​Waar is onze flow gebleven?

We kennen het allemaal: honderden e-mails, talloze Teams- of Slackberichten en ad hoc meetings die elkaar aan de lopende band opvolgen. “We zijn tegenwoordig meer bezig met praten over het werk dan we effectief aan het werk zijn”, zegt Jonas De Kerf, assistent-professor aan de Open Universiteit in Heerlen. Te midden van deze digitale overvloed gaat er iets kostbaars verloren: flow.

Flow is een mentale toestand waarin je volledig opgaat in een taak of activiteit.

Jonas ontdekte aan het begin van zijn carrière dat hij tijdens het werk regelmatig een gevoel van flow ervaarde: “Volledig opgaan in een taak, met een sterk gevoel van controle en voldoening, geeft mij veel energie en betekenis”, vertelt hij. Terwijl hij onderzoek deed naar waarom thuiswerkers zich vaak beter kunnen concentreren dan op kantoor, kwam hij het begrip ‘flow’ tegen.

Kapstok van versnippering

Flow op het werk? Dat blijkt zeldzamer dan je denkt: veel medewerkers ervaren flow maar één of twee keer per dag, en dat vaak korter dan dertig minuten. Er zijn ook veel medewerkers die het slechts enkele keren per week of maand ervaren. Volgens Jonas heeft dat veel te maken met de technologie die de voorbije twintig jaar onze werkdag is binnengeslopen: “We zijn tegenwoordig altijd en overal bereikbaar. Wat vroeger uitzonderlijk was, is nu de norm: collega’s kunnen je op elk moment bereiken, voor eender wat”, zegt Jonas. Het gevolg? Onze dagen zijn versnipperd in eindeloze stukjes. Ping hier, mailtje daar, we zijn continu afgeleid.

Onze hersenen beschikken over een aandachtsspanne die essentieel is om te focussen en flow te creëren. Onze focus neemt af door interne en externe onderbrekingen en dat is volgens Jonas precies de reden waarom flow minder stabiel en van korte duur is. De gouden tip? Zorg ervoor dat je taken zonder onderbrekingen afwerkt. Zo kan je op een effectieve manier aan een taak werken.

Het is belangrijk dat we de verantwoordelijkheid niet aan de medewerker overdragen: “Vraag maar eens aan medewerkers om hun e-mails een hele dag uit te schakelen, terwijl van hen verwacht wordt 24/7 bereikbaar te zijn”, zegt Jonas. Organisaties moeten dus mee hun schouders zetten onder een slimmere werkcultuur, waarin efficiëntere communicatie centraal staat.

De sleutel tot flow

Wat bepaalt of je in die heerlijke flow belandt? Volgens Jonas draait het om vier dingen: je taken, het tempo, de tijd en de locatie waarin je werkt. Die mix bepaalt hoe makkelijk je kunt opgaan in je werk. Maar het begint altijd bij de taak zelf: “Het moet iets zijn dat je aanzet en waarvoor je gemotiveerd bent om het uit te voeren. Als dit niet gebeurt, kan er geen flow ontstaan. Je kan een taak hebben die heel triggerend is, maar als je die in twintig stappen moet uitvoeren omdat je continu onderbroken wordt, dan zit je ook niet in de flow”, vertelt Jonas.

Flow is geen must om goed te presteren, maar het is wel een voorwaarde om het gevoel te hebben dat je voldoening ervaart en dat je veel aan het doen bent: “Het is niet noodzakelijk dat je in flow het beste presteert, maar het voelt wel heel fijn op dat moment.”

Technologieën zoals AI als oplossing

Versnippering tegengaan is geen utopie: organisaties kunnen vandaag al concrete stappen zetten om ervoor te zorgen dat contextuele factoren niet langer bijdragen aan versnipperde werkdagen. Er is nood aan minder ruis en meer tijd om door te werken zonder meetings of e-mails. Organisaties moeten de handen in elkaar slaan en goed nadenken over hoe ze hun informatie- en communicatieflows organiseren. Hierbij is technologie een handig hulpmiddel.

Dat vraagt een mentaliteitswijziging: “We moeten durven switchen”, zegt Jonas. “Maar ik ben er 100% van overtuigd dat dit op lange termijn veel gezonder is voor zowel medewerkers als organisaties.” Denk aan alternatieven voor eindeloze e-mails of overvolle Teams- of Slackchats.

Volgens Jonas zijn er twee manieren om AI effectief op de werkvloer in te zetten. Ten eerste kan AI worden gebruikt om administratieve en bureaucratische taken te verminderen, bijvoorbeeld door je mailbox te automatiseren. Ten tweede kan AI medewerkers helpen hun kerntaken efficiënter uit te voeren, bijvoorbeeld door creatieve ideeën te pitchen, slides te maken, input te geven op consultancy rapporten en data rapporteren en interpreteren. En dit zijn nog maar enkele van de vele mogelijkheden.

Flow vinden op het werk is tegenwoordig niet vanzelfsprekend: met alle meldingen, mails en meetings lijkt het soms eerder een gelukstreffer. Maar uit Jonas’ onderzoek blijkt: met de juiste omgeving kun je die flow wel bewust creëren. Zowel jij als je organisatie hebben daarin een rol te spelen, van gerichte focustijd tot slimme technologische hulpjes zoals AI. Flow is misschien geen absolute must om goed te presteren, maar het is wel de sleutel tot werk dat energie geeft en voldoening oplevert.