Drie uur per week nutteloos vergaderen

Werknemers zeggen gemiddeld drie uur per week deel te nemen aan nutteloze meetings. Vooral hybride vergaderen gaat niet goed: een op de vijf werknemers kan tijdens hybride vergaderingen niet goed volgen en ruim de helft van de bedrijven beschikt niet over alle nodige hybride vergadertechnologie.

Er is dus ruimte voor meer vergaderhygiëne in het tijdperk van hybride werken, zo concludeert hr-dienstverlener Tempo-Team in samenwerking met prof. dr. Anja Van den Broeck, arbeidsmotivatie-expert aan de KU Leuven.

Hybride vergaderen ingeburgerd

Ruim een op de vier werknemers (28%) neemt deel aan zowel fysieke als digitale vergaderingen en een  op de vijf (23%) vergadert het liefst online van thuis uit. Hybride vergaderen groeide dus op korte tijd uit tot een courante praktijk.

Maar dat gaat niet altijd goed. Zo zijn 56% van de bedrijven of organisaties niet voldoende technisch uitgerust om hybride vergaderingen efficiënt te laten verlopen.

Bovendien blijken heel wat vergaderingen puur tijdverlies. Wie zich tijdens zo een vergadering nutteloos voelt en online deelneemt, haakt vaak af om

• e-mails te beantwoorden (32%);
• aan andere taken te werken (30%);
• aan hun administratie te werken (20%) en
• afleiding te zoeken op sociale media (11%).

Meer vergaderhygiëne

​Werkgevers zijn zich bewust van het productiviteitsverlies door nutteloze vergaderingen:

• 40% tracht het aantal vergaderingen zoveel mogelijk in te perken;
• 39% organiseert ze beter en laat werknemers alleen maar aanwezig zijn tijdens het onderdeel van de vergadering dat relevant is voor hen;
• 21% beperkt bewust het aantal deelnemers aan een vergadering;
• 16% gebruikt vergadertijd niet om mensen te informeren, maar alleen maar voor het bespreken van de agendapunten.

Vergaderingen voorbereiden

Vergaderen kan dus efficiënter. Tempo-Team adviseert om goed na te denken over

• een duidelijke agenda,
• de juiste deelnemers,
• duidelijke afspraken achteraf,
• de vorm: hybride vergaderingen besparen verplaatsingen, maar soms is fysiek samenkomen beter, bijvoorbeeld om een vertrouwensrelatie op te bouwen of als een hoge betrokkenheid vereist is.