Overschakelen naar de cloud en gegevens opbouwen is één ding. Ze ten dienste stellen van elke werknemer en manager is heel wat anders. Q8 deed beide, op wereldwijde schaal. Als gevolg daarvan werd hr een drijvende kracht achter strategische verandering.
Innovatie leidt tot meer innovatie. In 2018 lanceerde Q8 een nieuwe wereldwijde strategie, waarbij de focus wordt verlegd naar duurzame mobiliteit. Die koerswijziging omvat gedigitaliseerde diensten op maat van de klant, en is erop gericht de energietransitie te omarmen en versterken.
Om de diversificatie van het bedrijf te ondersteunen, moest het hele hr-kader van Q8 een vergelijkbare sprong naar de toekomst maken. “Het was tijd om ons interne hr-mainframe ten grave te dragen”, zo vertelt Olaf van Beyma, HR Director voor Noordwest-Europa bij Q8. Maar wat moest daarvoor in de plaats komen?
Olaf: “We waren ervan overtuigd dat als we onze klanten diensten op maat wilden aanbieden, we de lat even hoog moesten leggen voor onze eigen werknemers. We wilden iets dat een superieure ervaring voor hen zou creëren. En als wereldwijd opererend bedrijf hadden we ook een behoorlijk lange verlanglijst.”
Een belangrijke bekommernis was de bescherming van persoonsgegevens, zeker bij de overstap van een intern systeem naar de cloud. “Beveiliging was essentieel, evenals een onberispelijke uptime. Ook de kostprijs per werknemer en, zoals gezegd, de UX waren erg belangrijk voor ons. Als je dat allemaal bij elkaar optelt, zijn er niet veel systemen die de test doorstaan. Uiteindelijk gingen we in zee met Workday. Zij scoorden het best op alle parameters. En ze vielen op met een overtuigend best practices-model”, aldus Olaf.
“We kunnen bogen op een actieve klantencommunity”, vult Dorien Roes, Country Manager Belux bij Workday, aan. “Zij delen ervaringen en best practices. Ze nemen ook deel aan productontwikkeling. Zo kan een klant een vereiste ter stemming voorleggen en bij voldoende stemmen pakken onze ontwikkelaars die op. Op die manier drijft onze community onze software om steeds beter, steeds relevanter te worden.”
Olaf: “Het is geruststellend om een systeem te hebben dat altijd up-to-date is. En we hebben zorgvuldig gekeken naar de leden van de Workday-community. Veel blue chip-namen, verspreid over tal van sectoren. Velen van hen zullen net als wij transities moeten doormaken. Dat is belangrijk, want als leidraad voor onze nieuwe strategie heeft Q8 het experiment in onze bedrijfscultuur omarmd. Je kunt je weg naar de toekomst niet van a tot z plannen. Je moet ervoor gaan, beslissingen nemen, maar je ook kunnen aanpassen als de omstandigheden daarom vragen. Dat past goed bij het open-end-kenmerk van Workday en bij de gemeenschap die een veranderende wereldeconomie belichaamt.”
De overstap naar een toekomstgericht systeem zet een hele keten van gebeurtenissen in gang. Hr-processen moesten worden herzien. De manier waarop Q8 naar talent, vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling kijkt, werd opnieuw bekeken.
“Bekijk het niet als een technische oplossing die je koopt en installeert. We zochten echt naar een verlengstuk van onze strategie, een katalysator die dingen in beweging zet”, vertelt Olaf. “Een mooi voorbeeld is dat we merken dat managers de software al dagelijks gebruiken. Ze hebben relevante inzichten over hun teams binnen handbereik. Gegevens worden ontsloten en gebruikt om de business te versterken. Tegelijkertijd komt er meer aandacht voor de persoonlijke ervaring en het traject van onze mensen, precies wat we wilden. Die gegevens horen niet thuis bij hr, ze horen daar waar ze waarde kunnen creëren en menselijke groei mogelijk kunnen maken. Het gaat om die verschuiving in eigenaarschap.”
Nu de gegevens het zware werk doen, komt er voor Olaf en zijn collega’s bij hr veel meer tijd vrij voor deep work. Zo wordt het bespreken van interne rotaties, talentmanagement en prestatiecycli veel minder een kwestie van rapporten opstellen – die zijn er al – maar veel meer van advies met toegevoegde waarde aan zakelijke partners. Olaf: “Je kunt je op de uitdagingen storten die er echt toe doen.”
Terwijl het hr-cloudsysteem Workday aan kracht wint met elke nieuwe geïmplementeerde module, nemen ook de verwachtingen toe. “Als je de kracht van de tool ziet, wil je er steeds meer mee doen”, zegt Olaf. “Zo zou ik de strategische personeelsplanning van Q8 aan de talentmodule en de financiële module willen koppelen. Op die manier kunnen we ontwikkeling actief stimuleren door de behoeften van het bedrijf en de behoeften van de werknemer met elkaar te verbinden. Daarnaast zou je personeelsplanning met financiën kunnen koppelen om de personeelskosten vooruit te plannen en te voorspellen. Het platform heeft een enorm potentieel om ons te helpen bij deze uitdagingen.”
Een ander denkspoor voor toekomstige ontwikkeling betreft de betrokkenheid van werknemers. “Binnen dit kader moet het mogelijk zijn om nog meer te doen om de band met onze medewerkers aan te halen, bijvoorbeeld met de Peakon-tool die we onderzoeken. Hoe voelt iemand zich vandaag? Wat zijn zijn/haar ambities binnen het bedrijf? Wanneer is het juiste moment om van functie te veranderen? Hoe wil hij/zij dat de bedrijfscultuur verandert? Dat zijn de dingen die ertoe doen. En technologie kan ons helpen onze mensen beter te begrijpen. Zij blijven immers de grootste troef die een bedrijf kan hebben, zeker in een door technologie gedreven omgeving”, besluit Olaf.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
