​Vakantie zonder limiet? Vertrouwen en verantwoordelijkheid zijn cruciaal

Onbeperkte betaalde vakantie klinkt ideaal maar is in België nog uniek. Hoewel uitdagingen bestaan, laten bedrijven als o2o en Besox zien dat het haalbaar is met goede communicatie en vertrouwen. Het koesteren van welzijn, verminderen van administratie en het bieden van autonomie verhogen de motivatie en creativiteit. Echter, succes vereist duidelijke afspraken en constante evaluatie. Te weinig vakantie nemen kan een valkuil zijn, dus monitoring blijft cruciaal.

Zelf bepalen hoeveel vakantiedagen je neemt: het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Toch duikt het idee van onbeperkt betaalde vakantie steeds vaker op in discussies over werkbaar werk en employer branding. In België blijft het voorlopig de uitzondering. “Het zit niet in onze manier van werken ingebed”, zegt Anneleen Verstraeten, juridisch adviseur KMO bij SD Worx. Toch tonen o2o en Besox dat het kan, mits een duidelijke visie, vertrouwen en goede communicatie.

De meeste Belgische werknemers hebben recht op vier weken wettelijke vakantie, tien feestdagen en eventueel extra vakantiedagen. “Werkgevers stemmen daar hun personeelsplanning op af”, zegt Anneleen Verstraeten (SD Worx). “Het idee van onbeperkt verlof is niet bij ons ingeburgerd, noch bij werkgevers, noch bij werknemers.”

Vooral vooroordelen en onzekerheid houden bedrijven tegen. “Werkgevers vrezen het overzicht te verliezen: wie werkt wanneer, hoe raakt het werk gedaan en op wie kunnen we rekenen? Ook werknemers twijfelen. Hoeveel vakantie mag ik echt nemen? Wat als ik weinig extra vakantie wil, terwijl een collega elke maand een week weg is?”

Welzijn als uitgangspunt

Toch kan onbeperkt betaalde vakantie veel opleveren, zeker wanneer het vertrekt vanuit zorg voor het welzijn van medewerkers. “Je geeft mensen de kans om op adem te komen wanneer dat nodig is”, zegt Anneleen. “Dat leidt tot meer tevredenheid, betrokkenheid en loyaliteit. Organisaties plukken daar de vruchten van: productievere, creatievere en innovatievere medewerkers die minder vaak verzuimen. Het versterkt ook je employer brand.”

Bij o2o Bicycle Leasing ontstond het idee in 2020. De aanleiding kwam er toen een van de drie partners een MBA volgde aan Vlerick en een paper schreef over innovatieve vakantieregelingen. “We waren een jonge, ondernemende organisatie met zo’n twintig medewerkers en wilden hen verantwoordelijkheid geven over hun tijd”, vertelt CEO Geert De Rycke. “We kozen voor een informele aanpak. Het draait om vertrouwen: als de teams hun resultaten halen, doet het er niet toe hoe ze hun vakantie organiseren.”

Vandaag telt o2o Bicycle Leasing bijna honderd medewerkers, maar de basisfilosofie blijft overeind. "Wij zijn ervan overtuigd dat wie autonomie krijgt over zijn work-lifebalance en die ook gebruikt om op tijd te deconnecteren, gemotiveerder is en meer mentale ruimte heeft om de extra mile te gaan en te groeien. Tegelijk is er een gedeelde verantwoordelijkheid om de teamdoelstellingen te halen. We dragen zorg voor elkaars welzijn." Nieuwe collega’s koesteren het systeem: het biedt mentale vrijheid. “Als er iets onverwachts gebeurt, zoals zieke kinderen of zorgtaken, is er ruimte.”

Minder administratie

Bij sociaal secretariaat Besox geldt sinds 2018 onbeperkt betaalde vakantie. Die beslissing kwam niet alleen voort uit het idee om de gelijkheid tussen werknemers te bevorderen, maar ook om de administratieve complexiteit te verminderen. Geen gedoe meer met extra vakantiedagen of correcties achteraf. Gemiddeld nemen medewerkers tussen de 25 en 35 dagen vakantie. “Slechts één keer nam iemand elke vrijdag vrij”, zegt CEO Christophe Morbee. “Dat hebben we snel besproken. Het is niet de bedoeling dat je vier vijfde werkt en voltijds wordt betaald.”

