​“We staan met hr aan de vooravond van enorm veel mogelijkheden”

Feedback geven en krijgen, het staat vandaag bij veel bedrijven op de agenda. Zo ook bij Belgisch consultancybedrijf BDO Belgium. Door hun samenwerking met hr-consultancy Wenite, slaagt het bedrijf erin om maar liefst 250.000 datapunten per jaar te verzamelen over verschillende hr-thema’s, waaronder: wellbeing, strategie, inclusie, leiderschap en cultuur. Door dagelijks data te verzamelen wil BDO Belgium gerichte oplossingen op maat aanbieden aan hun medewerkers.

Continuous listening

“Met het platform van Wenite passen we de continuous listening strategie toe”, begint Elke Verstraeten, Employee Experience & Change manager bij BDO Belgium. “Deze strategie laat ons toe om voortdurend data van onze medewerkers te verzamelen over een ruim aantal onderwerpen. Samen met leidinggevenden kijken we naar die data en gaan we aan de slag met de resultaten van de bevragingen.”

Ondertussen werkt BDO Belgium al drie jaar samen met Wenite om deze feedbackstrategie toe te passen, maar volgens Elke zet het bedrijf die feedbackcultuur ook verder in andere velden: “Alleen het platform is voor ons niet genoeg. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat wat ze graag willen delen, ze ook kunnen delen. Op die manier creëer je een wisselwerking tussen feedback en oplossingen op maat. Het gaat daarbij niet louter over het verzamelen van data. Het gaat over het strategisch doel: het bevorderen van groei voor je medewerkers, bedrijf en klanten.”

Naast het platform zet BDO Belgium deze trend verder in onder meer het onboardingproces, face-to-face gesprekken met people managers of coaches en via HR Business Partners. “Een medewerker die iets kwijt wil over een manager, zou niet moeten wachten tot dit onderwerp op het platform verschijnt. We willen een cultuur creëren waarin mensen altijd ergens terecht kunnen.”

De oplossing voor survey fatigue

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers die resem aan bevragingen niet beu worden? “We implementeren verschillende manieren om survey fatigue tegen te gaan”, klinkt het. “Ten eerste gebruiken we gamification in onze bevragingen. Medewerkers krijgen punten per vraag die ze beantwoorden. Wanneer het algoritme opmerkt dat bepaalde medewerkers vaak terugkeren om surveys in te vullen, beloont het systeem hen met extra punten.”

Medewerkers van BDO Belgium kunnen deze punten sparen en inruilen voor een beloning in de vorm van een welzijnsoplossing. Denk bijvoorbeeld aan korting op een wielertruitje of een Moonbird-reductie, een compacte slaap- en ademcoach. Toch is niet iedereen even overtuigd van het concept om beloningen te gebruiken als motivator. Maar op die kritiek weet Elke een antwoord: “Naar mijn mening is het een utopie om te geloven in een volledige intrinsieke motivatie. We hebben werknemers die hun punten nooit inruilen, en zij die dat geregeld doen. Beide moeten kunnen.”

Daarnaast geven werknemers zoveel feedback als ze zelf willen. “Onze medewerkers kunnen zelf beslissen hoeveel feedback ze geven. Sommigen vullen het iedere dag in, anderen één keer per maand. Dat verlaagt de survey fatigue ook enorm.”

Privacy en bias

Hoe gaat een bedrijf dat 250.000 datapunten per jaar verzamelt om met privacy en bias? “Doordat we werken met een derde partij begrijpen medewerkers beter dat de surveys echt anoniem zijn”, vertelt Wim Galbusera, HR Director bij BDO Belgium. “Leidinggevenden delen de resultaten tijdens team meetings en gaan onmiddellijk in gesprek hierover. Dat zorgt voor een groter vertrouwen tussen onze werknemers en leidinggevenden.”

“Bias neutraliseren we op verschillende manieren”, vult Elke aan. “Doordat de vragen eenvoudig te beantwoorden zijn en onze medewerkers deze continu kunnen invullen, sluiten we uit dat ze zomaar wat aanklikken bij het invullen van de survey. Daarnaast gebruiken we wetenschappelijk onderbouwde vragen en draaien we de vragen soms ook om, waardoor onze medewerkers bij bepaalde vragen een slecht antwoord moeten geven. Het algoritme zorgt er bovendien voor dat de antwoorden van medewerkers die vaak deelnemen niet het overwicht krijgen in de resultaten. Tot slot gaan we altijd in gesprek met onze werknemers om te ontdekken wat er juist achter die feedback zit. Op deze manier bekijken we de situatie niet enkel door onze bril, maar door die van onze medewerkers.”

Van data naar gerichte oplossingen

Wat doet BDO Belgium met al die data? Wim licht het toe: “Met de data kunnen we tendensen opvolgen en gericht inspelen op uitdagingen binnen de trends. Hierdoor kunnen we verschillende acties uitproberen en op basis van de resultaten bijsturen.”

Elke vult aan met een mooi voorbeeld: “Uit de data leidden we af dat de cohesie van een team binnen het bedrijf daalde. Eerst zijn we met dit team in gesprek gegaan. Al snel werd duidelijk dat er te weinig aandacht was voor het vieren van successen en dat er geen duidelijke afspraken waren over de aanwezigheid op kantoor. Hierna hebben we verschillende acties op poten gezet om die twee factoren binnen dit team te verbeteren. Na enkele maanden zagen we het positieve effect ervan terug vertaald in onze data.”

AI als grote troef

De volgende stap is volgens Wim duidelijk: “We doen al enorm veel met onze data, maar dit willen we in de toekomst blijven uitbreiden zodat we ons beleid verder kunnen afstemmen. Vandaag is het uitdagend om de Continuous Listening data te combineren met andere zaken, zoals bijvoorbeeld strategische talent reviews, gebruik van telewerk of performance indicatoren. Deze verbanden willen we in de toekomst verder onder de loep nemen.

Tot slot zien Wim en Elke in dit traject een duidelijke functie weggelegd voor AI. “We staan in de startblokken om hier iets moois van te maken en verdere stappen te zetten. AI kan enorm hard helpen om de data die we verzamelen te analyseren. Dergelijke AI-gestuurde programma’s zijn volop in de maak. Het is nu gewoon een kwestie van tijd voordat we die kunnen inzetten om verbeteringen aan te brengen op maat van onze medewerkers”, besluiten ze.