De car policy: goede afspraken maken goede vrienden

Een bedrijfswagen is meer dan een vervoermiddel: het is naast een arbeidsinstrument een belangrijk onderdeel van het loonpakket én vormt een kostenpost voor het bedrijf. Daarom is een duidelijke car policy met goede afspraken een slimme zet. Een leasecontract loopt immers meestal vier tot vijf jaar, en in die tijd kan er veel gebeuren: boetes, ongevallen, schade, langdurige afwezigheid... Met een car policy vermijd je discussies en hou je je kosten onder controle.

De car policy is niet verplicht, maar wel bindend

Als bedrijf ben je niet verplicht om een car policy op te stellen, maar het is wél een goed idee. De car policy zorgt namelijk voor duidelijkheid, omdat je er alles in specifieert rond het gebruik van de bedrijfswagen en zo misverstanden voorkomt. Zodra de car policy is opgesteld en door de medewerker is ondertekend, is deze bindend.

De car policy geldt trouwens alleen voor bedrijfswagens die ook privé gebruikt worden. Voor puur professionele voertuigen zoals bestelwagens en vrachtwagens mag je geen car policy opstellen. In dat geval zet je dus beter in op preventie en sensibilisering rond gepast rijgedrag.

Wat zet je in een car policy?

Een goede car policy geeft aan wanneer je recht hebt op een wagen, hoe je met die wagen omgaat en wat er gebeurt bij schade of andere problemen. Hieronder vind je enkele belangrijke zaken die je best in je car policy opneemt:

• Wie heeft recht op een bedrijfswagen? Wat is het budget voor de wagen?
• Met welk type wagen kan de medewerker rijden? Denk bijvoorbeeld aan een elektrisch voertuig (EV) of plug-inhybride (PHEV).
• Mogen werknemers met de wagen naar het buitenland?
• Wie mag met de wagen rijden? Mogen bijvoorbeeld partner en volwassen kinderen er gebruik van maken?
• Wat zijn de afspraken rond herstellingen, onderhoud en technische controle?
• Wat doe je bij pech, diefstal of een ongeval?
• Wie volgt bandenwissels en onderhoud op?
• Regels rond tanken en laden: in veel gevallen moet de werknemer dit in het buitenland bijvoorbeeld zelf betalen.
• Een verbod op roken, alcohol en gsm-gebruik achter het stuur, en wat de gevolgen zijn wanneer dit niet gerespecteerd wordt.
• Wat gebeurt er met de wagen bij langdurige afwezigheid (ziekte, tijdskrediet of ouderschapsverlof) of bij parttime werken?
• Hoe en wanneer lever je de wagen in bij het einde van de arbeidsovereenkomst?
• Wat gebeurt er met de laadpaal thuis zodra het leasecontract ten einde is?

Dit zijn slechts enkele zaken die je in je car policy kan opnemen. Je kan deze namelijk zo uitgebreid maken als je zelf wenst.

Regelmatige updates: geen overbodige luxe

De wereld verandert snel: fiscale regels, milieunormen en technologische evoluties hebben een impact op je wagenpark. Herbekijk je car policy regelmatig om up-to-date te blijven. Je mag als werkgever de car policy eenzijdig wijzigen, maar de vraag is hoe populair je je daarmee maakt. Voor veel werknemers is hun bedrijfswagen namelijk ook hun gezinswagen. Wanneer je dan bijvoorbeeld beslist dat je werknemer niet meer met de bedrijfswagen op vakantie mag in het buitenland, heeft dit een grote impact.

Duidelijke communicatie rond de car policy is dus uiterst belangrijk. Zeker bij updates van de car policy is communicatie cruciaal. De meeste bedrijven kiezen ervoor updates helder te communiceren op hun Intranet. Op die manier zijn medewerkers te allen tijde geïnformeerd.

Wij helpen je bij je car policy

Een car policy opstellen of updaten? ALD Automotive | LeasePlan helpt je graag. Of je nu van nul wil starten of je bestaande car policy wil uitbreiden of updaten, wij denken graag met je mee.