Flexibel, inclusief en duurzaam werken bij de Europese Commissie

Dankzij AI kunnen we gericht zoeken naar een milieuspecialist, die rechten en economie studeerde, en Duits spreekt

De Europese Commissie positioneert zich meer dan ooit als aantrekkelijke werkgever. Een flexibele en groene werkplek, interne mobiliteit en het welzijn van de medewerkers zijn de speerpunten. Eenheid in diversiteit is het motto. Toch ziet Christian Roques, waarnemend directeur-generaal Human Resources en Veiligheid, nog enkele aandachtspunten, vooral op het vlak van leeftijd en nationaliteit.

Het directoraat-generaal Human Resources en Veiligheid is gehuisvest in The One in de Wetstraat. Het 103 meter hoge gebouw weerspiegelt de filosofie van de Europese Green Deal, het plan van de Europese Commissie om de Europese Unie tegen 2050 klimaatneutraal te maken. Het rationele energieverbruik komt tot uiting in de verschillende structurele en technische elementen van het gebouw, wat resulteert in kantoorruimtes die voldoen aan de passiefnorm.

Hoe laten jullie het groene karakter doorsijpelen in de hr-strategie?
Christian Roques: “De uitstoot van CO2 verminderen, is niet alleen een opdracht voor de grote industriële spelers, maar ook voor de publieke sector. We hebben geïnvesteerd in dit energie-efficiënte en groene gebouw en zijn tegelijk overgeschakeld naar dynamische, op samenwerking gebaseerde werkruimtes. Hierdoor is het aantal kantoren verminderd. We werken hier met 1.200 medewerkers, dankzij telewerk. Daarnaast organiseren we de werkgerelateerde reizen beter en groener – meer via het spoor - en hanteren een mix van virtuele, hybride en fysieke bijeenkomsten.”

Wat is de taak van het directoraat-generaal Human Resources en Veiligheid ?
Christian Roques: “Voor een instelling als de Europese Commissie is het ons doel om collega's te vinden die niet alleen competent zijn in hun vakgebied, maar ook gemotiveerd zijn door de Europese integratie. Je moet in staat zijn om te begrijpen welk effect ons beleid heeft op 450 miljoen burgers. Voor mij is dat de echte functie van ons directoraat-generaal. Dat is de charme, maar ook de moeilijkheid. Het rekruteringsproces duurt tussen twaalf en achttien maanden, maar als dat goed gebeurt, is 90 procent van het werk al gedaan. We werken samen met Epso, het Europees Bureau voor Personeelsselectie, dat jaarlijks zo’n 46.000 sollicitaties verwerkt voor zo’n 1.300 vacatures in de EU-instellingen. Het grote voordeel van werken met een onafhankelijk bureau is dat ze niet alleen kijken naar wat de afdeling nu nodig heeft, maar ook in de toekomst. Dat gebeurt te weinig als je alleen maar decentraal rekruteert.”

Flexibiliteit en mobiliteit

Welke prioriteiten heeft u als hr-manager?
Christian Roques: “Het zijn er veel, maar ik zal me beperken tot drie prioriteiten. Commissaris Johannes Hahn heeft gelukkig al veel veranderingen in het hr-beleid doorgevoerd die het ambtenarenapparaat moderniseren en een spiegel voorhouden van wat er gaande is in de maatschappij. De Europese Commissie streeft naar een flexibele, duurzame en inclusieve werkomgeving. Een eerste prioriteit is dan ook het verhogen van de flexibiliteit en de productiviteit. De pandemie was een externe trigger om die verandering in gang te zetten. In drie jaar tijd is onze manier van werken volledig gewijzigd. Vroeger hadden we alleen maar individuele kantoren, terwijl nu maar dertig procent van de medewerkers een eigen kantoor heeft. Ook de werktijden zijn flexibel. In theorie vragen we veertig uur per week te werken, waarvan zestien op kantoor. Maar we werken decentraal. Elk directoraat-generaal beslist over de optimale verdeling voor de teams. Veel hangt ook af van het soort werk. Het ligt voor de hand dat een vertegenwoordiger van de Commissie in de Raad of het Parlement er vaker moet zijn dan een ander.

