Betrokkenheid medewerkers verhogen

De hybride werkplek is voor veel bedrijven het nieuwe normaal na de coronacrisis. Maar het vraagt aanpassingen van de medewerkers. Met de Engaged Digital Workplace streven Ordina en Herculean Alliance ernaar om de betrokkenheid tussen werkgevers en werkgevers te verhogen.

De medewerkers van IT-dienstverlener Ordina hadden niet zoveel tijd nodig om over te schakelen op thuiswerk. Het bedrijf richtte voor alle werknemers een digitale werkplek in zodat ze optimaal konden werken, de nodige tools voorhanden hadden en op een slimme manier konden samenwerken. Ordina deed dit eveneens voor hun klanten. “Die moderne, digitale aanpak vergde wel wat aanpassingen van de medewerkers. Hen begeleiden en de voordelen laten inzien, was een stap die je niet kon overslaan”, zegt An Paesen, hr-director Ordina.

Hybride werken

Na anderhalf jaar thuiswerk is de terugkeer naar het kantoor ingezet. Maar dat gaat niet zonder slag of stoot. Het hybride werken is met andere woorden niet meer weg te denken. “Medewerkers zijn niet meer bereid om elke dag de files te trotseren. Ze hebben veel tijd gehad om na te denken wat ze precies willen doen en hoe ze dat willen organiseren. Op afstand werken, is een blijver.”

Door de pandemie kwam de implementatie van een digitale werkplek bij heel wat bedrijven in een stroomversnelling terecht zodat de medewerkers konden samenwerken, zegt ook Inge Van Belle, employee engagement expert van Herculean Alliance. “Nu zijn we inderdaad in een nieuwe fase beland. Het hybride werken brengt heel wat uitdagingen met zich mee. In de praktijk is het allemaal niet zo simpel.”

“We beheren voor onze medewerkers en onze klanten de hele ketting, zowel de software als de hardware”, zegt Jo Geeraerts, Ordina Business Platforms Manager. “Om de werknemers thuis te laten werken, gebruiken we Microsoft-technologie zoals Teams en Office 365. Maar ook het kantoor moet zo ingericht zijn dat medewerkers elkaar niet storen bij het bellen. Het moet niet alleen werken voor het individu maar ook voor het hybride werken.”

Belangrijke valkuilen doen zich voor op het vlak van techniek, bijvoorbeeld wanneer medewerkers zich niet bewust zijn dat ze met geluiddempende koptelefoons moeten werken. Maar veel heeft ook te maken met kennis en kunde, bijvoorbeeld in het maken van afspraken. “Voor welke meetings vraag je om naar kantoor te komen?”, aldus Jo Geeraerts. “En hoe ga je daarmee om als medewerkers dat niet willen? Ook de technologie kun je perfect aanpassen. Vroeger planden medewerkers de ene meeting na de andere iwaardoor hun brein overbelast werd. Nu kun je de vergadering 50 minuten laten duren, zodat je hersenen tien minuten pauze hebben. Daar denken we ook over na.”

Engagement levendig houden

Na een lange periode van thuiswerk is het voor heel wat bedrijven niet gemakkelijk om het engagement, de betrokkenheid van de werknemers levendig te houden. “Mensen binden en geconnecteerd houden is een hot topic”, zegt An Paesen. “De band met de organisatie is onder druk komen staan.”

Inge Van Belle verwijst naar een onderzoek waaruit blijkt dat 87% van de medewerkers zich niet betrokken voelt met het bedrijf. “Door covid is dat alleen maar erger geworden. Dat heeft een negatieve impact op het werkgeluk, de klantentevredenheid en de productiviteit. Daarom zijn we een samenwerking aangegaan met Ordina om te focussen op die menselijke factor, meer bepaald de betrokkenheid van de medewerkers.”

Het fysiek samenbrengen van de medewerkers is hierin cruciaal. Het evenwicht zoeken wordt de grootste uitdaging. “Iedere medewerker gaat er anders mee om. Sommigen willen niets liever dan terug naar kantoor komen terwijl anderen het comfort van het thuiswerk willen behouden en bang zijn om op kantoor ziek te worden”, zegt Ann Paesen. “Hoe doen we dat maatwerk passen? Hoe organiseer je bijvoorbeeld vergaderingen? Sommige meetings doen we volledig online, andere hybride, weer andere vergaderingen vereisen aanwezigheid op kantoor. Nu moeten we daar bewust keuzes maken. We zoeken hoe we die verbinding en verdieping terug kunnen herstellen in het kader van een hybride context.”

Meten is weten

Om de betrokkenheid te verhogen, voert Ordina zesmaandelijks een meting uit via een vragenlijst. “We luisteren naar wat de medewerkers vertellen en gaan in op hun verzuchtingen om bijvoorbeeld de voordelen van de covid-ervaringen en van het vroegere werken te combineren. Per afdeling lanceren we initiatieven die daarbij passen. Die zijn heel uiteenlopend: fun events, trainingsinitiatieven of samen gaan eten. We moeten slim nadenken over wat we virtueel zullen doen en wat fysiek. Op dit moment is het cruciaal om te reconnecteren.”

“Het is mogelijk om alles te meten”, zegt Jo Geeraerts, Ordina business platforms manager, “Waar we vooral aandacht aan besteden, zijn de medewerkers die niet betrokken zijn. Technologie kan bij dat wellbeing-aspect helpen. Denk bijvoorbeeld aan Viva en Myanalytics die je bewustmaken wat je allemaal doet en je tips geven. Als je dit koppelt met het platform van Herculean Alliance, zie je de populatie in zijn totaliteit. Daar haal je de betrokkenheid uit.”

Volgens Inge Van Belle is het inderdaad belangrijk om niet alleen alles te meten, maar ook te delen. “Dat is soms confronterend, zeker wanneer je de resultaten niet alleen deelt met de hr-afdeling en de leidinggevenden, maar ook met het team. Medewerkers zien op die manier dat wat ze wel en niet doen een impact heeft op het team of op de organisatie. Hr vertrekt soms vanuit een bias. Wie het hardst roept, wordt vaak het meest gehoord. Met de beste bedoelingen van de wereld ga je dan misschien uit van verkeerde assumpties. Dankzij die tools krijg je een neutraler beeld en kun je gericht aan de slag gaan met acties. Wanneer de medewerkers het gevoel hebben dat naar hen geluisterd wordt en je er ook iets aan doet, zullen ze ook meer geëngageerd zijn.”