Bij wie extra verlofdagen neemt, ziet Geert een gemiddelde van zo’n zeven dagen bovenop het wettelijk verlof en de ADV-dagen (arbeidsduurvermindering). “Uitschieters gebruiken het systeem om voor een familielid te zorgen of langer te reizen. Zo trok een medewerker een maand naar Japan. We betalen drie weken, de rest is onbetaald, maar het kan.”

Misbruik blijkt zeldzaam. “Vakantie wordt altijd in overleg gepland”, zegt Geert. “Er is wederzijds respect.” Christophe merkt dat collega’s elkaar vakantie gunnen en niet constant in de gaten houden wie wanneer weg is. “Als iemand de grenzen opzoekt, komt dat vanzelf ter sprake.”

Randvoorwaarden voor succes

Volgens Anneleen Verstraeten werkt onbeperkt verlof alleen als de hele organisatie erachter staat, van CEO tot werkvloer. “Vraag je medewerkers wat ze ervan vinden”, geeft ze als tip. “Soms verkiezen ze duidelijke afspraken boven volledige vrijheid. Kies voor een helder kader, zo vermijd je dat een goedbedoeld initiatief strandt. Voer het eventueel gefaseerd in.”

Besox voerde het systeem meteen volledig in, zonder proefperiode. “Je kunt het jaarlijks evalueren, maar wij kozen voor vertrouwen”, zegt Christophe. “We hebben als bedrijf veel te danken aan onze medewerkers. Dan geef je ook iets terug.”

Een duidelijk kader en transparante communicatie blijven essentieel. Anneleen waarschuwt voor vage afspraken. “Zeggen dat verlof onbeperkt is, maar intussen impliciet grenzen opleggen, werkt contraproductief. Leg geen maximum op, maar wees duidelijk over de procedure en de impact op het team.”

Ze raadt aan om het gesprek aan te gaan, niet alleen bij de start, maar ook later, bijvoorbeeld tijdens coaching- of evaluatiegesprekken. “Vraag: ‘Was het voldoende voor jou?’ Zo hou je de vinger aan de pols.”

Te weinig vakantie

Want dat is een van de valkuilen: medewerkers die te weinig vakantie nemen. Zowel bij o2o Bicycle Leasing als Besox houden ze dat nauwgezet in de gaten. “In een scale-upomgeving blijven mensen vaak doorgaan. Daarom registreren we vakantie nog altijd. Onze hr-collega’s checken jaarlijks na de zomervakantie wie te weinig vakantie nam. Dan gaan we in gesprek. We willen dat medewerkers voldoende recupereren. Verlof nemen is geen luxe, het is een plicht.”

Als iemand minder dan twintig dagen opneemt, spreekt Christophe de medewerker daarop aan. “Iedereen moet voldoende rust nemen.” De vrees dat hardwerkende collega’s de lasten dragen voor wie vaker verlof neemt, bleek ongegrond. “Er zit weinig logica in: we hebben zowel harde werkers als minder productieve mensen die veel of weinig vakantie nemen.”

Geen vaste regels, wel een kader

Wie onbeperkt betaalde vakantie overweegt, schept best vooraf een duidelijk kader. O2o Bicycle Leasing werkte een duidelijk beleid uit. “Teamdoelen staan voorop, communicatie en openheid zijn essentieel en aanvragen kunnen geweigerd worden als de planning in het gedrang komt. Wie vroeg genoeg aanvraagt, vergroot zijn kansen.”

Ook bij Besox is communicatie essentieel. “Je moet uitleggen waar het systeem voor dient en waar de grenzen liggen. De eerste jaren moet je het goed opvolgen, maar dat is geen reden om het niet te doen.” Volgens Christophe is het zelfs een sterk signaal. “Het mentale welzijn van medewerkers is belangrijk. Als iemand zich een jaar lang inzet en op het einde van het jaar nog een paar dagen met zijn familie wil doorbrengen, maar zijn wettelijke vakantiedagen zijn op, dan voelt dat niet juist.”