Een tweede prioriteit is de mobiliteit, een van onze troeven die niet zo gekend is. We verbeteren de loopbaanperspectieven van ons personeel door interne en externe mobiliteit te bevorderen. De Europese Commissie beschikt over goed werkende roulatiesystemen, niet om medewerkers te dwingen iets anders te doen, maar om hen kansen te bieden. We vinden het normaal dat de medewerkers na een tijd ‘verhuizen’ naar een andere afdeling. Dat spreken we ook zo uit, anders zijn ze uit loyauteit bang om van job te veranderen. Om de vier jaar vragen we hen na te denken over hun loopbaanontwikkeling. Ik heb zelf al in vijf verschillende domeinen binnen de Europese Commissie gewerkt.”

Om mensen mobiel te maken, moet je hen ook opleiden. Hoe pakken jullie dat aan?
Christian Roques: “We hebben effectief ons trainingsbeleid gewijzigd. Er is vandaag meer aandacht voor loopbaanbegeleiding en coaching. Voorheen kozen de medewerkers uit een catalogus de opleiding die ze wilden volgen. Nu handelen we strategischer, ook omdat we minder middelen hebben. We bieden niet alleen een reeks opleidingen uit hun vakgebied, maar ook bijvoorbeeld interdisciplinaire communicatie- en onderhandelingsvaardigheden, die nuttig kunnen zijn voor andere jobs. Als een auditor zegt dat het zijn droom is om te werken in ontwikkelingsbeleid, dan zullen we hem toegang geven tot die opleidingen, zodat hij op een nuttige manier voor bepaalde functies kan solliciteren. Tegelijk moet hij laten zien dat deze investering zich op de lange termijn terugbetaalt.”

Neutrale robot

Een derde prioriteit is digitalisering. Hoe ver staan jullie daar al?
Christian Roques: “Ik vergelijk onze hr-strategie altijd met een legpuzzel. De drie belangrijkste stukken zijn de aantrekkelijkheid als werkgever, selectie en rekrutering en carrière. Die puzzelstukken passen in elkaar door gestroomlijnde en toegankelijke hr-processen te gebruiken die de procedures, waar mogelijk, vereenvoudigen en versnellen. Bij ieder proces kijken we of we geen menselijke middelen of tijd verspillen. We zetten ook artificiële intelligentie in. Zo maakten we een robot die de medische certificaten leest en ze onmiddellijk in de database plaatst. Dat kunnen we doen omdat een robot neutraal is en nooit naar het individu kijkt. Het heeft ons vier voltijdse equivalenten bespaard voor een investering van 60.000 euro. Op die manier kunnen de medewerkers zich meer bezighouden met de essentie, namelijk de collega’s. Belangrijk is wel dat die kunstmatige intelligentie verborgen is en de medewerkers verantwoordelijk blijven. Mensen mogen niet verkeerdelijk de indruk hebben dat een robot beslissingen neemt over hun leven.

IT en AI vermijden ook heel wat bureaucratie. Vroeger standaardiseerden we cv’s zodat een IT-systeem die kon lezen. Dankzij AI kunnen we bijvoorbeeld gericht zoeken naar een milieuspecialist, die rechten en economie studeerde en Duits spreekt. Die criteria zijn objectief. Het systeem zal elke cv doorzoeken tot het die informatie vindt. Er is een foutenmarge, maar er zijn nog altijd de collega’s die het kunnen controleren. In 98 procent van de gevallen werkt het. Het detecteert bovendien ook wanneer er fouten zijn gemaakt.”

Diversiteit bij de Europese Commissie

Het motto van de Europese Commissie is eenheid in verscheidenheid. Hoe ver staan jullie op het vlak van diversiteit?
Christian Roques: “Onze medewerkers bestaan uit expats die hun land, familie en comfortzone hebben verlaten. Ze zijn gewend aan verschil en houden er ook van. Op vlak van genderdiversiteit hebben we al mooie stappen gezet. Er is bijna gelijkheid tussen mannen en vrouwen op senior en middenmanagementniveau (52/48 procent). Op vlak van LGBTQI hebben we waarschijnlijk zelfs een oververtegenwoordiging in de Commissie. Vandaag vertegenwoordigen we nog niet de hele samenleving, maar dat is louter een vertraging.”

