The new office

​Thuiswerk, flexplekken en hybride teams hebben de klassieke kantoorlogica grondig door elkaar geschud. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers graag naar kantoor komen? Welke rol speelt de werkomgeving daarin? En hoe vermijd je dat flexibiliteit omslaat in vrijblijvendheid?

Steeds meer bedrijven scherpen hun thuiswerkbeleid opnieuw aan. Hoe kijken jullie naar de ideale balans tussen thuiswerk en aanwezigheid op kantoor?

Margaret Denis: “Wat wij geleerd hebben: er bestaat geen one-size-fits-all-model. Bij Proximus Group geloven we sterk in de kracht van verbinding op kantoor. Daarom hebben we een duidelijk framework uitgewerkt. We verwachten minstens acht dagen per maand aanwezigheid op kantoor. Niet om gewoon ‘aanwezig’ te zijn, maar om fysieke ontmoetingen met collega’s te behouden. Daarnaast leggen we veel verantwoordelijkheid bij de teamleaders. Een nieuw team heeft andere noden dan een goed geolied team dat elkaar al jaren kent. Die context is enorm belangrijk.”

Anouk Dewolf: “Bij Decomo is thuiswerk voor veel medewerkers niet mogelijk. Onze medewerkers zitten dicht op de productie en moeten regelmatig aanwezig zijn op de werkvloer. Toch hebben we sterk ingezet op flexibiliteit. Toen ik er startte, werkte iedereen nog volgens een strak acht-tot-vijfritme. Vandaag werken we met glijdende uren en geven we meer autonomie. Mensen hoeven bijvoorbeeld geen verlofdag meer te nemen voor een doktersafspraak of om hun kinderen op te halen. Dat wordt sterk gewaardeerd. Tegelijk blijft ook de praktische kant belangrijk. Een vlot bereikbare locatie, voldoende parking en goed materiaal op kantoor maken de stap naar fysieke aanwezigheid veel kleiner.”

Gerd Steegmans: “Ik denk dat het legitiem is dat een bedrijf duidelijke keuzes maakt. Sommige bedrijven sturen sterker op aanwezigheid dan andere. Belangrijk is vooral dat je bewust nadenkt over de functie van je werkplek. Als je wil dat mensen naar kantoor komen om samen te werken en verbinding te creëren, moet je daar ook de juiste omgeving voor voorzien.”

Nathalie Cloet: “Veel organisaties hebben hun kantoorruimte de voorbije jaren misschien te sterk afgebouwd. In de praktijk zie je dat medewerkers nog steeds vooral op dinsdag en donderdag naar kantoor komen. Die piekdagen verdwijnen niet. Daarom moet je je capaciteit ook daarop afstemmen, niet op het gemiddelde over de volledige week. De uitdaging zit in het vinden van de juiste balans: niet ontwerpen voor maximale bezetting, maar ook niet té ver downsizen.”

Merken jullie generatieverschillen in hoe medewerkers naar kantoorwerk kijken?

Caroline Masquelier: “Soms stel ik mij luidop de vraag: wat deden we vroeger eigenlijk? Corona ligt nog niet zo ver achter ons, maar toch lijkt het alsof iedereen vergeten is dat fysieke aanwezigheid ooit vanzelfsprekend was. Ik ben geen voorstander van een verplichte vijfdaagse aanwezigheid, maar de juiste balans vinden blijft een uitdaging. Tegelijk zien we nu een generatie instromen die tijdens corona afgestudeerd is. Veel van die jongeren hebben nooit echt geleerd wat fysiek samenwerken betekent. Sommigen voelen zich zelfs ongemakkelijk tijdens fysieke meetings. Dat is een compleet andere reflex dan vroeger.”

Anouk Dewolf: “Wij merken vooral dat verschillende generaties anders omgaan met flexibiliteit. Oudere medewerkers verwachten vaak meer structuur, terwijl jongere collega’s veel losser omgaan met werkuren en aanwezigheid. Dat kan soms spanningen creëren binnen teams.”

