Waarom je team deze zomer niet bereikbaar moet zijn

Veel medewerkers vinden het moeilijk om echt te deconnecteren van hun werk, zelfs tijdens de zomer. Professor Eveline Schollaert en onderzoeker Charlotte Malengier bespreken het belang van herstel en de rol van organisaties hierin. Ze benadrukken dat vakantie en mentale afstand essentieel zijn voor welzijn en productiviteit. Leidinggevenden spelen hierbij een cruciale voorbeeldrol door zelf voldoende rust te nemen en de dialoog over werk-privébalans te stimuleren.

De zomer staat voor velen gelijk aan rust en opladen. Maar écht deconnecteren van het werk? Dat blijkt voor veel medewerkers moeilijker dan gedacht. Professor Eveline Schollaert en doctoraal onderzoeker Charlotte Malengier (Universiteit Gent) vertellen waarom deconnectie zo belangrijk is. Ze lichten het onderzoek erover toe en reflecteren over wat organisaties kunnen doen om die rust ook echt mogelijk te maken.

De mythe van ‘de altijd beschikbare medewerker’

“Veel mensen hebben het gevoel dat ze niet afwezig kunnen zijn”, zegt Eveline. “Ze vrezen dat ze promotiekansen missen of willen niet overweldigd worden door een overvolle mailbox na hun verlof.” Toch toont onderzoek aan dat herstel broodnodig is. Eveline verwijst naar recente meta-analyses die het belang van deconnectie onderstrepen: “Wie niet voldoende afstand neemt van het werk, loopt een groter risico op mentale uitputting en lagere productiviteit door een gebrek aan focus.”

De technologie maakt het bovendien nog lastiger. Charlotte: “We zijn permanent geconnecteerd via onze smartphones en laptops. Dat is vaak erg handig, maar die digitale beschikbaarheid heeft een dark side; je privéleven lijdt eronder, en je herstel blijft uit.” Ook bij thuiswerk vervaagt de grens tussen werk en privé, merken de onderzoekers op. “Je checkt nog snel een mailtje na het avondeten – voor je het weet, word je weer opgeslokt.”

Dat deconnectie wél een breed gedragen thema is, blijkt uit het feit dat de Vlaamse overheid sinds 2018 al sterk inzet op deconnectie. Sinds 2023 is het recht op deconnectie ook formeel opgenomen voor organisaties met meer dan twintig werknemers. Eveline: “De wet is duidelijk: medewerkers mogen onbereikbaar zijn buiten de werkuren en sensibilisering is verplicht.”

De zomervakantie biedt soelaas?

Maar hoe doe je dat, optimaal deconnecteren tijdens de zomervakantie? “Je hoeft niet per se op vakantie te gaan”, zegt Eveline. “Optimale deconnectie gaat vooral om twee zaken: het uitvoeren van een fysieke activiteit (zoals wandelen of fietsen) én mentale afstand nemen van je werk.” Hoewel op vakantie gaan dus niet noodzakelijk is, helpt het voor de meeste mensen wel om die twee cruciale elementen van deconnectie te forceren, volgens Eveline. “Op vakantie maken we al snel een wandeling of een uitstap naar een stadje. Je laptop is op dat moment nergens te bespeuren en dat creëert mentale afstand van het werk.”

De duur van je vakantie speelt ook een rol. “Onderzoek toont aan dat een langere verlofperiode gunstig kan zijn voor je herstel”, aldus Eveline. Charlotte vult aan: “En neem niet alleen verlof – toon ook als leidinggevende dat het oké is. Ook al benadruk je dat je medewerkers verlof mogen nemen, als jij zelf maar een week vakantie neemt, geef je onbewust het signaal dat lange rustpauzes ongepast zijn.” Ook hier zien we dus weer dat leidinggevenden een voorbeeldrol hebben.

Is één keer per jaar loskoppelen dan voldoende? Eveline en Charlotte zijn het erover eens: absoluut niet. “Intensief werken moet worden afgewisseld met intensief herstel. Je moet leren aanvoelen wanneer je op bent”, zegt Eveline. Charlotte benadrukt het belang van zelfregulatie: “Plan je vakanties structureel in, en wees niet bang om op voorhand duidelijk te communiceren dat je onbereikbaar bent. In de zomervakantie is dit niet zo’n probleem, maar als je er buiten de schoolvakanties even tussenuit wil, is je mailbox bij je terugkeer vaak ontploft.”

Deconnectie begint bij goede voorbereiding

Een goede deconnectie begint daarom al voor je vakantie begint. “Rond belangrijke taken af voor je vertrekt, zodat je hoofd vrij is. En plan je agenda na je vakantie niet meteen vol. Gun jezelf een dag of twee om rustig op te starten”, adviseert Eveline. Ook het gevoel van controle speelt mee. “Mensen die het gevoel hebben dat ze zelf hun werk-privébalans kunnen sturen, raken minder snel opgebrand. En ook meesterschap speelt een rol: iets nieuws leren of doen tijdens je vakantie helpt je brein echt afschakelen.”

Wil je optimaal deconnecteren, dan is het belangrijk om tijdens je verlof zoveel mogelijk toevallig contact met je werk te vermijden. Digitale trucs zoals het uitschakelen van meldingen of het verplaatsen van je mailapp naar een andere schermpagina kunnen helpen. Op die manier is die app niet het eerste wat je ziet als je je scherm ontgrendelt.

Niet iedereen ervaart dat op dezelfde manier, benadrukt Charlotte. “Sommige mensen – denk aan heel consciëntieuze medewerkers of mensen in leidinggevende functies – vinden het moeilijker om echt af te schakelen. Daarom is het zo belangrijk om het gesprek aan te gaan: wat werkt voor jou en wanneer voel jij je hersteld? Er is geen one-size-fits-all.” Volgens Charlotte is het essentieel om het thema bespreekbaar te maken op de werkvloer.

Charlotte geeft het voorbeeld van een werknemer die in haar out-of-office benadrukte dat ze bij haar terugkeer alle ongelezen mails zou verwijderen. Dringende zaken konden worden doorgestuurd naar collega’s, en kwesties die haar aanbelangen zouden opnieuw moeten worden gemaild ná haar terugkeer. “Het is een extreem voorbeeld, maar het illustreert opnieuw hoe persoonlijke voorkeuren en een gevoel van controle het verschil kunnen maken”, aldus Charlotte.

De rol van hr en leidinggevenden

Hr-afdelingen en organisaties spelen een belangrijke rol in het normaliseren van deconnectie. Maar dat hoeft niet altijd via rigide regels. “Een algemene regel zoals het afsluiten van je mailbox om 17.00 uur werkt niet voor iedereen”, zegt Charlotte. “Hr biedt het kader, maar een gesprek op teamniveau is cruciaal: wie neemt wat over? Mag je iemand mailen tijdens verlof? Zo creëer je wederzijds respect voor elkaars rustmomenten. Als lange dagen draaien en weekendwerk genormaliseerd zijn in het team, dan wordt het moeilijk om daar als enige tegenin te gaan.” Ook belangrijk: meten is weten. Ga na hoeveel mails er nog worden gestuurd tijdens vakantieperiodes en waar de pijnpunten zitten.

De zomer mag dan wel hét moment zijn om rust in te bouwen, maar dat kan enkel als er ruimte en steun voor is. Of zoals Charlotte het mooi samenvat: “Organisaties en leidinggevenden willen gelukkige medewerkers, maar ze willen ook dat hun medewerkers goed presteren. Gelukkig is het nét die deconnectie die belangrijk is om goede prestaties te bewerkstelligen op lange termijn.”