Wat zijn voor jullie nog aandachtspunten?
Christian Roques: “De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 52 jaar. Dat moet naar beneden. Met een actieplan proberen we jongeren aan te trekken. Samen met de autoriteiten van de lidstaten gaan we naar de universiteiten om informatie te geven over onze loopbaanmogelijkheden. We beschikken over een vrij grote pool van stagiares, meer dan 1.500 per jaar. De besten kunnen junior professional worden en roteren in drie DG’s. Als ze na twee jaar matchen, is er een selectie waardoor ze ambtenaar kunnen worden. Hierdoor slagen we erin om mensen van 25, 26 jaar aan te werven, wat de gemiddelde leeftijd verlaagt.

Het lukt ook niet altijd om medewerkers uit alle lidstaten te rekruteren. In landen met een economische crisis en een lager salarisniveau lukt dat beter. Inwoners uit Zweden, Finland en Denemarken, waar de markt zeer concurrentieel is, zijn bijvoorbeeld ondervertegenwoordigd. En dat kan soms grote gevolgen hebben. Enkele jaren geleden hebben we een verordening aangenomen die imitaties van tabaksproducten verbiedt. In Denemarken is er toevallig een dropsnoepje in de vorm van een pijp, iets wat kinderen al generaties lang eten. Toen we de tekst publiceerden, stond de pers in rep en roer. Er waren te weinig Denen in de Commissie die ons konden wijzen op de impact die de verordening zou hebben.

Ook de sociale en etnische achtergrond van de medewerkers – wit en hogere middenklasse – is een aandachtspunt. Integratie is een gerelateerd thema, waaraan we proberen tegemoet te komen via vrijwilligerswerk. Via platforms kunnen onze collega's hun vaardigheden ter beschikking stellen. In het begin vertelden de ngo’s me dat het vriendelijk was om muren te schilderen, maar dat ze veel meer baat hadden met advies van onze IT- en communicatiemedewerkers advocaten, accountants, enzovoort. We moedigen onze collega’s aan om dat te doen, zodat ze daadwerkelijk integreren in de maatschappij.”

Empathie en geduld

Wat zijn de eigenschappen van een goede hr-leider?
Christian Roques: “Geduld en vriendelijkheid. Je moet geduld hebben om naar de andere te luisteren. Als iemand klaagt, schuilt er meestal iets anders achter. Je moet altijd een stap voor zijn om zaken te veranderen. Wanneer je niet in beweging komt en geen blijvende veranderingen teweegbrengt, krijgen mensen de indruk dat er niets gebeurt en wordt alles snel bureaucratisch. Het is altijd vooruit kijken om te zien wat de volgende stap is. Een tweede eigenschap is vriendelijkheid. Door empathisch te zijn, bereik je veel. Ik steek altijd veel moeite en tijd in gesprekken met vakbonden, ik spreek vooraf met mensen, beschrijf wat we zullen doen en geef de gelegenheid tot discussie. Ik zeg niet dat ik zelf altijd vriendelijk of geduldig genoeg ben, maar het zijn in ieder geval eigenschappen die de voorkeur verdienen.”

Hoe verloopt het leven en werken in Brussel?
Christian Roques: “Ik ervaar Brussel als een gastvrije stad waar alle nationaliteiten welkom zijn. Het is ook relatief vredig. Ik ben afkomstig van Marseille waar het geweld meer zorgen baart. Brussel is een groene stad, met veel culturele activiteiten en een relatief goed werkend openbaar vervoersysteem. We helpen niet alleen onze medewerkers integreren in België, maar ook hun partner en kinderen door voor hen werk of een school te vinden. We voorzien ook in taalcursussen zodat ze Nederlands, Frans of Duits kunnen leren.”