Els Huijgens: “Tegelijk zien we dat jonge medewerkers net veel nood hebben aan verbinding. Ze willen niet alleen op kantoor zitten. Daardoor wordt de kwaliteit van de werkplek belangrijker dan ooit.”

Margaret Denis: “Dat herkennen wij sterk. Jongere medewerkers stellen sneller de vraag waarom ze naar kantoor zouden komen als er niemand aanwezig is. Daarom communiceren we veel explicieter over waarom fysieke aanwezigheid belangrijk blijft en komen teams bewust en doelgericht samen.”

Kirby Van Laere: “Daarnaast merken we dat jonge medewerkers veel nood hebben aan informele leermomenten. Even kunnen binnenlopen bij collega’s, spontaan vragen stellen of gewoon zaken oppikken tijdens gesprekken: dat gebeurt veel minder vanzelfsprekend wanneer iedereen verspreid werkt.”

Welke rol speelt de fysieke werkomgeving vandaag nog?

Els Huijgens: “Het klassieke kantoor met grote landschapsbureaus en rijen vaste werkplekken voldoet niet langer aan de noden van vandaag. Een moderne werkplek moet verschillende types werk ondersteunen: focuswerk, overleg, brainstorms, spontane ontmoetingen en stiltewerk. Het hoeft daarbij geen spectaculaire speeltuin te zijn. Variatie, comfort en flexibiliteit zijn veel belangrijker. Medewerkers moeten zich kunnen concentreren wanneer nodig, maar ook vlot kunnen samenwerken.”

Margaret Denis: “Wij vertrekken heel sterk vanuit activiteiten. Welke taken voeren mensen uit? Welke ruimtes hebben ze daarvoor nodig? Een marketeer heeft andere behoeften dan iemand van legal of finance. Dat vertaalt zich in een werkplek met verschillende types ruimtes, die bewust gedeeld en flexibel gebruikt worden.”

Kirby Van Laere: “We mogen productiviteit niet te eenzijdig bekijken. Mensen hebben doorheen hun werkdag verschillende noden: focus, samenwerking, rust en creativiteit. Ongeacht of ze thuis of op kantoor werken, een goede werkomgeving ondersteunt die verschillende manieren van werken.”

Gerd Steegmans: “Veel organisaties ontwerpen hun kantoor nog te veel vanuit het verleden: hoe werkten mensen vroeger? Terwijl je eigenlijk moet vertrekken vanuit welk gedrag en welke samenwerking je in de toekomst wil stimuleren. De werkplek moet een enabler zijn: een omgeving die gedrag ondersteunt, niet oplegt. Bovendien komen mensen natuurlijk niet acht uur per dag naar kantoor om te connecteren. Ook op kantoor moet er ruimte zijn voor concentratie en rustig individueel werk.”

Een nieuw kantoor ontwerpen is één ding. Mensen effectief anders laten werken is nog iets anders.

Els Huijgens: “Change management wordt vaak onderschat. Mensen vallen snel terug in oude gewoontes. Ze kiezen opnieuw dezelfde plek, benutten niet alle ruimtes of gebruiken ergonomische instellingen niet correct. Dat vraagt blijvende begeleiding en communicatie.”

Margaret Denis: “Bij Proximus Group hebben we daarom sterk ingezet op transparantie. We organiseerden workshops, betrokken medewerkers bij het proces en legden duidelijk uit waarom bepaalde keuzes gemaakt werden.”

Nathalie Cloet: “Mensen verwachten vandaag meer dan alleen een functionele werkplek. Ook hospitality, onthaal en dienstverlening bepalen mee hoe welkom en verbonden medewerkers zich voelen. Kleine menselijke interacties maken vaak een groter verschil dan organisaties denken. Een restaurant of onthaal is op zich fijn, maar het verschil zit vaak in de personalisatie: een extra woordje uitleg, een persoonlijke ontvangst of gewoon het gevoel dat iemand je echt ziet.”

