Van studentenproject naar hr-tools met impact

​Afgelopen semester lanceerde Howest Hogeschool een nieuw project: BusinessLab. Studenten uit de opleidingen Marketing- en Communicatiesupport, Programmeren, Toegepaste Informatica en Human Resource Management gingen samen aan de slag om realistische cases uit te werken voor drie organisaties: WZC Sint-Jozef, Bruggeplus en Darco. Een cruciaal onderdeel van dit project was de ontwikkeling van een nieuwe onboardingstool, volledig afgestemd op de noden van de organisaties.

Tools die een verschil maken

De kick-off van het project vond plaats in november. De studenten leerden elkaars opleiding en expertise kennen en kregen toelichting van de opdrachtgevers. Tijdens het project ontwikkelden de studenten een reeks tastbare eindproducten voor drie verschillende organisaties, waaronder een jobsite, onboardingstool en ‘over ons’-pagina. De deelnemende organisaties kunnen er bovendien voor kiezen om deze tools in de toekomst verder te implementeren.

“BusinessLab toonde hoe krachtig interdisciplinair samenwerken kan zijn. Studenten leren van elkaar, denken vanuit verschillende invalshoeken en leveren oplossingen af die écht bruikbaar zijn voor onze partners”, vertelt Alexis Matthys, lector Human Resources Management bij Howest.

Een frisse blik op klassieke hr-processen

De onboardingstool was vooral voor WZC Sint-Jozef bijzonder welkom. Hun onboardingsproces is namelijk nog niet gedigitaliseerd, wat leidde tot tijdverlies, een gebrek aan een duidelijke structuur en onduidelijke communicatie. De studenten boden voor deze problemen concrete oplossingen in de vorm van een volledig uitgewerkte digitale onboardingstool: van geautomatiseerde mails tot overzichtelijke dashboards, statistische weergaves van alle onboardingsprocessen, en met de nodige aandacht voor dataprivacy.

Aurian Jacxsens, studente Human Resource Management, was een van de studenten die meewerkte aan het project: “Doordat het WZC Sint-Jozef nog geen digitale boardingstool had, konden wij die van nul opbouwen. Dat maakte het proces enorm interessant, maar ook extra spannend. Zonder referentiepunt moet je zelf aan alles denken.”

Voor WZC Sint-Jozef was het een waardevol project: “In een sector met veel openstaande vacatures grijpen we elk initiatief aan dat ons helpt om zichtbaarder te worden en nieuwe zorgmedewerkers te enthousiasmeren om bij ons te werken. Het project gaf ons de kans om ons werk, onze processen en onze manier van profileren door frisse, onbevangen ogen te bekijken. Iets wat ons nieuwe inzichten opleverde en ons deed nadenken over onze aanpak”, vertelt Fien Lagast van WZC Sint-Jozef.

Ook Darco was enthousiast over de samenwerkingen en de projecten van de studenten: “De samenwerking tussen Darco en de Howest houdt ons scherp. Door de frisse blik van studenten kijken we kritischer naar onze processen en versterken we onze manier van kennisdeling en onboarding.”

Samenwerking als sleutel

Dat samenwerking tussen hr en andere teams steeds belangrijker wordt, kwam ook in BusinessLab sterk naar voren. Aurian benadrukt hoe de samenwerking tussen de studenten uit andere opleidingen een positieve invloed had op het project en het eindproduct: “Je haalt er erg veel inspiratie uit. Iedere student heeft zijn of haar eigen perspectief waar je mee aan de slag kan gaan. Dat motiveerde mij aan om creatiever en meer out of the box te denken. Bovendien zorgde dit voor een voortdurende uitwisseling van kennis. Dat heeft geleid tot een mooie samenwerking.”

Ook de samenwerking tussen IT en hr bleek bijzonder leerrijk: “De studenten Programmeren namen deel aan een sollicitatie- en ontwikkelingsgesprek waarin hun vaardigheden als programmeurs centraal stonden. Ze formuleerden concrete SMART-doelstellingen om tijdens het project aan te werken. Wij, als studenten Human Resource Management, volgen de retrospectives en daily-stand-ups mee. Dat maakte het project alleen maar sterker.”

BusinessLab biedt frisse inzichten en bruikbare tools, terwijl studenten een unieke leerervaring achter de rug hebben die hen voorbereidt op de realiteit van de arbeidsmarkt. Aurian kijkt tevreden terug naar het project: “Het was een erg waardevol en leerrijk traject dat ons liet proeven van het werkveld. Ik kijk er heel tevreden op terug”, besluit ze.