Privacyverklaring

Talent Acquisition 5.0: de symbiose tussen mens en machine

11 augustus 2021
Tekst
Peter Ooms

KBC implementeert een nieuw aanwervingsplatform waarbij apps op basis van artificiële intelligentie heel wat taken overnemen. Tegelijk zullen de recruiters altijd de uiteindelijke beslissing blijven nemen. Zo ontstaat een symbiose tussen mens en machine.

“Wij beschouwen de inzet van artificiële intelligentie in het aanwervingsproces als een manier om de flow te automatiseren. De inzet van de technologie kan de efficiëntie aanzienlijk verhogen, maar we kennen ook de beperkingen. We gaan ervanuit dat de medewerkers altijd de uiteindelijke beslissingen nemen en dat ook de menselijke intuïtie cruciaal is voor de correcte inschatting van het potentieel van kandidaat-medewerkers. Door de technologie in symbiose met de medewerkers in te zetten realiseren we Talent Acquisition 5.0,” zegt Frank Stumpe, senior project officer bij KBC.

Suite van applicaties

KBC beslist rond deze tijd welke leveranciers de verschillende onderdelen van een suite aan applicaties zullen leveren. Het gaan dan onder andere om de automatische analyse van cv’s, digitale assessments op het vlak van persoonlijkheidskenmerken en motivatie, de analyse van video-interviews, het beheer van de opvolging van een sollicitatie en de integratie van alle processen en de bijbehorende data. “Na die beslissing zullen we meteen beginnen aan het bouwen van het systeem. Na de zomer moeten dan de eerste toepassingen al draaien. Tegen eind oktober moet het geheel up and running zijn.”

De bank-verzekeraar gaat er nu van uit dat het hele aanwervingsproces daarmee efficiënter kan verlopen. KBC denkt dat de investering in de nieuwe technologie op een korte periode kan terugverdiend worden. “We weten dat de individuele leveranciers cijfers publiceren die hoger liggen dan onze eigen inschatting, maar daarbij houden ze alleen rekening met dat deel van het proces waar zij de oplossing voor bieden. Dan kan je verbeteringen tot 40 procent realiseren. Wij kijken echter naar de activiteiten van het begin tot het einde. Daarbij voorzien we hoe dan ook dat de recruiters er nauw bij betrokken blijven,” zegt Frank Stumpe.

Een stuk van de voorziene verbetering zit in het verkorten van de doorlooptijd en dat in de verschillende fases van het proces. Als een programma de nieuwe kandidatuur meteen analyseert en sorteert naar prioriteit, kan de betrokken recruiter snel bijkomende acties opzetten door bijvoorbeeld ontbrekende informatie op te vragen. Kandidaten op een shortlist kunnen veel vroeger een gedeeltelijk assessment doorlopen, bijvoorbeeld de persoonlijkheidstest. De toepassing van een kort digitaal video-interview geeft de recruiter nog eens een pak extra informatie. Die geautomatiseerde processen maken tijd vrij zodat de medewerkers hun energie kunnen besteden aan de beste profielen.

Toch zullen de medewerkers een oogje in het zeil houden bij elke fase. “Maar in plaats van bijvoorbeeld een heel cv te lezen, zullen ze zich focussen op de analyse en alleen bijkomend controleren wanneer het nodig is. De recruiters nemen ook de uiteindelijke beslissing: KBC zal nooit de computer een kandidaat laten afwijzen,” zegt Frank Stumpe.

Het object is een mens

Dat is een belangrijk verschil met andere toepassingen die de bank-verzekeraar nu al inzet. Zo kunnen cliënten een schade bij een aanrijding melden via een app op de smartphone. De beslissing om te schade te vergoeden verloopt automatisch. Ook de toekenning van een hypotheeklening kan op die manier verlopen op basis van een beperkte set van gegevens.

“Maar het object van die beslissing is een huis of een auto. In het proces van talent acquisition is het onderwerp een mens. Dat vinden we een fundamenteel verschil. De kwaliteit van de analyses door een AI-toepassing is nu nog niet goed genoeg om daarop een finaal oordeel te baseren,” zegt Frank Stumpe.

Hij wijst er ook op dat bij het opzetten van de toepassing de meeste aandacht gaat naar de communicatie van de resultaten naar de kandidaten en specifiek ook naar de kandidaten die niet zijn weerhouden. Ze kunnen ook hun informatie nog bijsturen of bijvoorbeeld een nieuwe poging doen voor het video-interview.

Kandidatuur bevestigen en publiceren

De eerste stap van het proces is de beslissing om een kandidaat te zoeken buiten de bank en het opstellen van een tekst voor de jobadvertentie. “Hier willen we al meteen bijzonder nauwkeurig formuleren zodat er nooit sprake kan zijn van enige bewuste of onbewuste vooringenomenheid (bias). Daarnaast willen we dat de advertentie van bij de start rekening houdt met de beslissingscriteria die we achteraf zullen hanteren.”

  • Analyse van cv’s: “We willen dat deze toepassing de beste overeenkomsten tussen vacature en cv kan vinden. Automatische parsers kunnen al heel goed de verschillende belangrijke termen herkennen en interpreteren. We werken ook met de ESCO-cataloog van competenties en vaardigheden die de Europese Commissie heeft opgesteld. De tools zijn in staat om die correct te herkennen, ook als ze niet expliciet zijn verwoord. Het ligt moeilijker om ook de verzwegen details op te pikken. Zo kan iemand wel jaren rechten hebben gestudeerd, maar nooit het diploma behaald. Dat haalt een recruiter er wel uit.”
  • Video-interview: “Bij de video-interviews gebruiken we niet het beeld, maar alleen het geluid. Weer gaat de toepassing op zoek naar de sleutelwoorden die het verwacht in een antwoord. Als bepaalde kernbegrippen niet vallen is dat een duidelijk teken. Maar ook de manier waarop de kandidaat iets zegt, kan belangrijk zijn. Het is ook een prima test voor de mondelinge talenkennis.”
  • Assessment: KBC wil een belangrijk deel van de klassieke assessments voortaan digitaal afwerken en dat nog voor een eerste gesprek tussen kandidaat en recruiter. “Dat proces besteden we nu vaak uit aan externe assessmentkantoren die het hele pakket voor hun rekening nemen.”

Hij wijst erop dat recruiters doorheen de verschillende stappen intussen informatie kunnen verzamelen over de belangrijke competenties via verschillende kanalen. “We houden die gegevens gescheiden, maar leggen ze wel naast elkaar. Als daar verschillen opduiken, weten de recruiters meteen wat ze straks moeten vragen.”

Ook hier weer is de computer niet het nec plus ultra. “We weten uit ervaring dat sommige zeer goede medewerkers toch niet goed presteren tijdens een formele test. Faalangst of stress zijn dan gewoonlijk de oorzaak.”