Eén vinkje kan miljoenen kosten: de fiscus controleert steeds strenger op ploegen- en nachtarbeid

Voor duizenden Belgische werkgevers vormt de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegen- en nachtarbeid een belangrijke manier om de loonkosten te verlagen. Fiabilis schat dat vandaag ongeveer 150.000 ondernemingen gebruikmaken van de verschillende vrijstellingsregelingen op de bedrijfsvoorheffing. Samen vertegenwoordigden die in 2024 zo'n 4,1 miljard euro aan fiscale steun. Daardoor neemt ook de aandacht van de fiscus sterk toe. "De vraag is vandaag niet alleen of je recht hebt op de vrijstelling, maar vooral of je dat ook kunt aantonen", zegt Eugénie Nijhuis, COO van Fiabilis Belgium.

Van reddingsboei voor Ford Genk naar miljardenmaatregel

De vrijstelling werd in 2003 ingevoerd om de concurrentiepositie van Belgische bedrijven te versterken. De aanleiding was de moeilijke situatie bij Ford Genk. De overheid wilde ondernemingen die met ploegen- en nachtarbeid werken een deel van hun hogere loonkosten compenseren.

Het principe is eenvoudig. Werkgevers houden bedrijfsvoorheffing in op het loon van hun werknemers. Normaal wordt die doorgestort naar de fiscus. Ondernemingen die aan de voorwaarden voldoen, mogen een deel daarvan behouden. Het nettoloon van de werknemer verandert daardoor niet, terwijl de loonkost voor de werkgever daalt.

De regeling startte in 2003 met een vrijstelling van amper 1%. Intussen bedraagt die maximaal 22,8% van de belastbare bezoldigingen, of zelfs 25% voor ondernemingen met volcontinu arbeid. Opvallend is dat de overheid geen voorwaarden oplegt aan de besteding van het fiscale voordeel. Ondernemingen beslissen zelf of ze het investeren in machines, opleidingen, extra personeel of andere strategische projecten.

Waarom de fiscus vandaag veel strenger controleert

"De vrijstellingen kostten de federale overheid in 2024 samen 4,1 miljard euro, een substantieel bedrag in de huidige budgettaire context van België. Nadat het Rekenhof in 2019 had gewezen op onvoldoende controles, werden tijdens de coronaperiode extra inspecteurs aangeworven en opgeleid."

Uit een parlementaire vraag aan de minister van Financiën (april 2025) blijkt dat ongeveer 70% van de fiscale controles tot een correctie leidt: 76% bij grote bedrijven en 67% bij kmo's. De fiscus kan daarbij drie jaar teruggaan, of zelfs zeven jaar wanneer sprake is van vermoedelijke fraude. "Veel ondernemingen denken nog altijd dat een controle hen waarschijnlijk niet zal treffen. Die tijd is voorbij."

De aanvraag is eenvoudig, de onderbouwing veel minder

Opvallend genoeg is de vrijstelling zelf bijzonder eenvoudig toe te passen. Via het sociaal secretariaat volstaat meestal één administratieve aanduiding om de regeling te activeren. Daar schuilt meteen een groot misverstand. "De meeste bedrijven gaan ervan uit dat hun sociaal secretariaat alles controleert. Dat klopt niet", aldus Eugénie.

Een sociaal secretariaat kan de vrijstelling technisch toepassen en bepaalde berekeningen uitvoeren. De concrete arbeidsorganisatie controleren behoort echter niet tot die opdracht.

Ondernemingen moeten zelf kunnen aantonen welke werknemers in welke ploeg werkten, dat opeenvolgende ploegen hetzelfde of aansluitend werk uitvoerden, dat de juiste ploeg- of nachtpremies werden betaald en dat werknemers voldoende uren binnen het systeem presteerden. "Bij een controle kijkt de fiscus niet naar de intentie van een onderneming. Hij kijkt naar de bewijsstukken."

De praktijk wordt steeds complexer

De regelgeving evolueerde de voorbije jaren verder. Sinds 2024 geldt voor ploegenarbeid een nieuwe zogenaamde bisvariant. De vroegere regeling ging uit van opeenvolgende ploegen die exact even groot waren. Dat sloot aan bij de stabiele ploegensystemen van twintig jaar geleden, maar veel minder bij de realiteit vandaag. Daarom wordt nu gewerkt met een afwijkingscoëfficiënt waarbij dagelijks wordt berekend hoeveel werknemers effectief in elke ploeg aanwezig zijn.

De nieuwe aanpak zorgt voor meer rechtszekerheid. Tegelijk vraagt ze een veel nauwkeurigere berekening en een sterkere administratieve onderbouwing. "Voor ondernemingen betekent dat veel meer aandacht voor de kwaliteit van hun data."

Hr, payroll en operations moeten dezelfde taal spreken

De grootste uitdaging ligt vandaag zelden bij de fiscaliteit zelf. Ze zit in de data. Bij veel ondernemingen bevinden uurregistraties, personeelsplanning, payrollgegevens en premiebetalingen zich in verschillende systemen. Tijdens een controle moeten al die puzzelstukken perfect op elkaar aansluiten. "Je moet een sluitende link kunnen leggen tussen de werkelijk gepresteerde uren, de payrollgegevens, de toegekende premies en alle bewijsstukken."

Vooral grotere organisaties botsen daarbij op historische IT-systemen die nooit ontworpen werden met fiscale controles in het achterhoofd. Fiabilis begeleidt bedrijven daarom niet alleen bij payrollaudits. De organisatie analyseert ook data, helpt processen op elkaar af te stemmen en ondersteunt ondernemingen bij de fiscale documentatie.

Een controle van vijf miljoen

Hoe groot de impact kan zijn, illustreert Eugénie met een dossier van een technologiebedrijf uit Antwerpen. De onderneming maakte jarenlang gebruik van de vrijstelling en kreeg uiteindelijk een fiscale controle. Binnen één maand moesten alle bewijsstukken worden voorgelegd. Dat bleek onmogelijk. De fiscus besliste dat ongeveer vijf miljoen euro aan toegepaste vrijstellingen moest worden terugbetaald. Fiabilis werd daarna alsnog ingeschakeld. "Door de volledige documentatie opnieuw op te bouwen konden we uiteindelijk 4,7 miljoen euro recupereren."

De analyse bracht bovendien nog een extra opportuniteit aan het licht. Een bijkomende afdeling bleek eveneens in aanmerking te komen voor de vrijstelling, waardoor het totale fiscale voordeel opnieuw boven vijf miljoen euro uitkwam. "Zo'n audit draait even goed om het identificeren van kansen als om het beperken van risico's."

Voorbereiden voor de controle komt

"Controles zullen alleen maar toenemen. Daarom wachten bedrijven beter niet tot de fiscus aanbelt." Bedrijven die hun operationele werking, hr-data en fiscale documentatie goed op elkaar afstemmen, staan veel sterker wanneer een controle plaatsvindt.