Caroline Masquelier: “Cultuur speelt daarin een cruciale rol. Soms krijg je het gevoel dat medewerkers hun verplichte kantoordagen gewoon willen afvinken, terwijl de essentie net is dat ze bewust naar kantoor komen om efficiënter samen te werken en elkaar te ontmoeten.”

Anouk Dewolf: “Communicatie blijft daarbij de grootste uitdaging. Hoe krijg je mensen mee in veranderingen? Hoe zorg je ervoor dat ze begrijpen waarom bepaalde keuzes gemaakt worden? Tegelijk hoeft het kantoor van de toekomst niet altijd gigantische investeringen te vragen. Voor ons zit de meerwaarde vooral in luisteren naar medewerkers, hen autonomie geven en hen actief betrekken bij beslissingen.”

Kan een sterke werkplek bijdragen aan retentie en employer branding?

Anouk Dewolf: “Absoluut. Medewerkers praten daarover. Zij zijn uiteindelijk je sterkste ambassadeurs. Wanneer mensen enthousiast vertellen dat ze graag bij je organisatie werken, heeft dat veel meer impact dan eender welke employerbrandingcampagne.”

Caroline Masquelier: “Ook kleine zaken maken vandaag een verschil: een goed bedrijfsrestaurant, flexibiliteit, bereikbaarheid en aandacht voor welzijn. Zeker jongere medewerkers kijken daar heel bewust naar.”

Nathalie Cloet: “Hoe digitaler we werken en hoe sterker technologie en AI ingeburgerd raken, hoe groter de nood aan echte menselijke connectie wordt.”

Kirby Van Laere: “Het kantoor blijft uiteindelijk maar één onderdeel van het grotere geheel. Je kan nog zo’n indrukwekkend gebouw hebben: als leiderschap ontbreekt of medewerkers zich niet gewaardeerd voelen, verlies je alsnog talent. Bij Great Place To Work zien we in organisaties hoe omgeving, focusmogelijkheden en verbondenheid een duidelijke impact hebben op prestaties en samenwerking.”

Gerd Steegmans: “Een veelgemaakte fout is dat bedrijven een nieuw kantoor top-down uitrollen. Terwijl medewerkers net veel meer betrokkenheid voelen wanneer ze kunnen meedenken over hoe ze willen werken.”

Wat nemen jullie vooral mee richting de toekomst?

Nathalie Cloet: “De sterkte van een hybride werkmodel zit in duidelijke principes, niet in dichtgetimmerde regels. Zodra je elk scenario in policies probeert vast te leggen, verlies je flexibiliteit. Belangrijker is dat medewerkers begrijpen welke waarden en afspraken centraal staan.”

Margaret Denis: “Het kantoor is geen doel op zich, maar een middel om verbinding en impact te creëren. Het moet een plek zijn waar mensen bewust naartoe komen omdat ze er verbinding, samenwerking en energie vinden.”

Gerd Steegmans: “De focus moet veel minder liggen op het aantal uren fysieke aanwezigheid en veel meer op de kwaliteit van de interacties. Wanneer je medewerkers actief meeneemt in het proces, creëer je bovendien veel meer enthousiasme dan wanneer beslissingen puur top-down genomen worden.”

Els Huijgens: “De ideale werkplek bestaat niet. Elke organisatie moet vertrekken vanuit haar eigen cultuur, activiteiten en medewerkers.”

Anouk Dewolf: “Je hoeft medewerkers niet te pamperen, maar je moet wel tonen dat ze belangrijk zijn. Wanneer mensen zich goed voelen, presteren ze beter en blijven ze langer.”

Caroline Masquelier: “Uiteindelijk draait het om cultuur en leadership. Het kantoor kan dat ondersteunen, maar nooit vervangen.”