brein niet kan capteren. De instrumenten die we aanbieden, zijn beter dan wat mensen kunnen bevatten. Daar gaan we van uit. Dat is ook de toegevoegde waarde die we bieden vanuit onze afdeling aan hr: efficiëntie en kwaliteit.“

Menselijke toets

Dat data in functie van het menselijke aspect moet staan, is het dada van Jim Clijmans, marketingmanager bij United Consulting™. Voor hem moeten digitalisering en het gebruik van data altijd menselijk getint blijven en aansluiten bij de bedrijfswaarden en de persoonlijkheid van de organisatie. “Onze organisatie is enorm sterk gegroeid, maar we zijn en blijven een familiebedrijf. Onze sterkte is onze onafhankelijkheid en vooral ook onze persoonlijke en menselijke aanpak. Dat willen we behouden in tijden van data en digitalisering. Daarom hebben we er intern bewust voor gekozen niet alles te automatiseren in de employer en candidate journey, al zouden we dat kunnen. Er zit heel wat data-analyse en digitale automatisatie onder de motorkap, maar bij elk belangrijk contactmoment maken we dat er een vertrouwenspersoon klaarstaat. Dat appreciëren onze medewerkers enorm.”

Externe digitale strategie

Jim Clijmans vindt de bedrijfscultuur, die hij persoonlijk, enthousiast, verbindend en menselijk noemt, een van de sterktes voor de kandidaten. “Dat communiceren we sterk naar de buitenwereld. We doen het met authentieke people stories in de vorm van video’s, foto’s en tekst. Met die minicampagnes trekken we de juiste mensen aan, die bij het DNA van onze organisatie passen. Bovendien worden onze verhalen enorm geboost en gedeeld door onze nu bijna zeshonderd consultants. Bij ons zul je niet snel paid advertising of remarketingcampagnes vinden. Dat past niet bij wie we zijn. We willen gewoon dat mensen ons beter leren kennen omdat ze dat zelf willen. Het helpt dan ook als je medewerkers enthousiast zijn. Ze worden ambassadeur van hun eigen businessunits en promoten zo ook onze consultancygroep. Het zijn stuk voor stuk gemeenschappen die elkaar voortdurend empoweren.”

Geen ticket- of chatbotaanpak

Wie te werk gaat als Jim Clijmans moet dus voorzichtig zijn met een ticket- of chatbotaanpak. “Onze mensen mogen nooit het gevoel krijgen dat ze een nummer zijn. Dat houdt ons niet tegen volop met data te werken en aan digitalisering te doen waar het kan. Maar altijd met het doel de medewerker een betere ervaring te geven.”

Blijft de vraag hoe er dan aan te beginnen? Tom Mentens pleit voor het uittekenen van een hr-strategie op lange termijn, waaruit een plan volgt om te digitaliseren. “We kunnen de vertaling naar een digitale strategie maken. Deze strategie kan bijvoorbeeld het streven naar meer efficiëntie zijn. We willen bij onze klanten zijn en niet onze tijd verliezen met ingewikkelde papieren processen. Efficiëntie kan tijdswinst betekenen maar ook meer ruimte voor belangrijke taken.”

Niet alleen een digitale hr, maar ook een digitale vloot, een digitale finance en een digitale adminstratie kunnen het gevolg zijn van de aanpak van Flexso for People. “Dat proces draagt bij tot meer engagement bij medewerkers. Zo ontstaat een digitalisatiegolf vanuit een hr-visie. Dat alles heeft impact op de experience. Vraag is wel wie bij deze evolutie de voortrekker moet zijn?”

Balans

Digitaliseren bij hr betekent niet alleen het automatiseren van de verlofaanvraag en het vinden van de juiste opleiding: “Ook het oplossen van problemen met de pc en de auto komen aan de beurt. We digitaliseren het geheel. Als we een businesscase maken, stappen we naar de ceo en cio om aan te tonen wat uit de digitalisatie gehaald kan worden. We kwantificeren, al is dat voor hr-zaken niet altijd gemakkelijk.” Uiteindelijk moet een balans gevonden worden tussen het digitale – bijvoorbeeld het werken met een chatbot – en het menselijke, bijvoorbeeld een goed gesprek. “We streven naar phygital, een combinatie van fysiek en digitaal. Als je daar uitkomt, krijg je een positief effect op de medewerkerservaring.”

Profielen

Moet de hr-afdeling in de toekomst investeren in hoogtechnologische profielen? David Van De Sype denkt het niet. “De bestaande instrumenten worden steeds gebruiksvriendelijker. Je hoeft de werking van een telefoon niet te begrijpen om er mee om te gaan. Dat geldt ook voor vele apps waarmee je werkt. Ik zie hetzelfde verschijnsel bij de technologie van hr-analyses, de digitalisering van hr-processen en de voorspellende analyses. Veel is gebruiksklaar en gebruiksvriendelijk en kun je zo implementeren in je organisatie. Je hoeft geen hr-techneuten te hebben om te digitaliseren.” Tom Mentens herkent dat beeld: “Als hr-professional moet je inzicht hebben in wat bestaat aan digitale praktijken, eerder dan IT-technische zaken. Dat zijn twee verschillende zaken. We helpen mensen bij het uitzetten van digitale roadmaps en leveren hr-oplossingen zonder dat iedereen alles snapt wat daarachter steekt.”

Buikgevoel

Hr wordt nog vaak gelijkgesteld aan buikgevoel. Dat weet ook Jim Clijmans. “Ik wierf al eens mensen aan op basis van mijn aanvoelen, als de juiste kandidaat ‘op papier’ niet meteen naar boven kwam.”

Tom Mentens: “Je kunt heel wat in je algoritmes inbouwen, waardoor bepaalde vacatures toch geselecteerd zullen worden. Maar het buikgevoel moet beter gestaafd worden aan de hand van data en analyses. Hr moet zichzelf daarin helpen. Tegenover een directie is het beter dat je gebruikmaakt van de middelen die helpen om het buikgevoel uit te schakelen en te vervangen door wetenschappelijk en met data aangetoonde beslissingen. Dat komt de geloofwaardigheid van hr alleen maar ten goede. Dan kun je de posities innemen die je hoort in te nemen aan de tafel waar beslist wordt.”

Tom Mentens, Jim Clijmans, Amedee Audooren Vlnr: Tom Mentens, Jim Clijmans, Amedee Audooren